電子帳簿保存法の運用で働き方改革を推進した事例

働き方改革をきっかけに、課題解決のできるシステムへの変更が決定

「楽楽精算」を導入するきっかけとなった背景・課題を教えてください。

働き方改革推進のため、当社ではグループ内で様々な取り組みを進めております。その中の一つが経費精算の効率化です。全社員が利用する経費システムの課題解決は大きなインパクトがあると考え、新システムへ変更することとなりました。
当社では全従業員にスマートフォンを支給しており、スマートフォンで求める機能のアンケートをとった際には、経費精算業務の効率化・利便性向上は常に回答の上位にあり、社内でも改善を求められていた部分でありました。
システムを変更するにあたって解決したいと考えていた課題は、全部で3つあります。
一つ目は先ほどお話しした、全従業員が所持しているスマートフォンを活用し経費精算業務の利便性を向上すること、二つ目はESG環境負荷データの取得を容易に算出できるようになること、そして最後は伝票の紙保管の廃止・および領収書の貼り付けをなくすことです。

「楽楽精算」の導入で全従業員約20％～30％の経費精算業務削減が実現

最初の課題であるスマートフォン活用・経費精算業務の利便性向上について詳しくお聞かせください。

これは以前に利用していたシステムの仕様が発端となっているのですが、そのシステムは当社環境内でのみ利用可能であったため、原則出社が必要でした。営業・現場部門など直行直帰が可能な社員でもわざわざ経費精算をするためだけに会社に戻る必要があったのです。そのせいで多くの従業員が経費精算のために残業していたと思います。「楽楽精算」の導入によりこの課題が改善されました。
「楽楽精算」はスマートフォンからいつでもどこでも申請・承認が可能なので、場所を限定されません。そのため、会社に向かい残業してまで経費精算をする必要がなくなりました。それ以外にも、これからお話するその他の改善効果も含めると、社内の約20％～30％の経費精算業務の削減が可能になったと考えられます。全従業員が業務の効率化を実感してくれているのではないでしょうか。

また、「楽楽精算」導入の時期にコロナ禍となってしまい、当社でもテレワークを推進することになったのですが、そんな状況下でも経費精算業務をリモート化できたのは「楽楽精算」が一役買っていると思っています。

「楽楽精算」導入とともにコロナ禍へ。スムーズに全社員に展開できた方法とは

導入時期に突然コロナ禍となった中、貴社内に「楽楽精算」の操作方法を広めた方法を教えていただけますでしょうか。

当初、各事業所へ足を運んで直接「楽楽精算」の操作説明会を開く予定だったのですが、コロナ渦の影響で出張制限と会議室の収容制限等がなされたことで、それが叶わぬことになりました。
しかしながら、そのような状況でも「楽楽精算」が導入されることは決まっていたので、推進を止めるわけにはいきません。そこで当社では使い方マニュアルを全社員がすぐに確認できるよう、特設サイト作ることにしました。
説明会で行うべき内容を盛り込んだ動画の撮影や、申請者／承認者用の立場別マニュアルの作成を行いました。そのほか既存システム用のハンドブックを「楽楽精算」仕様にリニューアルしたり、今まで集まってきた質問・回答を掲載することで、全国の従業員が困ったときにいつでも見られるようにコンテンツを整備しました。
導入直後ではよく問い合わせが来ていましたが、2～3か月経った頃から操作にも慣れ始めたのか、だんだん収まってきました。そのあたりから“「楽楽精算」、本当に楽だね”、といった声をよく聞くようになりました。
準備は大変でしたが、コロナ禍によるテレワーク必須状況でも従業員へ操作方法を広めるための良い方法を取れたと思っております。

「楽楽精算」の交通費精算機能で、ESGデータの算出を効率化

2つ目の課題で「ESGデータの算出」とありましたが、どのように効率化されたのでしょうか？

昨今、ESGデータへの注目が高まっています。当社でも社内からの強い要望として、出張などで掛かる移動距離からCO2排出量の算出ができるようにしてほしいとの声が上がっておりました。
今までは環境関連の担当部門が、移動にかかった金額をもとに各交通手段の係数をかけて算出していましたが、精緻化するための算出方法にずっと悩んでいたようです。
「楽楽精算」を導入してからは改善されました。
「楽楽精算」の交通費精算機能には乗換案内機能が搭載されており、検索結果から移動距離のKm数を自動で出すことができます。このおかげで、ESGデータを精緻な数値で算出できるようになりました。交通費精算の効率化だけでなく、水・環境のインフラ企業として環境負荷低減の取り組みをきちんと表すためにも「楽楽精算」の機能が役立っています。

