交通費・経費精算システムのICカード対応事例

交通費を申請する社員の作業を楽にしたい

ご導入を検討したきっかけを教えていただけますでしょうか？

交通費を申請する社員の負担をできるだけ少なくする為です。
弊社は営業スタッフなど外出する社員が多く、その交通費精算は交通系ICカードの履歴をダウンロードして行っていました。ところが、急に交通系ICカードの履歴をダウンロードすることができなくなり、運用が煩雑になってしまったのです。
以前は過去3ヶ月間の履歴をいつでもダウンロードできたのですが、それがなくなり、駅の切符売り場にある券売機で、利用履歴を印字しなくてはならなくなりました。履歴が残る期間に制限もあり、こまめに印字をするなど作業回数も多くなり、どうしても申請漏れが起きてしまう現状がございました。
何とかしなくてはと思い、交通系ICカードの履歴を読み込んで、そのまま精算が行えるシステムを探していたんです。

経理の振込み作業が3分の1に短縮

「楽楽精算」を導入して、その課題は改善されましたか？

交通系ICカード取込み機能により、交通費を申請する社員の作業を楽にすることができました。
また、「楽楽精算」にはジョルダン社の「乗換案内」が内蔵されているので、もし交通系ICカードの履歴を取込み忘れたとしても、交通費精算を簡単に出来る点も便利ですね。
また、申請をする社員だけでなく、経理担当者の業務も大幅に改善されました。チェック作業は以前の半分の時間で済むようになりましたし、特に振込み作業は3分の1まで減りました。
以前は振込みまで「承認された申請書を見て、各担当者毎の申請金額の合計金額を集計した後で、1つ1つの振込みについて手入力して、いったん保存して……」というように、非常に多くの作業を行っていましたが、「楽楽精算」を使えば、全銀協フォーマット対応の振込データを一括で出力することができます。これには非常に助かっていますね。

定期区間のチェックや検算をする必要がなくなった

「楽楽精算」を導入して、改善されたことを教えていただけますでしょうか？

1つは定期区間のチェックがなくなったことです。
以前は、総務部で定期区間の交通費を不正に申請をしている社員がいないかチェック作業を行っていたのですが、「楽楽精算」は登録した定期区間を自動で控除してくれるので、その作業がなくなりました。
社員一人一人の定期区間を管理できるからこそのメリットです。
もう1つは、検算をしなくてよくなったことです。
エクセルの申請でも、計算式が壊れていることが多く結局検算していましたので、時間と労力が多くかかってしまいました。その作業がゼロになるのは、経理担当にとっては非常に助かります。
さらに、社員ごとにばらばらだった申請方法を統一させることもできました。
交通費の履歴を添付して送ってくる社員もいれば、印字を張り付けて送ってくる社員もいるなど申請方法が統一されていませんでしたが、それを改善することもできました。

必要な機能がそろってコストが安い「楽楽精算」

数ある交通費・経費精算ソフトの中で、「楽楽精算」をお選びいただいたポイントを教えていただけますでしょうか？

決め手は、必要な機能がそろっていてかつ、コストが安い点ですね。
まず、弊社は交通系ICカードを利用して交通費の精算を行っていたので、交通系ICカード取込み機能がある交通費・経費精算システムの導入が必須でした。
さらに、自動仕訳や会計ソフト連携、電子申請・承認機能などの必要な機能を完備し、その上で他社のシステムと比較検討した結果、機能とコストの面で一番すぐれているのが「楽楽精算」でした。

クラウドだから、サーバーの管理をしなくてよい

また、クラウド型のシステムである点も非常に助かっています。
パッケージ型のソフトですと、自社でサーバーを用意しなくてはならずコストがかかります。さらには、運用コストや保守コスト、さらにそれに関わる人件費まで含めると多くのコストがかかりますが、「楽楽精算」はサーバー管理もお任せできるクラウドシステムなので、情報システム部に負担をかけることなく運用することができます。