「楽楽精算」を導入したことで作業の合理化と効率化に成功した事例

ＣＭでもおなじみの「楽楽精算」が、すでに導入済みだった「楽楽販売」と同じ会社が作っているという安心感と信頼感が大きなポイント

導入検討のきっかけと導入前の課題を教えてください。

「楽楽精算」導入前の弊社の経理精算のフローは、Excelで経費精算書のフォーマットを作り、社員が必要事項を記載して紙で出力→申請し、上長の承認印をもらうというものでした。以前から「このフローを合理化したい」ということを考えてはいたものの、日々の業務に追われ、なかなか実現できずにいました。

そんな折、弊社で1年ほど前から見積もりなどの管理効率化のために導入していたシステム「楽楽販売」（社内ではDBと呼ばれていました）が、前からCMで気になっていた「楽楽精算」と同じ会社のシステムであることを知り、すでに他システムが順調に運用されているという安心感と信頼感から導入を検討したのが最初のきっかけです。

導入を検討される時に複数サービスとの比較はされましたか？

いえ、比較はしませんでした。「楽楽販売」をもともと使っていた経緯もありましたし、営業の方からお話を聞いた時に「やりたいことをひと通りはできそうだな」と感じたからです。コスト的にも納得できるものでしたので、他の経費精算システムと比較することもなく「楽楽精算」1本で決めました。

私の直上が社長だったので、直接導入のメリットを説明して打診したのですが「効率化につながるなら、ぜひ！」ということで、説得に苦労することもなくスムーズに了承されました。

訪問デモで実際のシステムを動かしながらの説明がたいへんわかりやすく、導入後のイメージもしっかり把握

営業の説明はいかがでしたか？

とても良かったです。
担当の方がオフィスに直接来てくださり、実際の「楽楽精算」を操作しながら説明していただけたので、すごくわかりやすくて。「こういうことができます」という説明をひととおりしていただき、そのあとに質問するという流れでした。「例えばこういう設定はできるんですか？」など具体的な質問をすると、その場でシステムのカスタマイズをして説明・提案していただけたので、とてもスムーズでした。

パソコンの画面上のビジュアルもわかりやすかったです。導入後の使い方を具体的にイメージすることができたという点も良かったと思います。

「楽楽精算」導入によって経理も総務も大幅な効率化を実現

経理の仕事は導入前と導入後とで、どのように変化しましたか？

弊社の場合は月に2回経費精算の締日を設けていて、精算の多い時だとその業務だけで1日終わってしまうということもありました。振り込みの時間も入れると、おそらく月に30時間くらいはかかっていたと思います。導入後、運用に慣れてからは精算にかかる時間が大幅に改善されました。

紙ベースで精算していた時には総務に取りまとめてもらい、社員番号順に並べてもらう作業までお願いしていました。上長不在によるハンコ待ちで遅れるなど、締日当日に書類がそろわないことも多々あったのですが「楽楽精算」導入後は、電子承認でハンコ不要となりました。経理はもちろん、総務にとっても大幅な効率化を実現することができたと思います。

「楽楽精算」の機能で申請内容の不備によるミスが激減

「楽楽精算」のおすすめの機能を教えていただけますでしょうか。

1つ目は「規程違反チェック」の機能があって、申請ルールの設定ができることですね。弊社の場合、たくさん設定しましたが例えば科目がタクシーだったら、領収書の添付が必須で領収書がなければ経費の申請自体ができない、といった感じです。
以前も精算ルールをいろいろと設け、周知もしていましたが一部の「まったく気にしない」方向けの、ほんとうに素晴らしい機能だと思います。このおかげで、申請内容の不備による手戻りが激減しました。

「楽楽精算」の規定違反チェック機能の詳細はこちら

2つ目は締日を設定できることです。弊社は経費精算の期限を45日としており、それ以前の日付の経費は受け付けないことになっているのですが、それでも「ダメ元」で挑戦してくる猛者がある程度いまして……。そういう方々を門前払いできるのも、とてもありがたい機能だなと思っています。

3つ目はフォーマット設定における自由度の高さです。新たなシステムを導入するうえで、もっとも心配だったのは見た目の変化でした。大幅に変わってしまうと混乱が起こる可能性も大きくなりますし、現場のみなさんへの負担が増えるのはまずいなと考えていました。でも、項目欄の幅にいたるまでほんとうに細かく調整ができるので、従来のExcel精算書とほぼ同じような見た目の入力画面の設定ができました。この点は、スムーズな移行に欠かせない機能だったのではないかと思います。

設定自体はかなり大変なのですがいったん設定を固め、ある程度の順応期間を費やせばあとは本当に楽だと感じています。システムごとすべてが変わっても、使っている側が「そんなに変わっていない」と思えるような自由度の高さは素晴らしいと思っています。

