交通費・経費精算システムによる出張精算や社内業務の効率化事例

手書きの出張精算は手間もかかるしミスも起こりやすい

「楽楽精算」の導入をご検討されたきっかけをお教えいただけますでしょうか。

以前は経費精算の申請書を社員が手書きで作成をしていました。その申請書をもとに、業務部が業務管理システムに入力します。その後、経理部で業務管理システムから会計システムへデータ連携し、会計システムのデータと申請書と照らし合わせ、チェックするという流れでした。業務部は申請書に書かれた手書きの数字を読み取って入力をしなければならず、これには手間がかかりましたし、細かくチェックしなければならないのはかなり負担となっていました。特に出張精算は、社員が出社した際に申請書をまとめて提出するため、手間と時間もかかりましたし、申請される枚数が多いとその後の業務部や経理部の入力やチェックもさらに大変になりました。
そこで、手書き申請の廃止、業務管理システムの手入力作業の短縮による業務効率化を目標に、経費精算システムの導入を検討いたしました。

業務部・経理部のチェック作業が約1日分まるっと削減！

導入後の効果や、改善されたことを教えていただけますでしょうか。

「楽楽精算」を導入して、申請者はシステム上で申請が済むようになり、申請書を手書きで記入する必要がなくなりました。業務部が行っていた業務管理システムへの入力も「楽楽精算」からデータを出力して連携するだけなので入力をする手間がゼロになりました。
経理側は、ミスが減ったことでその後のチェックが楽になりました。業務部と経理部のチェック作業はトータルで約1日分の作業が削減されました。
「楽楽精算」を導入し、申請者～経理部まで、社内全体の経理精算業務の負担が減少し、業務効率化がかなっております。

クラウドだからスマホやパソコンがあればいつでも申請できるように

「楽楽精算」の便利な機能を教えていただけますでしょうか。

特に出張精算について効率化の効果を感じています。外出先でも、スマホやパソコンがあればいつでも申請入力が出来るのが便利です。スキマ時間に出張精算ができるので、長期間の出張になっても一度にかかる負担が減り、提出がスムーズになっています。行先のパターンを登録したり、過去の申請をコピーして使用したりすることで入力の手間も省けますし、記入途中で保存することができるのも申請者にとって便利だと好評です。
また、以前はいつ精算額が社員に支払われるのかという問い合わせが多かったのですが、処理が早くなったので問い合わせがなくなりました。それと仮払申請は「楽楽精算」のシステム上で随時申請でき、経理部全員に申請者からの通知メールが届きます。申請者には備考欄に受け渡し日時を記載する運用を設けたことで、現金の受け渡しがスムーズになりました。

会計ソフトとの連携や柔軟なカスタマイズ性が魅力！

数ある交通費・経費精算システムの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか。

弊社の担当者が参加した展示会で「楽楽精算」を知りました。デモ画面を見ながら説明してもらったのですが、今までの申請フローやフォーマットを踏襲したレイアウトが可能で、弊社のニーズに合わせて自由に申請画面やデータの出力項目を設計できるシステムだと感じました。また会計システムと連携ができるのも魅力でした。今は基本的な機能のみ使用していますが、書類添付などの便利な機能もこれから使っていきたいと考えております。

不明点はサポート担当に都度確認ができるので、安心して導入できた

導入時や導入後のサポート体制はいかがでしょうか。

はじめは経理部がシステムを設定する事に不安な部分があり、サポートの方に何度も質問をしました。不安な点はその都度サポートして頂きながら設定を進めることができました。とくに問題なく導入でき、本当に助かりました。サポート期間が終了した後も、質問したいときはその都度連絡をすればすぐに対応してくださるので有難いです。