働き方改革の一環で経費精算業務を効率化した事例

「経費精算システムの入力に工数がかかる」といった声が上がった

導入検討のきっかけと、ご導入前の課題を教えていただけますでしょうか。

導入検討のきっかけは、働き方改革の一環で社内アンケートを実施した際に「経費精算システムの入力に工数がかかる」といった声が上がったことです。弊社は元々社内製作のシステムを利用して経費精算を行っていました。社員が費用を立て替えてシステムで申請、その後領収書を専用の台紙に貼り付けて各拠点の経理部門へ提出しており、経理部門は申請された内容を確認後、振込処理をするという流れです。
当時の状況として、事業所によっては領収書を郵送で提出する手間や、保存のために大量のスペースが必要となっていたり、入力ミスによって領収書と申請の金額が異なっていたりというようなことが散見されていたため、これらの課題を解決したいと考えていました。

経費精算業務の様々な問題も同時に解決することができた

導入後にその課題がどのように解決されたのかお伺いできますでしょうか。

「楽楽精算」には精算データを作成するときに入力補助をしてくれる機能が多数あり、それらを活用することで入力工数の削減を実現できました。特に出発駅、到着駅を入力するだけで交通費を算出してくれる「経路検索機能」は出張精算の入力が楽になったと社員から好評です。また、「楽楽精算」はネット環境があれば経費申請ができるため、移動の隙間時間を利用してスマートフォンから申請している社員もいます。

オプションになりますが、電子帳簿保存法に対応した機能を利用すると領収書を電子データで添付でき、領収書の情報も自動で申請内容に反映してくれるため入力工数の削減、申請金額の入力ミスの減少、そしてスキャナ保存制度へ対応が可能になりました。領収書の原本破棄が可能になり、紙での提出の手間がなくなるなどの問題も同時に解決することができました。

ペーパーレス化が実現し、領収書のファイリングの手間がなくなったこと、保存場所の確保が不要になったことは経理部門としても助かっています。また、インボイス制度への対応で、領収書に記載されている事業者登録番号を申請内容に反映する機能があり、大変助かっています。

返答が早く、設定が難しい場合も代替案を提案してくださいました

導入時・導入後のサポート対応はいかがでしたでしょうか。

設定方法について電話やメールで相談していましたが、返答が早く、設定が難しい場合も代替案を提案してくださいました。またサポートページに細かい設定方法が記載されていたため、ある程度は自社で設定することができました。

業種・業界で企業を選ばずに導入できる

「楽楽精算」をご利用になってみて、どのような企業におすすめできますか？
まだシステム導入をしていない他社の経理担当者に向けて、アドバイスをいただけますか。

弊社が「楽楽精算」を選んだ理由は、国内の導入社数が多いこと、スマートフォン・タブレット入力や電子帳簿保存法対応、従業員の入力工数削減に有効な入力補助ツールの充実、弊社の申請ルールにも対応できる柔軟な仕組み、設定のしやすさなどが魅力的だったからです。そして長期的な運用で考えたときに、最も機能面・コスト面のバランスが良いことから「楽楽精算」を導入することにしました。

そして、実際に「楽楽精算」を導入してみて、設定面の柔軟性はもちろんですが、その他についても思っていたとおりのシステムだと感じています。そのため、弊社と同じような理由でシステム導入を検討されているのであれば、業種・業界問わず多種多様な企業におすすめできるのではないかと思います。また、自社の会計ソフトに合わせて細かい設定が可能なため、会計ソフトを選ばずに連携ができる点、サポート体制が整っている点も含め、様々な企業で導入しやすいのではないかと感じています。