電子帳簿保存法の導入障壁を乗り越え、働き方改革の推進へ

最後の課題であった伝票の紙保管と領収書の貼り付けはどのように解消されましたか？

「楽楽精算」の導入と併せ、電子帳簿保存法での運用を開始したことで大きく効率化されました。
具体的には、領収書貼り付けがなくなったことで申請者の領収書整理に掛かる時間を削減することができました。
従前の工程では、申請者が領収書をA4用紙に糊付けしてPDFへスキャン、または承認者へ提出し、それから各部門で取りまとめ、経理部門へ送付するようにしていました。しかし、電子帳簿保存法での運用を開始した現在では、領収書をスマートフォンで写真撮影して個人毎の封筒へそのまま格納し、部門毎で経理部門へ提出するだけで済みます。また、撮影した領収書の内容はOCR画像解析によって自動で申請画面の項目に入力されるので、申請者の入力工数削減にも大きく貢献していると思います。

「楽楽精算」の電子帳簿保存法対応機能の詳細はこちら

電子帳簿保存法の運用まで、かなり大変とよく伺います…。貴社で導入まで進むことができた背景や、その後の効果をお聞かせいただけますか？

なぜ電子帳簿保存法での運用を開始することになったかというと、冒頭でお話した会社全体での働き方改革推進が大きな背景でした。普通だと大きな変化には社内の抵抗が付き物だと思いますが、既存の経費精算システム変更のタイミングも相まって、当社では電子帳簿保存法への運用変更が受け入れられやすい状況でした。

導入するまでは、本当に様々な苦労をしました。その中でも特に大変だったことは大きく3つあります。一つ目は情報収集、二つ目は運用方法の検討、三つ目は規程基準の策定・見直しです。
電子帳簿保存法の導入を実施している会社は少なく、事例が豊富にある訳ではないので、分からないことがあれば自分で調べて自社の運用を見直し、国税庁への確認、税理士の見解を求めながら、正しく運用をするために社内ルールの設定を進める必要がありました。
国税局のひな型をもとに、全体を通して社内外の調整に約3か月を費やしました。

今後は自社の運用を整えられたことで、毎月5部門ずつ領収書をチェックして、どんどん破棄することができます。
今年は導入初年度ということで、念のためすべての領収書を保管していますが、来年度より保存不要の原本を破棄することで、書庫スペースの1/4が削減できる予定です。次は請求書も電子化の対象として運用を開始したいと考えています。

見慣れた画面でシステム変更！社員マスタもAPI連携で楽楽に

その他、ご活用いただいている機能で便利だったものがあればお聞かせください。

入力画面カスタマイズ機能、そしてAPI連携機能は便利に使わせていただいています。
まず、当社は既存システムから変更するという背景があったので、ユーザーの使いやすさを一番気にしていました。そのため、システム変更後もなるべく既存システムの入力画面を踏襲し、ユーザーを混乱させないことを望んでいました。「楽楽精算」のカスタマイズ機能は自由に画面構成を変更することができたので、「既存システムの画面と似せたい」という要望を叶えてくれ、非常に嬉しかったです。これは「楽楽精算」でしか実現できないことでした。

「楽楽精算」のカスタマイズ機能の詳細はこちら

もう一方のAPI連携機能は、基幹システムから「楽楽精算」へのインポート連携に利用しています。
導入検討時に、基幹システムの方で持っている「社員マスタ」や「プロジェクトレート」などの連携に関する工数削減を狙いとして取り入れました。
人事システムからの人事情報や、基幹システムで発番したプロジェクト情報、銀行から連携されてくる支払いレートなどを自動で「楽楽精算」に取り込むことができるので、手作業なく情報が更新され大変楽になりました。

「楽楽精算」のAPI連携機能の詳細はこちら

他社の経費精算システムではなく、「楽楽精算」をお選びいただいた理由はありますでしょうか。

「楽楽精算」含め、計6社を比較検討しておりました。その中でもコスト面が他社よりも低かったこと、電子帳簿保存法の運用で用いているOCR画像解析の機能が優れていること、そして画面項目・レイアウトを自由に変更可能できる点を大きく評価し、「楽楽精算」に決定いたしました。またグループ会社で既に導入実績があったというのも大きな要因です。

時勢に合わせたバージョンアップで、経費精算の最先端へ

最後に、まだ経費精算システムをご検討中の方へメッセージをお願いいたします。

「楽楽精算」は実績、費用対効果の点で非常に信頼しており、現在グループ会社４社で導入しています。何年も前から常にバージョンアップを重ね、色々な機能が出てきています。今後も最先端を走っていくと考えられるので、検討中の方にもおすすめです。
また、時勢が電子化・デジタル化に向かっていることは間違いありません。電子帳簿保存法も、改正を重ねるごとに徐々に要件のハードルが下がってくるはずです。その際、パッケージである「楽楽精算」を利用していることで、自社でのシステム製作や改修を行わずとも電子帳簿保存法の適応要件を満たしたバージョンアップがなされることを期待できると思います。