経理担当者がシステム設計を進め、導入に成功した事例

従業員の利便性や今後の発展性を考え、システム移行を検討

「楽楽精算」導入前の課題と導入のきっかけを教えてください。

以前は他社の経費精算システムを利用して諸経費精算、交通費精算、請求書精算などを行っていました。しかし、そのシステムはスマートフォンでは使えないため、申請者に負担をかけていました。また、システム自体の今後の発展性にも不安があり、これらの課題を解決するため新たにシステムの移行を検討することになりました。

新たなシステムに移行するにあたり、求められる要件としては大きく４つありました。
1つ目は、申請や承認がスマートフォンで対応できるなど、申請者にとって使いやすいこと。2つ目は、マスターの操作が容易であること。3つ目は、システム移行をするにあたって、過去のデータ取り込みが容易であること。最後は、費用設定が明確であることです。

上記を満たせそうないくつかの経費精算システムを探す中で、「楽楽精算」も候補にあがり、最終的に導入することとなりました。

「楽楽精算」を導入したことで、改善できたことはありますか？

「楽楽精算」には乗換案内の機能があるので、それにより経理担当者が調べずとも実際に申請者の移動情報がすべて把握できるようになりました。
しかし、乗換案内は事後のデータの入力なので、申請者の手間はまだ多いと思います。今後はICカード取込機能などを使い、発生地点でのデータを把握できるようになることが理想です。

「楽楽精算」の交通費精算機能の詳細はこちら

また、「CSV取込」についても役に立っています。今までは、請求書の入力の時に、負担する部門が多い場合は手入力が大変でした。この機能がおかげで、CSVファイル作成しての取込が可能となりました。
今後の課題としてはスマホを利用した領収書処理の社内ルールがまだはっきりと策定できていないので、整備を進め実現することを目指しています。

「楽楽精算」のOCR機能の詳細はこちら

自由に設計できるのがポイント！利便性が高い点が「楽楽精算」の魅力

「楽楽精算」をお選びいただいた理由について、教えてください。

システムを検討する上で、RFP（提案依頼書）に全て要件をまとめていました。冒頭でお話した4点のポイントはもちろんのこと、機能面や価格など、導入後に不足がないように細部まで詰めて検討に備えていました。
また、いくつか重要な項目を比較表にまとめ、「楽楽精算」を含め数社で比較検討をしました。

「楽楽精算」を選んだ理由は、比較していたクラウド系の経費精算システムの中では、最も活用しやすいと感じたためです。
「楽楽精算」は無料トライアルを利用して機能を確認させてもらったのですが、自社の中で画面レイアウト・項目入力時のエラーチェック・仕訳データのレイアウト設計などをしっかり行う必要がありました。
その分、設定に苦労するとも考えられますが、きちんと整備することができれば、利便性のあるツールなりそうだと評価しました。

「楽楽精算」で特に役立っている機能についてお聞かせください。

先ほどの選定理由にも絡みますが、自社内で様々な設計ができる点は非常に便利です。
「作ってみて」「やってみて」「だめなところは修正して」と自社内ですぐに調整ができるため、色々なことが実現できています。
例えば、マスターの書き出し・取り込み、申請者の入力画面レイアウトの設定、証票設定、入力データの画面表示レイアウト設定、仕訳の項目・レイアウトの設定も、自分たちの手で全て設定しています。
トライアンドエラーがしやすい点はポイントが高いですね。

「楽楽精算」の入力画面カスタマイズ機能の詳細はこちら

電子帳簿保存法での運用について、対応は考えていますか？

電子帳簿保存法には現状では対応する方針はありません。
理由としては、税務でクリアしなければならない課題が多すぎてメリットを感じないためです。ただし、2021年度の改定の具体的な内容がわかれば再検討するかもしれません。

また、現在では電子帳簿保存法に対応しなくとも効率化できるように、現在は申請データに領収書の画像データを添付し、領収書の原本は紙で集める方法を検討しています。この方法を実現するために、社内ルールの作成・データチェックの手順などを検討中です。

理想の設定の実現には、トライアンドエラーが必要。「使える」ようにするために尽力するべき。

システム導入をする上で押さえて置くべきポイントやアドバイスをお聞かせください。

導入に際して「できる」ことは、「使える」こととイコールではありません。
何が「できる」かは、営業・サポート担当の方が教えてくれますし、マニュアルを読めばわかります。しかし、そこから「使える」ようになるまでもっていくことは自分たちでやらないといけません。
大事なポイントは、「正確に」「申請者が楽に」「不正なく」使えるように設定することです。

また、弊社では契約してから本番稼働までにかなりの時間をかけて段階的に進めました。
・契約：2020年2月
・限定トライアル：2020年8月
・全社トライアル：2020年9月
・実行：2020年12月

なぜこれだけ時間をかけたかというと、理由は３つあります。
一つ目は入力画面設計を整えるため。
二つ目は、社内のルールを固めるため。
申請・承認・精算ルールをどうするか、領収書・請求書の対応をどうするか、経理でのデータチェック手順と使用するデータをどうするか、FB・仕訳データ作成手順・確認方法をどうするか等、細かく制定しました。
最後は、申請者のためのマニュアルの整備のためです。
「楽楽精算」の簡易版マニュアルをもらい設定を進めていましたが、そこに掲載されている事項だけでは、当社独自に発生する実際の業務には対応できませんでした。業務として使うためには、マニュアルを応用するだけでなく、マニュアルに載っていない技が必要になってくるので、実現するまでにトライアンドエラーが必要となります。どのような例外事項が発生するかを予期して対応を想定しておきました。

以上のように、「正確に」「申請者が楽に」「不正なく」を実現させるためにも、丁寧に進行するようにしました。

申請者の利便性の道筋が見えたのが「楽楽精算」の印象。やれるだけの準備をしてシステム導入へ！

「楽楽精算」の導入を検討している他社の経理担当者へのメッセージをいただけますか？

「楽楽精算」をみた第一印象は「申請者の入力が少なくなる道筋が見えてきた」というものでした。
今まで利用していた経費精算システムは、申請者の犠牲の上に成り立っていました。
会計システムでは誰かがデータをコンピューターに入力しないといけないのですが、今までは申請者が全部のデータを手入力していたのです。
「楽楽精算」によって、その作業から解放の道が開けてきました。たとえば、交通費精算では、手入力→乗換案内→ICカード→スマホ改札と申請者の入力項目が少なくなります。立替金だと手入力→写真読み取り→スマホ決済です。「楽楽精算」なら、今後も新しい技術を取り入れていけるのではないか、と思ったのが最初の印象です。

システム導入は飛躍です。だからこそ、不安を感じると思います。
飛躍であるといっても、方向と着地点を決めずに飛ぶのは無謀であり、炎上します。それと一緒で、システム導入をするためには方向と着地点を決めること、そして、システムで「できる」ことを「使える」ようにするまで、トライアンドエラーを繰り返すことが大切です。
やれるだけの準備をすれば、最後は飛ぶだけです。