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交通費精算システム「楽楽精算」の機能紹介

交通費の申請・精算を効率化

交通費精算システム「楽楽精算」を利用すれば、社内全体の交通費精算にかかる負担を大幅に減らすことが可能です。交通費精算といえば、申請者が経路や金額を検索して紙かエクセルに入力し申請。その後、承認者・経理担当者が経路は適切か、金額に間違いがないか、経路と定期区間に重複がないか、必要な領収書は揃っているか、など確認を経て精算されるのが一般的です。「楽楽精算」では、これら申請時の手間も確認時の手間も全てを省いて効率化します。

交通系ICカード対応や、消費税増税による公共交通機関の二重運賃への対応、乗換案内ソフト内蔵、定期区間自動控除、スマホでの領収書読み取り機能など、交通費精算を楽にする機能を多彩に搭載しており、交通費精算の業務時間と手間を削減できます。交通系ICカードを使う人はもちろん、車での移動が多い方も、交通費精算をシステム化することは大きなメリットがあります。

交通費精算を助ける機能

交通系ICカード取込み(AIによる入力補助対応)

交通系ICカードをピッとリーダーにかざすだけで、利用した経路と運賃をシステムに読み込み、申請データとしてそのまま使用することができるので、手間無く交通費精算データを作成することが可能です。業務で使った交通費精算が必要な履歴とプライベートの交通費精算をしない履歴をシステム上で振り分けることが出来るので、会社用の交通系ICカードを用意する必要なく、交通費精算が可能です。また、AIによる入力補助にも対応。過去の精算履歴より、乗車履歴以外の訪問先や負担部門、プロジェクトなどの情報を自動で追記し、交通費精算で発生する手入力を減らします。

スマートフォン・タブレット用アプリ対応

スマートフォン・タブレット端末にアプリをダウンロードして利用することができます。アプリを起動し、交通系ICカードをかざすだけで簡単に申請データを取り込むことができます。社員のスマートフォンにインストールしたり、社内に共有のタブレット端末を用意することで、交通系ICカード取込み用のカードリーダーを用意しなくても交通費精算の手間を大幅に削減できます(Android4.0以上に対応)。

乗換案内ソフト内蔵

ジョルダン社の「乗換案内」を内蔵しているので、経路を入力するだけで自動的に交通費が算出されます。また、申請者の選択した経路が「早い」「安い」「楽な」経路なのかがアイコンで簡単に確認できるので、交通費精算の承認・チェック作業も大幅に削減することができます。また、路線や駅の追加など改変があった場合は、システムが自動的に対応するので、安心してご利用いただけます。切符の運賃か交通系ICカードの運賃かの選択もできますので、規定に応じた交通費精算が可能です。

定期区間の自動控除

社員毎に登録された定期区間の料金が、定期区間が含まれた経路を検索した時にシステム内で自動で控除され、定期区間を除いた金額が表示されます。定期区間控除がされている申請については「定期区間控除済み」のアイコンが表示されるので、チェックの手間も有りません。不要な交通費の過払いを防ぎ、適切な交通費精算が可能です。

タクシー代、ガソリン代対応

電車やバス、飛行機などの運賃の精算はもちろん、タクシー、駐車場、ガソリン代などの精算も可能です。領収書読み取り機能(OCR ※1)を搭載した専用アプリを使うことで、領収書が必要な交通手段の精算でも、手作業が大幅に削減できます。交通費精算に関するすべての精算業務を楽にします。

  • 1 OCR(Optical Character Recognition/Reader、光学的文字認識)
  • 領収書読み取り機能は電子帳簿保存法オプションのうちの一機能です

交通費精算における「楽楽精算」の導入事例

「楽楽精算」をご導入いただいた企業様のうち、特に交通費精算の業務を効率化した事例をご紹介します。

  • 株式会社アルク教育社 様

    株式会社アルク教育社

    幅広い分野で人材育成の支援をされているアルク教育社様。
    交通系ICカードの取り込み機能を活用することで、外出する社員の交通費精算の効率化を実現しました。経理担当者の振り込み作業も、以前の3分の1にまで短縮されました。

  • 東京ガスコミュニケーション株式会社 様

    東京ガスコミュニケーションズ株式会社

    エネルギー関係の広告代理業を行う東京ガスコミュニケーション様。定期区間の自動控除と、交通系ICカードの自動読み取り機能の活用で、交通費精算の負担を大幅にカットすることができました。さらに、コーポレートカードの連携で現金精算の負担削減にも成功されました。

おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス30,800社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ53,600社のご契約を頂いております。(2018年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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