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交通費・経費精算システムによる経費精算業務改善事例

月間250時間の精算業務が数時間に。経費精算以外もワークフローで効率化。

出光リテール販売株式会社様

出光リテール販売様は、2009年7月に出光興産様の販売会社16社を統合し設立された会社です。全国約350ヵ所のサービスステーションのネットワークで地域に密着したカーライフサービスを提供しているだけでなく、全国の企業や工場などに産業用燃料油や潤滑油などの販売を通じてお客様のニーズにきめ細かく対応されています。

同社では、経理業務の業務効率化を目的として、2014年4月に「楽楽精算」を導入。本社と12のカンパニーの合計13拠点でグループ利用※いただき、約1,400名の方が活用されています。

会社名 出光リテール販売株式会社
事業内容 石油製品全般の販売(サービスステーション、産業用燃料油、潤滑油の販売等)
従業員数 約3,700名
導入時期 2014年4月
URL http://www.idemitsu-rh.co.jp/

小口現金を廃止したが、立替費用の精算が多く手間

「楽楽精算」の導入をご検討された経緯をお教えいただけますでしょうか?

総務部 統括リーダー 富田様

元々少額の立替費用については、サービスステーションの店舗の小口現金で精算していました。小口現金の精算は、専用のシステムを利用していましたが、使いづらく手間がかかり、システム上、残高が合わないことがあるなどの課題がありました。
そのため、多くの店舗で小口現金を廃止したのですが、その分立替費用の経費精算が増えました。立替費用の精算方法は、Excelで申請書を作成し紙で出力して申請、各カンパニー内で申請された内容を確認、問題なければ本社に回す。本社では再度内容を確認して承認。その後振込データを作成のうえインターネットバンキングで支払いを行う。そして、そのデータを元に、決算業務等を委託しているグループ会社のiビジネスパートナーズが会計伝票を起票というフローで行っており、手作業が多く、手間と時間がかかっていました。
そこで、手間を解消するためシステム化を検討し、3社ほど比較しましたが、設定の柔軟性、コストメリット、グループ会社のiビジネスパートナーズの薦めもあり「楽楽精算」を導入することにしました。

月間250時間かかっていた業務が数時間に

「楽楽精算」を導入して改善されたことを教えて頂けますでしょうか。

仕訳作業といった単純作業の標準化ができる点だと思います。
月間250時間かかっていた支払業務、仕訳業務が数時間でできるようになりました。 従来の支払業務は、Excelを集計して振込金額を計算、電卓で検算してインターネットバンキングにデータを入れていました。その作業を13拠点分(本社と12カンパニー)で、月に3回実施しており、支払業務だけで100時間ほどかかっていました。
また、仕訳業務はiビジネスパートナーズが行っていましたが、弊社から支払データを出力した紙を送付して、iビジネスパートナーズの担当者が再度計算、勘定科目を決めて伝票を起票、それを班長に回して検算するということを行っていたため、iビジネスパートナーズでも150時間程度、両方合わせると月間250時間ほどかかっていました。
それが、今では振込データが自動で作成できるため、インターネットバンキングに取り込むだけです。また、自動で仕訳もできているため、検算や勘定科目を決める必要がなく、iビジネスパートナーズでは会計ソフトに取り込むだけと、数時間に削減でき、グループ全体で改善が図れました。
また、定性的なメリットとして申請者がどこまでフローが進んでいるのか確認できるため、いつ支払われるのかが分かり、システムを導入した安心感につながっています。

全社で統一すべき部分は制限をかけ、運用は拠点ごとに柔軟に設定

グループ利用の利点を教えていただけますでしょうか。

柔軟に設定出来るのがとても良い点です。
弊社は、1つの環境ではなく本社と12のカンパニーで環境を分けて、13拠点でグループ利用しており、精算業務は各カンパニー内で支払業務まで実施しています。ただ、会社として会計システムは1つですので、全環境で勘定科目は共通にする必要がありました。カンパニー側で使用していない勘定科目が追加されると、会計システムに取り込んだときにエラーが発生するためです。そのため、カンパニー側で使用できる機能をあらかじめ本社で選択し、不要な機能は使用できないようにしています。
ただし、一方的に制限するだけだと使い勝手が悪くなるため、各カンパニーの運用に合わせて柔軟に設定しています。
具体的には、ボタンの名称を自社の運用に合わせて経費申請ではなく、購買申請に変更したり、交際費申請を利用しないカンパニーの環境は、申請ボタンを非表示にしました。環境を分けながらも、勘定科目など全社で統一すべきことは変更出来ないようにし、それ以外は、各カンパニーの要望に合わせられるので、非常に助かりました。

※グループ利用とは、複数のグループ会社や拠点の伝票を横断的に参照/管理する機能です。
各グループ会社や拠点の使用状況の確認や設定を一括で実行することが出来ます。

【グループ利用のイメージ】

経費精算以外も、「楽楽精算」のワークフローで効率化

汎用ワークフローもご利用いただいていますが、評価はいかがでしょうか。

サービスステーション等で事故があった際に申請する事故報告のワークフローを、「楽楽精算」で作成しましたが、評判が良いです。
事故レベル(金額)に応じて、ワークフローのルートが変わるようにしています。
紙で申請していた時は、フローは決まっているものの、うっかり回し忘れてしまうことなどがありました。また、報告内容に不備があり、差し戻すと再申請が徹底されないことがあるなどの課題がありました。
そのため、「楽楽精算」でワークフローを作り、システム化したところ、漏れがなくなるだけでなく、スピードが早くなりました。
事故報告書は、紛失してしまうのが一番怖いことです。報告書が申請フローのどの段階にあるのか、見える化できるようになったのも大きなメリットです。その他、全カンパニーではありませんが、休暇届、夜間・休日の社有車の利用申請、休日前などに店舗の釣り銭を増やすための釣銭の利用申請などに使用しています。
ワークフローとして優れた製品自体は、他社にも有りますが、「楽楽精算」と同じ承認フローをそのまま使えるのが良い点です。他の製品を導入するとなると、承認フローを再度設定する必要があります。設定の手間を考えると、他製品を入れる気になれませんでした。
また、ワークフローが簡単に作れるのも良いですね。30分で一つ作れるくらい簡単です。今後もシステム化出来るものがあれば、実施していきたいと思います。

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ラクス

おかげ様でラクスのサービスは、 クラウドサービス17,200社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ40,000社のご契約を頂いております。 (2016年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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