「楽楽精算」の導入で経理のチェック効率が格段に向上した事例

経理担当の業務負担を少しでも軽減しようと考えたのが「楽楽精算」導入のきっかけ

「楽楽精算」導入の背景と導入検討のきっかけを教えてください。

弊社では、以前から経費精算の業務自体はシステム化されていましたが、領収書などの添付は紙での運用が当たり前のようにされていました。加えて弊社は経費精算に関わるルールがかなり細かく定められており、そのルールチェックを担当する経理側の負担が大きかったのです。そこで経理の業務を少しでも効率化するため「経費精算のフローを見直そう」と決めたのが、そもそもの始まりでした。

当初はシステムの新規導入までは具体的に検討しておらず、まずは「運用方法の変更等で効率化を図れないか？」と考えていました。そんなとき、弊社の「働き方」を検討する場において「もう少し経費精算が楽にならないのか」という意見があがったのです。しかも経理からではなく、現場からの発言でした。「最近だとスマホ利用や乗換案内機能などがあるWEBの仕組みが便利らしいですよ」といった声もチラホラあり、それが追い風となって「システム自体の変更も視野に入れながら、検討していこう」という流れになりました。

以前に利用していたシステムというのは、どういったものだったのでしょうか？

経費精算に特化したものではなく、社内稟議申請システムを流用して、経費関連のワークフローも併せておこなっていたというのが以前の状況です。

「楽楽精算」で経理も営業も経費精算の工数が大幅に削減

以前は経費申請にあたりどのくらいの業務時間を要していましたか？また「楽楽精算」を導入することで、時間はどの程度短縮されましたか？

経理担当者の場合、以前は経費申請の承認処理で1ヵ月で約15時間くらい(1名当り)の時間を要していました。「楽楽精算」導入後は、手戻りが少なくなった分、経理一人ひとりの工数が削減され作業時間が短縮されたように思います。あくまで感覚的なものではありますが、仮に1日1～2件の誤申請があったとして、1日10～15分ずつ時間が削減されたように感じます。その時間短縮が、毎日積み重なっているイメージですね。

また「規定違反チェック」の機能は、かなり活用しております。弊社では40ほどの社内ルールを「楽楽精算」に設定しているのですが、ルールに則していない内容は「楽楽精算」側で申請できないよう精査してくれるので、チェックに要する負担はかなり軽減されました。

「楽楽精算」の規定違反チェック機能の詳細はこちら

経理担当以外の方からの評判はいかがですか？

営業からも「経費申請の効率が上がった」と聞いております。精算にスマートフォンが使えるようになったことで、申請や承認が外出先でもできるようになったことが大きいようです。事務作業の負担が軽減されたと、喜ばれています。

また以前は交通費の額を一から自分で調べて入力していたのですが、「楽楽精算」には「乗換案内ソフト機能」があるので、「自動で料金が反映されるのが便利だ」という声もあがっています。

「楽楽精算」の交通費精算機能の詳細はこちら

使いやすさやチェック機能の性能、価格などを総合的に加味し「楽楽精算」を3社から選択

導入の際に何社かで比較をされたかと思いますが、楽楽精算を選ばれた理由を教えて下さい。

「楽楽精算」を含めて3社で比較・検討をしました。選ぶ際に重視した点としては「ユーザーがどれくらい使いやすいか」「チェック機能の性能の高さ（経理側の負担がどれだけ軽減できるか）」の2軸です。
実際、伊藤忠グループで不動産を扱っている会社のうち何社かが、既に「楽楽精算」を導入していました。そこの経理担当者から「『楽楽精算』はすごく使いやすいよ」「導入もしやすいよ」というようなリアルな声を聞けたのも大きかったですね。
一番使い勝手良さそうだったこともあり、総合的に判断してこちらに決めました。

「楽楽精算」は使用画面がわかりやすく、初めてでも扱いやすい

楽楽精算の中でICカードの連携も使っていただいていますが、どうですか？

ICカードの連携は現状普及率はそれほど高くない印象です。ただ一度ICカードに切り替えた社員はその後も継続して活用しているので、今後はどんどん広がっていくだろうと予想しています。

経理の担当者の視点から便利だなという機能はありますか？

画面がとても入力しやすいと感じます。「楽楽精算」を導入した際、IT部門がマスタの設定を行い、運用にかかわる規定違反チェックのルール設定は経理で設定することになりました。当初、「楽楽精算」の設定画面については事前知識が全く無かったのですが、表示がとてもわかりやすいので画面を見ただけで「こうすればいいんだな」と理解できました。初めての方でも使いやすい仕様だと思います。

また「検索機能が便利」という声もよく聞きますね。以前のシステムは名前と金額でしか検索できなかったのですが「楽楽精算」は明細の日付などでも検索可能なので、営業から依頼を受けたときも瞬時に対応できるようになりました。

「楽楽精算」導入で紙の回付による工数が減り、他業務に時間が割けるように

電子帳簿保存法の導入についてお聞きしたいのですが、今すでに対応はされていますか？

導入自体はまだです。目標時期も明確には考えていませんが、電子帳簿保存法の規制が緩和されるという話も聞いているので、ルールに対応できそうであればすぐにでも対応したいと考えています。

以前は紙による課題を感じていたと聞きましたが、いまは解決されましたか？

弊社は電子帳簿保存法を導入していないため、現状は原本管理ルールを中止することはできません。しかし、「楽楽精算」導入後はファイル添付機能によって領収書をデータ確認できるようになったので、これまで承認者2名に領収書原本を回付していたルールを撤廃することができました。申請者から経理に原本がストレートで届くように改善されたことは、非常に大きな成果といえます。

とくに決算時は時間に追われるものですが、すぐに経理まで紙が届くようになったことで、経費精算のチェック時間が大幅に削減されました。削減できた工数を他業務に充てることができるになり、以前に比べ残業時間も減少したと感じています。

動画付きのマニュアルを作成し社内へ展開

「楽楽精算」の導入から社内に定着するまでに、どういった対策を取られましたか？

主にマニュアルの作成をおこなったことと、それ以外では「楽楽精算」の利用に関するお役立ち情報を経理から社報として発信したことでしょうか。本来は説明会を開く予定でしたが、新型コロナウイルスの感染予防対策で中止になってしまいました。代わりに内容を充実させた50ページ程のマニュアルを作成したのです。わかりやすいようにスマホでの撮影方法も動画にし、資料として社内に展開しました。
最初は社内からよく問い合わせがきていましたが、数ヶ月もすれば落ち着きました。定期的に「楽楽精算」の便利な使い方を発信するようにしていたので、こまめな情報発信が功を奏したようです。

経理担当の負荷軽減の他、導入ハードルの低さも大きな魅力

「楽楽精算」の導入を検討されている他社の経理担当者様へ、おすすめポイントやメッセージをお願いします。

「楽楽精算」を導入する以前は、経理担当者が申請書1枚1枚の規定違反を目視でチェックしていたので、その工程に大量の時間を要していました。今では事前に設定したルールに則り「楽楽精算」側で申請を精査してくれるので、確認の手間を大幅に省けるようになり助かっています。

また導入までの流れが非常にスムーズな点も魅力だと思います。弊社の場合「楽楽精算」導入を決定したのが12月くらいで、翌年4月には本格的に運用を開始できました。短期間で導入できるほどサポート体制も手厚く、導入までのハードルも低かったのでその点でも大変おすすめです。