ガバナンス体制を整える上でも「楽楽精算」が役立った事例

「楽楽精算」での立替金精算と請求書支払いの効率化を

「楽楽精算」導入を検討したきっかけと導入以前の課題を教えてください。

「楽楽精算」導入前は、従業員の立替金の精算申請と請求書の支払申請とで別々のシステムを使っていました。システムが異なるため、申請者や承認者、経理側も2つのシステムを使い分ける必要があり、業務プロセスも異なることから、生産性に課題がありました。

また、従来使用していた各精算システムから会計システム及び銀行システムへの連携には手作業が介在しており、生産性や正確性に課題を感じていました。具体的には、立替金の精算も請求書の支払いもCSVを出力して、スプレッドシート上で加工したものを会計システムへインポートしていましたし、銀行システムへは手入力となっていたため、その結果、1度入力した情報を再度入力するという根本的な非効率やダブルチェック工数の増加、人為的なミスの発生リスクがある状況だったのです。これらの課題を解決したいという目的が導入の大きなきっかけになりました。

将来的な電子帳簿保存法の申請を踏まえて導入

「楽楽精算」導入の決め手を教えてください。

もともとあった課題、2つのシステムを1つに統合できるシステムだったことが決め手となりました。機能性と価格のバランスが弊社に合っていたことも決め手の1つです。実はもう1社検討したシステムがありました。他社のシステムは高機能ではあったのですが、高価格だったので、導入は難しいとの判断に至りました。「楽楽精算」は弊社の規模感と照らし合わせたときに、フィットしていると感じました。

もう1つ、電子帳簿保存法の申請を検討したことも「楽楽精算」導入の大きなポイントになりました。どの経費精算システムを導入するか検討している段階でも、電子帳簿保存法に対応しているシステムという観点から「楽楽精算」が候補にあがったのです。ただ、弊社にとって現状では電子帳簿保存法の申請をすることで得られるメリットが少ないとの結論に達して、電子帳簿保存法の申請は見送りになりました。

しかし企業規模が大きくなればなるほど、メリットも大きくなることは間違いありません。将来的な電子帳簿保存法の申請に備えるという意味でも、電子帳簿保存法に対応しているシステムを入れておくべきではないかとの結論に達した経緯があります。

「楽楽精算」のメリットの浸透が導入をスムーズに

導入にあたって社内調整で苦労されたことはありますか？

いえ、特にありませんでした。既に経費精算システムがある中で、新しい経費精算システムがなぜ必要なのかを全社向けに説明する必要がありましたが、「楽楽精算」を導入することで、管理する側も申請する側も便利になるとの理解を得られたため、社内調整はスムーズでした。

「楽楽精算」を導入して、社内での評判・反響はいかがですか？

ポジティブな感想がたくさん寄せられています。これまでは手入力していた項目がプルダウンを選択できるフォーマットになったことにより、「入力しやすくなった」「時間がかからなくなった」「便利になった」との声を数多くもらいました。

導入直後は「申請の仕方がわからない」との声もあったのですが、一度入力すると次からはコピーできるため、ミスもほとんどなくなりました。2つに分かれていたシステムを1つにまとめられたこともかなり大きかったのではないかと感じています。

「申請者が提出した費用がどの勘定科目にあたるのか、おおよそ把握できるのが良い」との承認者側からの感想もありました。全社的に「勘定科目を意識してコスト削減を」との方針が打ち出されていることもあり、勘定科目が申請に紐づけ可能で、分かりやすくなっている点はとても有用な機能であると感じています。

振り込み処理作業が約半分に！大幅な短縮化を実現

「楽楽精算」を導入することで経理の工数は改善されましたか？

「楽楽精算」導入前は支払い業務だけで月30時間はかかっていましたが、工数が約半分になりました。手入力がなくなり、振り込み処理の作業が大幅に短縮されたのです。「楽楽精算」導入前はFBデータを出力することができなかったので、1件ずつ手入力し、別の者がダブルチェックする工程で行っていました。FBデータを流し込めるようになったことでダブルチェックが不要となり、明確な工数削減につながったのです。

経費精算でも領収書と金額のチェック作業が不要となり、紙で行っていた作業がなくなったことで、大幅に時間を短縮できました。会計システムに落とし込む作業が減った分だけ、会計システムに落とし込んだあとに発生する作業に時間をかけられるようになったのです。財務分析に時間をかけられるようになり、「この費用は本当に必要なのか？」といった「考える作業」に時間をまわせるようになりました。

