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交通費交通費・経費精算システムの海外出張精算機能

経理部門の手作業を大きく削減
海外出張精算対応で申請~精算フローも効率化!

ヘレウス株式会社様

ヘレウス株式会社様は、ドイツに本社を持ち、貴金属製品や素材等の輸入・販売を中心とした事業を展開されていらっしゃいます。
赤外線ヒーター、電極ランプ、LED、光学分析用ランプ等を扱うノーブルライト事業部を中心に、11のグローバルビジネス事業を擁し、世界各地から細やかなニーズにこたえる膨大な製品を提供されています。

事業の性質上海外出張が多く、非効率なエクセルベースでの運用を改善されるため、2012年2月に「楽楽精算」をご導入いただきました。

会社名 ヘレウス株式会社
事業内容 各種製品の輸入、販売
従業員数 正社員61名 <パートタイムワーカー:3名、 派遣社員:2名> (2016年1月現在)
導入時期 2012年2月
URL http://heraeus.co.jp/ja/home/hkkhome.aspx

申請ミス、チェックの手間、差し戻し…経費精算の負のスパイラル

「楽楽精算」を導入されたきっかけを教えていただけますでしょうか?

田中 早智様

「楽楽精算」導入前はエクセルで作成した紙の精算書を採用していた為、申請時の入力ミスが多発、それに伴う差戻しの発生、承認者不在による申請書類の滞留、その結果振込み日に間に合わない、といった申請ミスから始まる負のスパイラルが長年恒常化しておりました。
経理側の作業としても、精算書ごとに手で仕訳を作成、その後基幹システムへ手入力といったWワーク、チェック時間がかかるが故の残業も発生してしまっておりました。
この状態を何とかしようと思い、経費精算システムの検討を始めました。

手入力作業がゼロに!業務時間が大きく節約

「楽楽精算」を導入して、改善されたことを教えていただけますでしょうか?

「楽楽精算」では申請者が精算時に選択する内訳(電車・バスや食事代など)に勘定科目を予め設定する事ができるので、経理部門でチェックをする際はその選択された内訳と入力金額が正しいものか否か判断するのみ、仕訳はシステムから出力可能なので、後は基幹システムへそのデータをアップロードすれば不必要な手作業を加える事なく一連の計上処理が完了します。

社員からは本システムの利便性は勿論の事、自身の申請がどこで止まっているのか、以前申請した精算書はもう処理済みなのか等、ステータスをシステム内ですぐ確認できる点も好評です。また、支払日が確定した際に社員へ自動配信されるお知らせメールも非常に便利ですね。以前は経理担当者より、社員一人一人にその支払日や振込み額の明細を記載したメールを送っていたので、ここにも非常に時間を費やしていたのです。

承認者であるマネージャークラスの社員からも、外出中にも申請内容の確認ができるようになり便利になったという声が届いています。外出や海外出張により不在の日が多い社員の多くが新幹線の中など空き時間を利用し、外出中にも申請・承認作業を行っています。

海外出張精算も効率化

御社では海外出張が多いと思いますが、海外出張の精算機能はいかがでしょうか。

弊社では月に15~20回程の海外出張精算があります。海外出張には必ず事前稟議が必要なのですが、「楽楽精算」導入前は精算書と同じく稟議書も紙によるものでしたので、そうなると承認者不在時は最終承認が得られないまま止む無く出張に出向くといった事も度々発生しておりました。経理側も、精算書チェック時に適切に稟議は出ているのか否か都度確認の必要があった為、一件の海外出張精算の処理が完了するまで非常に時間を要しておりました。「楽楽精算」導入後は、海外出張申請機能を稟議として使用するようになり、事前に申請をするという習慣が根付いてきました。精算時に、事前申請の番号を紐づけられるのも大変便利です。

また、海外出張の際はクレジットカードの利用率が高い為、クレジットカード連携機能が良く活用されています。 外貨は日本円へレート換算された後の金額を自動で読み込む事ができる為、少額ながらも為替レートの差による経費削減にも貢献しています。

申請者、承認者、経理部門 「楽楽精算」はすべての社員にメリットが

最後に、「楽楽精算」を検討中の企業様にメッセージをお願いします。

検討時は「楽楽精算」を含め3社のシステムを比較検討 をしましたが、「楽楽精算」は機能面、価格面を総合して他社より上回っていました。必要な機能もすべて揃っていましたし、初期費用も他社と比べて低く、同じ価格内でできるユーザー数も他と比べて多く、決定に時間はかかりませんでした。

何か新しい事を始める際、必ず批判や抵抗の声があがるものですが、「楽楽精算」の導入時はそれがあまり見受けられませんでした。それだけ全ての社員に対しメリットがある取組みだったのだと思います。

その他の導入事例を見る

ラクス

おかげ様でラクスのサービスは、 クラウドサービス17,200社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ40,000社のご契約を頂いております。 (2016年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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