交通費・経費精算システムによる出張精算の効率化事例

精算書を印刷、各社員が自社開発の会計システムへ手入力…手間がかなり多かった

経費精算システム導入をご検討されたきっかけをお教えいただけますでしょうか

以前の経費精算は、自社開発した会計システムを使用していました。例えば、出張精算は各社員が専用の用紙に内容を記入し、自身で会計データをソフトに入力。印刷した精算用紙と会計伝票を経理担当者に提出するという流れで精算していました。そのため申請時には記入と印刷の手間、経理処理では提出された書類と会計データのチェックの手間と、精算業務には各所多くの手間が発生していました。これを解消したいと考え、自社開発の会計システムからのシステム変更を検討し始めました。

「楽楽精算」のレート管理機能で外貨の自動計算が可能、出張精算が楽に！

ご導入後の効果や、改善されたことを教えていただけますでしょうか

自社開発の会計システムから切り替えるということで、従来の経理処理の流れを大きく見直す必要が出てきました。その際、多くの従業員が対象となる旅費・出張費等の精算業務がスムーズにできるよう導入したのが「楽楽精算」でした。
「楽楽精算」は宿泊を伴う出張を含む旅費精算を楽に行える機能がたくさん備わっていました。弊社は国内のみならず海外出張も多いのですが、以前のシステムですと外貨の精算を各社員が計算する必要があるためミスが発生しやすく、チェックに手間がかかっていました。しかし、「楽楽精算」は、レート管理機能があり、各通貨のレート情報をマスタに登録しておけば、自動で外貨計算をしてくれるため、海外出張の度に社員が計算する必要がなくなり、ミスを防ぐことができました。
経理処理における効果ですが、導入前は勘定科目の間違いが発生していたものが、導入後は「楽楽精算」から出力した会計データを活用できるようになり、申請時に選択した項目と勘定科目が紐づくようになっているため、誤った科目で登録されることが無くなりました。また、経理が一括で全社員の会計データを作成でき、スピーディーに会計処理を進めることができるので大変助かっています。
導入効果を数値でお伝えするのは難しいですが、体感としては今までと比べて経理処理で発生する業務が半減したと感じています。

外出先からの申請・承認や出張報告作業の簡潔化を実現

「楽楽精算」の便利な機能を教えていただけますでしょうか

「楽楽精算」はクラウド型のシステムなので、パソコンだけでなく、スマートフォンでも利用が可能です。申請または承認等の作業が移動中でもできることが便利です。以前は申請者が外出続きで、社内に帰って精算作業ができないことから、経費精算を締め切り近くにまとめて申請してくる社員が多く、上長も不在になりがちであるため承認が滞ることが多々ありました。しかし、「楽楽精算」を導入してからは場所を問わず申請・承認ができるようになり、スムーズな出張精算が可能になりました。現在は、締め切りにバタバタすることなく精算作業が完了できるようになっています。
また、弊社では出張先や訪問先、交通手段や宿泊施設などを直属の上長に報告するルールがあります。 導入前は、それぞれの部署が書面で報告していましたが、導入後は、出張の報告が必要な部署が都度「楽楽精算」で出張先の情報を確認することが可能となり、その部分の業務効率も上がりました。

システムの維持費用と経費精算効率化に特化した基本機能が決め手

数ある交通費・経費精算システムの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか。

導入検討当初は従来の自社開発会計システムから経費精算の機能が内蔵されている市販の会計システムへの変更を検討していました。しかし、市販の会計システムでは利用できるユーザー数が制限されたり、交通費精算時の乗換案内機能が基本機能ではなくオプションで追加する必要がありました。出張精算や旅費精算は多くの従業員に関係することを考えると、会計システム内の一部機能を利用するのではなく、「楽楽精算」のような経費精算に特化したワークフロータイプのシステムが望ましいと判断しました。システムの維持にかかる費用や乗換案内が基本機能として搭載されており、その他にも精算作業が効率化できる機能が多く備わっている点がポイントとなり、「楽楽精算」の導入を決めました。

細やかな状況確認とサポートで、導入後も安心

導入時や導入後のサポートはいかがでしたでしょうか

導入時に標準的な導入スケジュールをサポートの方が教えてくださいました。最初は初期設定に漠然とした不安がありましたが、導入の進捗を都度確認していただきながら進められたので、無事運用を開始できました。導入後も、細かい設定変更の仕方を丁寧に教えくださり、大きなトラブルなく運用ができています。