東京
03-6675-3623
大阪
06-6376-5222
名古屋
052-218-6937
福岡
092-739-8085
  • 東京
    03-6675-3623
  • 大阪
    06-6376-5222
  • 名古屋
    052-218-6937
  • 福岡
    092-739-8085

経費精算システム「楽楽精算」の電子帳簿保存法・スキャナ保存の対応機能紹介

電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に対応

「楽楽精算」では、領収書・請求書へのタイムスタンプ付与機能や、伝票の検索機能,保存されたデータに改ざんがないかを一括で検証する機能など、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件に対応する機能をそろえています。スキャナ保存を実現するにはいくつかの要件を満たしている必要がありますが、「楽楽精算」を導入することで要件を満たし、よりスムーズな運用が可能となります。

スキャナ保存をすることによって、紙での原本保管、回覧が不要になるため、原本の紛失や火災等による消失のリスクがなくなり、郵送費などの拠点間の輸送コスト削減,原本を保管するための物理的なスペースの削減、原本が到着するまでの時間の削減など多くのメリットが得られます。

電子帳簿保存法とは・・・

国税関係帳簿書類を、電子データ化して保存することを認めた法律で、1998年に施行されました。2005年の法改正で紙媒体の書類(領収書・請求書など)をスキャナで電子化し、保存できるようになって以降、徐々に規制緩和が進み、金額基準が撤廃されたり、スマートフォンでの撮影で電子化することが認められるなど、運用上のハードルが下がる中で、近年スキャナ保存の利用が広まりはじめました。紙媒体のスキャナ保存を行うことで、ペーパーレス化が進み、紙原本の管理コスト削減・ガバナンス強化などのメリットが得られるため、注目を集めています。

電子保存・スキャナ保存を行うためには、電子化したデータの「真実性及び可視性の確保」が求められています。「楽楽精算」ではこの要件を満たすための機能を搭載しています。

電子帳簿保存法に対応する機能

タイムスタンプ付与

タイムスタンプはデータの存在と編集・改ざんがされていないことを証明するものです。付与されずに電子化されたデータは要件の一つである「真実性の確保」が認められないため、電子保存ができません。「楽楽精算」ではスキャンして取り込んだ領収書や請求書のデータを「楽楽精算」上にアップロードすると自動的にタイムスタンプが付与されるため、電子保存が可能となります。経費精算の申請時にタイムスタンプが付与されたデータを添付し精算することで、紙原本でなく電子データでの経費処理ができます。

検索機能

アップロードしたデータの中から、日付、金額、取引先名などの項目で領収書や請求書を検索できます。この検索機能は、スキャナ保存要件の一つである「可視性の確保」に対応しており、スキャナ保存を運用するために必要な機能です。

一括検証機能

課税期間中の任意な期間を指定して、スキャンした領収書や請求書のデータが編集・改ざんが行われてないかを一括で検証することができます。こちらの機能も要件上、必要な機能で、税務調査の際に改ざんがないことを確認するために使われます。

スキャナ保存の要件を満たすのに必要な、「タイムスタンプ」とは

上記した通り、スキャナ保存要件の一つである「真実性の確保」のためには、タイムスタンプの付与が必要となります。
タイムスタンプは、データがいつスキャンされたものか、編集・改ざんがなされていないかの証明のために付与されるものです。
「楽楽精算」ではファイルをアップロードした際、自動でタイムスタンプを付与するため、余計な手順を増やすことなく、領収書データ等のスキャナ保存を可能にします。

タイムスタンプ付与までの流れを、領収書を例に見てみましょう。

  1. 領収書受領・署名

    受領した領収書をスキャンする前に、領収書に受領者本人による自筆での署名を行う必要があります。これは複数人で同一の領収書を使い回して経費申請することがないように、不正・ミス防止のためのルールです。

  2. 領収書のスキャンもしくは撮影

    領収書を電子化する際、かつては、原稿台のついたスキャナを使用しなければならなかったのですが、現在では規制緩和によって、十分な視認性が確保できればスマートフォンやデジタルカメラで撮影したデータの電子保存が認められました。
    解像度の規定はありますが、現行のスマートフォンやデジタルカメラであれば、ほとんど問題ありません。

  3. データを「楽楽精算」上にアップロードし、タイムスタンプを自動付与

    「楽楽精算」では、データをアップロードした時点でタイムスタンプが自動で付与されます。それ以上の面倒な手間は発生しません。
    あとはアップロードしたデータを証憑として精算を行うだけです。

上記の手順を経ることで、領収書の電子化・スキャナ保存が可能となります。

また、「楽楽精算」では領収書読み取り機能を搭載した専用アプリを用意しており、アプリで読み取ったデータをそのまま経費精算に利用できるため、精算業務の手入力を減らすことができます。
紙原本で領収書を精算する場合には、経費精算書を作成したり、領収書原本を糊付けやファイリングをしたりと面倒な手順が発生するケースも会社によってはあるかと思いますが、電子保存・スキャナ保存にすることで、申請者も経理担当も大幅な効率化が図れます。

電子帳簿保存法対応機能における「楽楽精算」の導入

「楽楽精算」をご導入いただいた企業様のうち、特に電子帳簿保存法対応機能を利用して業務を効率化した事例をご紹介します。

  • ファーストキッチン株式会社 様

    ファーストキッチン株式会社

    全国に約130店舗を展開するハンバーガーチェーンであるファーストキッチン株式会社様は電子帳保存法に対応されています。「楽楽精算」を導入してから、紙の領収書をきれいに保管する必要がなくなり、領収書の保管稼動が激減。精算業務を大幅に改善されました。

電子帳簿保存法に対応した「楽楽精算」を導入することでスキャナ保存の運用をスムーズに運ぶことが可能になります。
その他、詳しい機能や見積もり、トライアルの申込については下記のボタンからフォームに進んで、お問合せください。

おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス30,800社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ53,600社のご契約を頂いております。(2018年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

20000843(06)