設定ではかなり苦戦したものの安心感のあったサポート体制

「楽楽精算」の設定には何人くらいが関わったのでしょうか？　プロジェクト・チームを組むなどの対応を取ったのですか？

弊社ではプロジェクトと呼べるほどの構成は取らず、部下2名と私、合計3名という経理部のメンバーのみで設定しました。

特に苦戦したのは部下が担当した「楽楽精算」のデータを会計システムに取り込むための、CSV出力の設定でした。取り込み自体ができなかったり、エラーが頻発して会計システム側のサポートにも問い合わせが必要になったりと、とても時間がかかりました。
予算の関係上ラクスさんに設定までお願いするプランまでは購入できなかったため自分たちで設定することにしましたが、実際に設定し始めてからは「設定までお願いすれば良かった～！」と、大いに後悔しました。

ただ設定に際しては専任サポートがつき、このご担当の方がほんとうに細やかに対応してくださったので、とても助かりました。弊社では週に1度電話での進捗確認をしていましたが、それ以外の問い合わせのメールに対してもしっかり回答してくださったので、とても安心感がありました。ご担当の方には、ほんとうに感謝しています。

システムは変わっても以前と同じ感覚での使用が可能

どのくらいの期間で設定は完了しましたか？

設定期間は3か月ぐらいかかったと思います。運用は去年、2020年の7月から丸1か月のテスト期間を設けて本格運用は8月から開始。一括で全部同時に展開しました。

「楽楽精算」の運用を少しずつではなく一括でスタートしたのは、極力従来の紙ベースの精算書、弊社では一般経費・出張旅費・海外出張旅費と3種類にわけていましたが、それらと同じ使用感にできればと思ったからです。

これまでの運用を変えず設定は出来ましたか？

はい。かなり細かなところまで設定ができたので見た目はもちろん、科目もこれまでどおりになるように一気に設定し展開も一括にすることで「変わったのはシステムだけでそれ以外は基本今までどおり」という形で進められたことはとても助かりました。

従来のフォーマットをそのまま「楽楽精算」に当て込めてほぼ同じ形にすることができて、トップページに表示される精算種別のアイコンも今までどおり3種類という形で「楽楽精算」の画面上に反映できたので、良かったですね。

「楽楽精算」の浸透のためにマニュアルやFAQを作成

「楽楽精算」への社内理解や社内浸透での苦労は？

社内の反応がかなり不安ではありましたが、ありがたいことに弊社社員のみなさんは導入をすんなり受け入れてくれました。特に反対や拒否反応といったことはなかったです。ただ、運用開始後の質問はかなり多かったと感じています。

社内向けのマニュアルは作りましたか？

もちろん作りました。こちらも導入前は「楽楽精算」の使い方をどうやって説明したらいいんだろう、という不安がありましたが、サポートサイトにほぼできあがっているマニュアルのテンプレートがあったので、とても助かりました。

実際の操作画面の画像を弊社仕様の画像に差し替えるだけで簡単に編集ができたので、部下が担当したのですがマニュアル作成に要したのはほんの数時間だったと思います。
運用開始と同時にこのマニュアルを社員全員がアクセスできる社内フォルダへ置き、いつでも見られる環境を構築しました。

どんな内容の質問が多かったのですか？

基本的なことに関する質問ですね。インターフェース的な部分でご自身が申請した精算書の一覧がどこにあるかとか、ビックリしたところだと「トップページってこれでいいんですか？」とか。今までとやることが変わらないからこそ、操作的なことよりも「変わっていないことへの確認」が多かった印象はあります。

複数の方から同じような質問がきたらそれをFAQとしてまとめてマニュアルと一緒に共有していましたが、見ない人はまったく見ないので……。回答がすでに共有されていても質問してくるケースは多々あったので、そこは時間をかけて浸透させていくしかありませんでした。

勉強会みたいなものは開催しましたか？

いえ、何もしませんでした。前のフォーマットとほぼ変わらないインターフェースで仕上げることができたので、改めて勉強会を開催するほどではなかったというのが正直なところです。

会社の規模が大きくなるほどメリットを実感できる「楽楽精算」

導入を検討している他社の担当の方へのアドバイスをいただけますか？

会社によって求める機能に差があるとは思いますが、少なくとも弊社として「やりたい」と考えていたことを実現できる機能が揃っていたので、おすすめできます。弊社は関連会社の社員も合わせて150名くらいの規模なのですが、規模が大きくなるほどメリットも大きくなるのではないかと思います。

例えば「楽楽精算」の交通費精算には、「定期区間の自動控除」をしてくれる機能があるのですがこれがとても便利で、定期区間内にかかる交通費の精算をしてしまってもこの機能によって、定期区間の運賃を自動で抜いて計算してくれるので助かっています。

ひとつひとつの区間重複額はごく少額かもしれませんがこれが500人、1,000人と、会社の規模が大きくなるほど「楽楽精算」を導入するだけで、コスト削減が即実現すると思うので同じような悩みを抱える会社にはぜひ、おすすめしたいですね。費用対効果がかなり大きくなるのではないかなと思います。