「楽楽精算」を導入したことで出張稟議の効率化に成功した事例

経費精算だけではなく幅広い業務の効率化ができる可能性があったことが検討のきっかけ

導入検討のきっかけと導入前の課題を教えてください

「楽楽精算」導入検討をした背景は、紙やExcelで行っていた経費精算の効率化だったのですが、話を聞いている中で稟議申請や承認について大幅な改善が見込めると感じました。

「楽楽精算」導入以前の稟議のフローは紙で稟議書を作成し、回覧にて承認を得るという形で運用していたのですが、承認者が出張等、会社にいないこともあり承認に時間がかかってしまうケースが存在したため、承認者が場所を選ばず作業を行えることでその時間を削減できるのではないかと考えたため導入の検討を本格的に始めました。

導入を検討される時に複数サービスとの比較はされましたか？

いえ、比較はしませんでした。他サービスがあることは知ってはいましたが、現状の課題を解決できるということと、価格的にも比較的安価であったため他社比較は行っていません。

機能の説明だけではなく目的を理解したうえでのサポート

ご導入時のサポート対応はいかがでしたでしょうか？

「楽楽精算」導入時のサポートマニュアルに従って作業をしました。
当社では自社のシステムを持っており、そこに社員のデータを蓄積していたため比較的スムーズに進行ができたと思います。しかし、そこから先の運用に関わる部分については苦戦をしました。特に当社では承認ルートが多段階の為、その部分の整備に苦労しました。

その中でサポート担当の方には大変お世話になりました。
自分のイメージと違った部分はその都度質問をさせてもらい、丁寧に回答をしていただきましたし、機能の説明だけではなく実運用に則った提案をしてくれるので、やりたいことの実現ができたと思います。

「楽楽精算」導入によって大幅な効率化を実現

導入前と導入後とで、どのように変化しましたか？

特に楽になったなと思う部分は稟議の承認～申請の一連のプロセスです。今までは紙で申請、回覧を行っていたので滞ることも多く、一つの稟議が完結するまで1週間～2週間程度要していたのですが「楽楽精算」導入後は2日に短縮され業務効率化が図れました。その中で承認者・申請者それぞれに利点があったと思います。
承認者にとっては場所を選ばず承認作業が行えること、申請者にとっては自身が申請したものが今どこまで上がっているのかを可視化できるようになりました。以前は自身が行った申請がどこまで承認されているのかが分からず、承認状況の確認や催促が管理本部に来ることがありましたが、今ではそういった問い合わせはほとんどない状態です。また、以前のフローだと稟議決裁後、手動で関係者に向けてメールを送っていたのですがこの点についても申請の関係者に自動的に通知が届くので情報の透明性、共通化が図れたと感じます。

OCR機能を使い社員からの申請もラクに！

「楽楽精算」のおすすめの機能を教えていただけますでしょうか。

1つ目は「OCR」の機能があって、スマートフォンからも領収書の撮影、申請が行えることですね。まずスマートフォンアプリの操作画面の使い勝手がよい。アプリを起動すると撮影の画面が出てきます。操作が苦手な社員でも、「あ、これはレシートを撮影して申請するんだな」と一瞬で分かるあの操作画面は社員からも非常に好評です。

「楽楽精算」のOCR機能の詳細はこちら

2つ目は通知メールの機能ですね。当社では一つの申請に関わる関係者が多く、紙の申請の時は申請が今どこに回っているのかを経理に確認しなければならず、また、承認者が出張等で外していた場合、申請そのものが滞ることもありました。この機能を活用することで申請・承認状況が関係者に届くので管理本部への問い合わせも減り、業務効率化につながっています。

3つ目はフォーマット設定における自由度の高さです。出張が多い当社では、日当の計算が多く、経理側でダブルチェックを行っていたのですが、日当の計算式と社員マスタを連携できるようになってからはその手間も減り、確実性と効率性が上がりました。

申請者・承認者全員が導入効果を実感！

「楽楽精算」への社内理解や社内浸透での苦労は？

新しい仕組みを導入する際には大なり小なり現場からの反発はありましたが、実際導入した後の感想を聞くと代表も含め関係者全員が利便性を感じており、特に社員から好評だったのは承認されているかどうかの分かりやすさ、入力画面のテンプレート化による入力工数の削減、OCR機能の活用により領収書や請求書を控える必要がなくなった。この3点があげられます。

「楽楽精算」を導入すれば経費精算以外も効率化できる！

導入を検討している他社の担当の方へのアドバイスをいただけますか？

当社では経費精算や稟議申請～承認だけではなく、様々な部分の効率化に寄与したと考えています。大きいところだとペーパレスの実現。領収書や請求書はOCR機能を使い申請・承認を行うことで紙の削減が行えました。また監査法人や税務処理の対応時でも、過去の履歴を遡って出すことができるので間接的にも業務効率化に貢献してくれています。
個人事業主の方や従業員数が少ない場合は大きなメリットはあまりないですが、100名以上であれば費用的にも安く済みますし大きなメリットがある製品だと思います。