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交通費・経費精算システムによる旅費精算のカスタマイズ設定事例

「楽楽精算」で旅費精算をさらに効率化!
カスタマイズ費用ゼロで設定や画面レイアウトが思い通りに

大阪湾広域臨海環境整備センター様は近畿の自治体、港湾管理者が出資している事業「大阪湾フェニックス計画」を行っています。近畿2府4県168市町村から発生する廃棄物の最終処分を行い、埋め立てた土地を活用して、港湾機能の整備を図り、廃棄物の適正処理と都市の活性化を図っています。埋立てによってできた土地は、公園やソーラーパネルの設置による発電施設、人気音楽イベント「RUSHBALL」などのイベント会場として活用されています。同社では、旅費精算の効率化のため2015年5月より「楽楽精算」をご利用いただいています。

会社名 大阪湾広域臨海環境整備センター
事業内容 廃棄物処理事業
従業員数 125名(2019年3月31日現在)
導入時期 2015年5月
URL http://www.osakawan-center.or.jp/

以前のシステムではカスタマイズに総額で数千万円の費用が発生…

導入検討のきっかけとご導入前の課題を教えていただけますでしょうか

導入前は別の旅費精算システムを使用していました。そのシステムでも、WEB上での申請・承認を行っており、紙での旅費精算からは効率化ができていました。ある時、申請ルートの設定や画面のレイアウト変更が必要になったのですが、以前のシステムでは決まった設定やテンプレートでしか申請ができず、変更にはカスタマイズ費用がその都度数百万円レベルで発生し、やむを得ずその費用をかけて改修を行ったこともありました。
要件が変わるたびにこのようなカスタマイズ費用がかかる点を問題と感じ、弊社の要件に適した旅費精算を行えるシステムに切り替えたいと考え、代替システムを検討し始めました。

カスタマイズ費用ゼロで希望に合った旅費精算が可能に!

ご導入後の効果や、改善されたことを教えていただけますでしょうか

「楽楽精算」は、申請の一覧画面や入力画面のカスタマイズ性が高く、設定変更も弊社の要件に合わせ編集を行うことができます。カスタマイズ費用がかからず弊社の担当者が設定変更できる点は画期的でした。
また、日当などの旅費規程の条件をシステムに登録することで、申請の段階で旅費規程に沿わない申請には警告メッセージを表示させることや申請できないように設定でき、事前に申請ミスを防げるようになりました。以前の旅費精算システムでは、申請ミスが無いかどうか印刷をかけてチェックを行っていたのですが、「楽楽精算」にしてからは、2、3日かかっていた確認作業が、今ではゼロになりました。

「安」「早」「定」のマークで旅費精算のチェックが楽楽

「楽楽精算」の便利な機能を教えていただけますでしょうか

旅費精算の際、乗換案内から利用した駅を選択して精算を行うのですが、「楽楽精算」では選択したルートが最安のものであれば「安」マークが、早いルートであれば「早」というマークがつきます。また、社員の通勤定期区間をシステムに登録しておくことで定期区間の控除がされていれば「定」のマークがつくため、おかしな旅費精算が無いかの判別がしやすくなり、承認者はとても楽になったと思います。
更に、以前のシステムでは過去の申請を遡ることが出来ず、申請者が二重に申請をしてくることがありましたが、「楽楽精算」ではそのようなことが無くなりました。

メンテナンス不要、ランニングコストが安価な点などを評価

数ある交通費・経費精算システムの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか

他の経費精算システム3社と比較していましたが、「楽楽精算」が最もカスタマイズ性の高かったことが大きな決め手となりました。カスタマイズ性以外でも初期費用及びランニングコストが安価である点やクラウドサービスのためメンテナンスが不要であった点、画面が直感的に分かりやすかった点を評価し、導入を決めました。

社内説得用の資料も提供、希望以上の提案をしてくれた

営業担当の対応へ導入時・導入後のサポートはいかがでしたか


担当いただいた営業の方は、弊社のニーズを踏まえて希望以上の提案をしてくれました。導入に向けた社内への説得資料なども提供くださり、とても助かりました。
運用開始時は設定すべき項目等について、サポートの方が細かい設定の仕方まで教えてくださったので、スムーズに運用を開始できました。運用後も、実際に使用してみて、変更したい点がいくつか出てきたのですが、実際に画面を見ながら、具体的に教えていただいたので、難なく設定できました。

コスト削減に大きく貢献してくれたシステム

「楽楽精算」の導入を検討中の企業様に一言お願いいたします

今までは希望のフローで旅費精算を行うために、多額のカスタマイズ費用をかけてきましたが、「楽楽精算」では思い通りの運用をカスタマイズ費用ゼロで実行できるようになりました。経営層からは「大きなコスト削減を実現できた」と評価されており、本当に良い旅費精算システムに巡り合えたと感じています。

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おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス36,600社 レンタルサーバーサービス22,826社、のべ59,426社のご契約を頂いております。(2019年3月末現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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