経費精算システムによる業務時間の短縮事例

精算作業は全て手入力。社員や拠点が増える度に作業時間も増加

「楽楽精算」の導入をご検討された経緯を教えていただけますでしょうか。

「楽楽精算」導入以前は、各社員がそれぞれエクセルの経費申請フォーマットに入力し、上長が承認したものを経理に回していました。経理部ではそれらをエクセルで集計したうえで、誰にいくら支払うかといった支払い処理や会計ソフトへの入力を全て手動で行っていました。そのため、何かしらミスが発生し、申請承認に時間がかかったり経理部の処理が遅れたりしました。また、弊社では毎週精算を行っているのですが、社員や拠点がどんどん増えるにつれ、経理部の経費精算にかかる業務時間が増えていました。
そのような状況であったため、どうにかして申請者・承認者・経理の精算業務にかかる時間を減らせないかと考えついたのが経費精算システムの導入でした。

3日かかっていた経費精算業務が半日で完了

「楽楽精算」を導入して改善されたことを教えていただけますでしょうか。

導入前に課題となっていた、精算業務にかかる時間が大幅に減少しました。「楽楽精算」内で申請や承認を行えるので、インターネット環境さえあれば外出先でも申請や承認ができ、滞りなく経費精算が行えるようになりました。また、経理部の負担削減効果は大きく、「楽楽精算」が必要な項目を自動集計してくれるのでエクセルでの集計が不要になることで、時間がかかっていた手入力作業が大幅に減りました。導入前は経費精算業務に毎週3日ほどかかっていましたが、導入後の今は毎週半日で全て終えることができています。効率化によって他の業務に時間を充てることができるようになったので、経理部としての価値を向上できたのではないかと思っています。

ペーパーレス化にも貢献。経費精算にかかわる書類が5分の1に

そのほか、「楽楽精算」の導入により改善されたことを教えていただけますでしょうか。

システム化したことにより、経費精算業務で発生する紙の量が目に見えて減りました。導入当時毎週200人程度の社員が精算を行っていました。最低1人1枚は紙を印刷するわけですから１か月が4週間と仮定すると、最低でも月間800枚は印刷していたことになります。それらを全て保管していたため、保管するファイルはものすごく分厚くなっていました。導入後は体感として紙の量が4分の1～5分の1程度になったと思います。導入時から社員がさらに増えているので、もし導入していなかったらと思うとゾッとしますね。

交通系ICカード読み取りで申請の手入力が不要に。増員対応もスムーズに！

「楽楽精算」の便利な機能を教えていただけますでしょうか。

交通費精算において交通系ICカードの乗車履歴を使って精算ができる点です。読み取った情報を使って申請データが作成できるので、わざわざ日付や駅名、金額を入力しなくても済むようになりました。また、定期区間をシステムに登録することで、自動的に定期区間の精算は行われないようになっています。これにより承認者や経理部では、定期区間が除外されているかどうかのチェックをしなくて済んでいます。弊社は新卒採用に加え、中途採用にも力を入れており、増員も頻繁に行われますが、専用のICカードリーダーで各社員が随時ICカードを読み取り、自分のアカウントに乗車履歴を紐づけて申請データの作成ができています。カードリーダーは一つあれば複数の社員で使用できるので、社員が増える度にカードリーダーを何個も購入するといったことなく、すぐに効率的な交通費精算を行えてとても助かっています。

丁寧なサポート体制により短期間で導入を実現

導入時や導入後のサポート体制はいかがでしょうか。

導入時、具体的にどういった内容をどのように設定しなければいけないのか不安でしたが、サポートサイトが非常に充実していたため、導入時に何を設定しなければいけないかが分かりやすく、短期間で導入を実現することができました。

「楽楽精算」による経費精算の効率化は働き方改革の推進につながる

「楽楽精算」を検討中の企業様にメッセージをお願いします。

人材不足や働き方改革が叫ばれている世の中、業務の効率化はどの企業も取り組まなければならないことです。経費精算業務は、経理部だけでなく全社員に関係する業務ですので、ここを効率化することで会社全体の業務改善につながると思います。
そのうえで「楽楽精算」は経費精算に必要な機能は当然揃っており、かつ安価でインターネット環境さえあれば誰でも導入することができるので、どのような規模の企業様であっても導入することで効果を発揮してくれると思います。