3回やっていた入力作業が1回の作業で完結

実際に使ってみて便利だと感じていることはありますか？

1つの入力作業によって最後の会計伝票の表まで流し込めるところが特に素晴らしいと感じています。申請した経費の内容が銀行への振り込みにもなり、経営としての取り込み情報にもなるので、大幅な工数の削減につながっています。

導入前は「こんな費用が発生しました」という1つの事象に対して、同じ入力作業を3回繰り返す必要がありました。申請者が金額を打ち込み、経理がその金額を確認してまた打ち込み、資金担当者がその金額を振込口座に打ち込むというやり方だったのです。「楽楽精算」を導入したことによって、「1つの経済事実に対する入力工数を1回で済ませられる」という点がとても大きな改善点です。

便利な「汎用ワークフロー」と内部統制強化を実現した「規定違反チェック」

現在活用されているオプション機能があったら、教えていただけますか？

発注業務で「汎用ワークフロー」を利用しています。もともと別のワークフローで発注業務を行っていたのですが、「汎用ワークフロー」を利用することによって、支払い行為を紐づけることができるので、発注のフローも支払い申請に寄せて、「楽楽精算」に統一しました。

「楽楽精算」の汎用ワークフロー機能の詳細はこちら

「規定違反チェック」も大変役に立っている機能の1つです。内部統制を強化できるワークフローを組むことができるため、ガバナンス体制を整えられるようになりました。アラートもでますし、事前申請の差分検証もでき、金額に上限を設定してロックをかけることもできます。これは実に便利な機能だと感じています。

「楽楽精算」導入前は、事前申請は出ているけれど、その後の最終的な精算内容との突き合わせが手作業になってしまうという状況がありました。「楽楽精算」を導入することによって、基本的には事前申請の申請IDを紐づけて経費精算するようにルールを設定したため、違反した場合にはエラーが出て申請できなくするようにしました。申請者自身が間違いに気づくことができるので、差し戻しの発生を減らすことができます。作業の工数を減らすこともできますし、内部統制強化にもつながるので、とても優秀な機能だと感じています。

「楽楽精算」の規定違反チェック機能の詳細はこちら

フルリモートワークを可能にした「楽楽精算」

リモートワークになったとのことですが、「楽楽精算」は役に立っていますでしょうか？

弊社のフルリモート転換において、申請から承認までをペーパーレスで行える「楽楽精算」導入のメリットはとても大きいと感じています。導入前はデータを紙に印刷して、ファイリングして……という作業が発生していたので、出社する必要がありました。しかし「楽楽精算」を導入することで、システム上でデータを管理できるようになりました。ペーパーレス化がフルリモートを可能にしたといえます。

一般的に経理業務は紙から切り離せない傾向があるのですが、「楽楽精算」を入れることでペーパーレス化を実現して、効率的な業務を行うことができています。

的確なアドバイスもあり心強かったサポート体制

導入前後の営業・サポート担当の対応はいかがでしたか？

とても丁寧にサポートしていただいて、感謝しています。あらためてお礼をお伝えしたいです。我々経理の人間はシステム導入や設定を行った経験がほとんどないのですが、困ったときには的確なアドバイスをいただき、しっかりサポートしていただいたので心強く感じました。

これから成長する企業に強くおすすめしたい「楽楽精算」

現在、「楽楽精算」導入を検討している他社の経理担当の方へのメッセージをいただけますか？

弊社は複数の事業を持ち、各事業の成長スピードも早いので、コーポレート部としても事業成長に伴う取引量の増加や組織体制の変更に合わせて対応や調整しなければいけないことがたくさんあります。経費精算業務については、管理業務のみならず、申請者や承認者にとっても負担がかかる業務であり、全社的に負担が大きくなりがちだったのですが、「楽楽精算」を入れることにより、各工数を最小限に抑えられている点が大きいです。コーポレート部だけでなく、全社にとってありがたいシステムであることは間違いありません。

これからガバナンス体制を整えていこうと考えている企業にも強くおすすめしたいです。DXという時代の潮流の中でひとりひとりの生産性の改善と会社全体としての生産性の向上、さらには内部統制のガバナンスの強化を両立できるシステムである点が素晴らしいと感じています。これからさらに成長していく企業におすすめします。