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交通費・経費精算システムのコストパフォーマンス改善事例

設定の柔軟さと、コストパフォーマンスの高さが「楽楽精算」選んだ決め手!

公益財団法人 地球環境産業技術研究機構(RITE)様

公益財団法人 地球環境産業技術研究機構(RITE)様は、地球環境保全の為の研究機関として、産業技術に関する研究・調査開発を行い、情報の収集や関連機関への提供を通して、地球環境の保全及び世界経済の発展に貢献されています。

様々な経費精算システムを比較検討された結果、設定の柔軟性とコストパフォーマンスの高さから、「楽楽精算」をお選びいただきました。

会社名 公益財団法人 地球環境産業技術研究機構(RITE)
事業内容 地球環境保全の為の研究開発、調査研究
従業員数 157名(2013年4月)
導入時期 2013年4月
URL http://www.rite.or.jp/

まずは6社の経費精算システムを比較検討

ご導入を検討したきっかけを教えていただけますでしょうか?

本庄専務理事

もともと導入していたシステムが古くなり、使いづらくなった為です。初期投資に多くのコストをかけ、自社の運用にマッチしたシステムを開発したのですが、柔軟性に欠け、年を追うごとに使いづらくなってしまいました。また、社内にシステム担当者がいない為、サーバーやネットワークの管理も難しい状況です。そこで自社でシステムを開発するのではなく、汎用的な経費精算システムを導入しようと思い、経費精算システムを提供する6社に対して、実際に製品デモを見せてもらい、機能やコストなど比較・調査を始めたのです。

設定が柔軟で、コストが安い「楽楽精算」

様々な経費精算システムを比較検討された中で、「楽楽精算」をお選びいただけた理由を教えていただけますでしょうか?

設定に柔軟性があるところです。特に承認フローを柔軟に設定できる点が一番大きかったですね。例えば、弊社は出張する場合に事前の申請と、出張後の精算の申請が必要なのですが、その承認フローが出張前後で異なります。他にも、「出張だとこの承認フロー、経費だとこの承認フロー」のように、条件により異なる承認フローを設定できる機能が、便利で助かっています。
承認フローだけでなく、申請フォーマットの設定など、「楽楽精算」では様々な設定が可能です。柔軟な設定により自社の運用をそのままシステム化できるという点において、他の経費精算システムよりも格段に優れていました。
しかも、これだけ柔軟な設定ができ機能が優れているにもかかわらず、価格も他システムと比較し一番安く利用できる点には驚きました。

承認スピードが格段に速くなった!

「楽楽精算」を導入して、改善されたことを教えていただけますでしょうか?

深田様

1番の改善点は、承認スピードが格段に上がったことです。以前は紙の申請書に、ハンコで承認をしていたので、承認者が社内にいないと滞ることがしばしば起きていました。「楽楽精算」の導入により、外出先や出張先からも確認して承認ができるようになったので、以前の運用と比べると承認スピードが格段に速くなりました。特に、スマートフォンからも承認ができるのは便利で助かっています。

費用の「見える化」も、「楽楽精算」の大きなメリット

もう1つ、利用した費用を「見える化」できるようになった点も、大きな改善点です。
以前の運用ですと、例えば、部門別出張実績集計、取引先別支払実績集計などを行うためには紙の申請書から手作業で集計作業を行っていましたが、「楽楽精算」を導入したことによって、利用目的ごとにダウンロードし自社のデータウェアハウスと組み合わせることで、簡単に集計できるようになりました。

「楽楽精算」のサポート力は、他のどのサービスよりも優れている

他にも何か、「楽楽精算」を利用していて良かった点などございますでしょうか?

システムの話ではありませんが、ラクスさんのサポート力は本当に素晴らしく、「「楽楽精算」を選んでよかった」と思いますね。
他社製品は、サポート対応が有償であったり、日本人ではないスタッフの対応などにより、解決までに時間がかかることがありますが、ラクスさんは対応スピードもさることながら、的を射た回答をしてくれる点が非常に大きいです。
また、バージョンアップの回数も多く、希望している機能がどんどん追加され使いやすくなっていくのもうれしいですね。利用しているお客さんのことをしっかり考えてくれて、要望をくみ取って実現させるスピードは、他社にはまねできない「楽楽精算」の強みだと思います。

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ラクス

おかげ様でラクスのサービスは、 クラウドサービス17,200社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ40,000社のご契約を頂いております。 (2016年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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