「楽楽精算」を導入したことで出張精算の効率化に成功した事例

出張精算を行う営業からの要望がきっかけで検討を開始

導入検討のきっかけと導入前の課題を教えてください

当社では出張申請をExcelで行っており、営業はプリントアウト、押印し、申請の為に出社する状態でした。そんな中、TVCM等で「楽楽精算」を知った当社の営業から「こういったシステムを入れてほしい」という要望がありました。

また、経理部内でも請求書・見積書等は社外に波及する業務なので各所の調整が難しい部分がありますが、経費精算であれば社内調整のみで済むということもあり検討を開始しました。

経理部門としては緊急性の高い課題だったのでしょうか？

当社は2週間に1回の精算をしており、締め日が近くなると精算書が100枚ぐらいにはなるので課題として感じてはいました。その中で、営業からの要望もあったのでタイミング的にはとてもよかったのかなと思っています。

導入を検討される時に複数サービスとの比較はされましたか？

最初から完璧な運用を目指すのではなく、「早く導入する」というスピード感を重視したため、いくつか確認はしたものの、厳密な比較検討までは行いませんでした。その中で「楽楽精算」が一番知名度も高く、最初に話を聞きました。そこで良い感触を得られなかったら、違う製品をもっと検討した可能性はあったと思います。また、親会社が「楽楽精算」を導入していたこともあり、実際の使用感や運用の方法を参考にしやすかったという背景もあります。

サポートサイトを活用し短期間で設定完了

運用・設定をしていく中での苦労はありましたか？

当社では出張が多いこともあり、日当の設定については大変でした。ただ全体的には比較的スムーズに設定ができたのではないかと思います。

具体的には仮運用を1か月ぐらいで組み、申請者・承認者に向けての説明会を1か月間ぐらいかけて行いました。その次の月から本格運用を始めたので実際には3か月ぐらいかなと思います。仕訳の設定等、難しいところが出てくる度にサポートの方に連絡をし、解決をしていきました。とても丁寧に対応いただけて助かりました。

「楽楽精算」導入によって月200枚以上の紙精算が0に！

導入前と導入後とで、どのように変化しましたか？

経理部門としては2週間に1度来る100枚の紙の精算書から解放されたのはとても嬉しかったです。以前は締め日に集中していた精算書も都度精算できるようになったので業務負荷が分散されたのも良かった点です。営業側としてはスマートフォンで外出先からも申請・承認作業ができるようになり、便利になったと声をもらっています。

先ほどお話ししたように当社では出張が多い為、紙の精算書の場合ですと精算の為だけに出社することもありましたので、出社の必要が無くなったのは良かった点です。

出張精算が少なくなったからこそ導入を推進することができる！

システムを導入するにあたり社内からの反対などはありましたか？

特には無かったです。緊急事態宣言下での導入ということもありましたので、当社の課題であった出張精算がほとんど無い時期でした。ですので、件数が少ない中でトライ＆エラーがしやすい状態ではあったのかなと思います。

緊急事態宣言において出張自体が無くなった中で、そもそもシステムを入れる必要があるのか？という話はありましたか？

ここについてはむしろ逆でした。運用開始前は月に200件以上の出張精算を処理している状態だったので、いきなりその件数の処理をすることができるのか…という不安がありました。なのでこの時期を有効活用し運用を固めることができるのではないか、というメリットの方が大きかったように思います。

導入にあたり社内マニュアルは作りましたか？

導入説明会の資料自体は作成しましたが、社員用のマニュアルについてはサポートサイトにある資料を使い、画面を自社の設定画面に差し替えて対応しました。説明会の段階で要望を
上げてくれていた営業部の方はかなり好意的にとらえてくれたなと思います。

導入後、社員の皆様の反応はいかがでしょうか？

出張申請をする営業からはおおむね好評です。ただ、一部部署では「楽楽精算」での運用を行っていない部分がありますので、最終的にはすべて「楽楽精算」で運用ができる状態を目指しています。

社内調整だけで済む経費精算は働き方改革の第一歩！

導入を検討している他社の担当の方へのアドバイスをいただけますか？

末端までの浸透や周知を考えると小さい会社ほど導入自体はやりやすいなと感じます。
今、世の中的に働き方改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）といった言葉が出てきているかと思いますが、実際問題どこから手を付けていいのかが分からないことも多いのではないか思います。その中でも経費精算に関わる部分は社内調整だけで済む点など、程よい手間と難易度であることから、取っ掛かりとしてはとてもいいのではないかと思います。