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交通費・経費精算システムによるセキュリティ耐性事例

安心のセキュリティで、厳しい内部統制基準もクリア

MS&ADインシュアランス グループ ホールディングス

MS&ADインシュアランス グループ ホールディングス株式会社様は、2010年4月に三井住友海上グループ、あいおい損保、ニッセイ同和損保が経営統合したことにより誕生した保険持株会社です。 (あいおい損保とニッセイ同和損保は、2010年10月に合併し、あいおいニッセイ同和損保となりました)

MS&ADインシュアランス グループは、国内最大の損害保険グループであり、同グループの持株会社として、経営統合を期に経費処理も増大したとの事。「楽楽精算」は、経費精算や社外支払経費の処理にご活用。社内の内部統制・セキュリティ基準も難なくクリアしました。

会社名 MS&ADインシュアランス グループホールディングス株式会社
事業内容 保険持株会社として、子会社の経営管理
従業員数 94名(2011年3月末現在)
導入時期 導入時期:2010年4月
URL http://www.ms-ad-hd.com

経営統合に伴う経費処理の増加が課題

野田 智意 様

2010年4月の経営統合前までは、社員数も少なく、経費処理も限定的であることからエクセルを用いた紙での経費処理を行っていました。しかし経営統合により、国内最大の損害保険グループの持株会社となることで、経費請求件数が大幅に増加することが見込まれたことから、これにどう対処するかが経理部の大きな課題でした。

申請者や承認者の作業時間を軽減したい

また、従来の経費申請の方法は、エクセルを用いた紙とメールで行っていたため、経費申請の作業状況がユーザーから見えないことや、過去の経費申請書の検索に非常に時間がかかることなど申請者である各社員や承認者である管理職にも手間が生じていました。
例えば、申請者は、エクセルの経費精算フォームに支出内容を入力し、それを印刷して承認者に回すのですが、申請者自身で書類のコピーを取るなどしておかなければ、過去の経費申請書が照会できません。また、支払いが実際にいつ行われたのかも経理部に都度確認する必要がありました。
承認者にとっては、申請内容によって承認ルートが変わるため、回ってきた書類を自分が承認すべき伝票なのかを、都度確認しなければなりませんでした。

採用のポイントは、「機能性・操作性・内部統制対応」

新井 敦子 様

抱えていたいくつもの課題を解決するためには、経費処理のシステム化が不可欠だと判断。以前からシステム化の話はあり、模索はしていたのですが、経営統合が迫っていたこともあり、導入に向けて具体的な検討を始めました。
その際、重視したのは、機能と使いやすさ。当社の場合、導入したい経費システムに求める機能が明確でしたので、それらの要件を満たすことが条件でした。また、経理部以外の社員も使うものなので、ユーザビリティも必要だと考えていました。
また、当社は金融機関の持株会社ですから、セキュリティ面に不安がないことも重要です。内部統制を前提とした堅牢で安心できるセキュリティを持ったシステムは最低要件でした。もちろん、導入コストおよびランニングコストも、重要な選択条件でした。

事前に体験して「欲しかったシステム」であることを実感

導入検討に当たっては自社開発以外に「楽楽精算」を含めて複数のパッケージを検討しました。そのうち、当社が望んでいた機能のすべてを「楽楽精算」は標準機能で提供していました。
当社では、すでにCMS(キャッシュマネージメントシステム)やERPパッケージを利用していたので、それらのシステムにデータを連携させられることも必須要件でした。「楽楽精算」は、別途費用が発生することもなく、マスター設定のみで連携可能でした。他社製品では、カスタマイズ費用が別途必要でしたので、フレキシブルな連携ができる「楽楽精算」以外には考えられませんでした。
導入前に、テストアカウント※で実際の使用を前提とした画面デザインの設定やマスター登録が試せたことも、非常に有意義でした。他社製品の場合は、標準的な画面遷移を眺めるだけで、当社の要件に充足しているのか判りませんでした。その点、ラクスさんからテストアカウントを提供頂いたことで、実際に自分たちでテストし、要件を満たしていることを確認できたと同時に、画面デザインなどのカスタマイズ性の高さを実感しました。
それから、「楽楽精算」は、クラウド(ASP)でありながら、当社が望んでいた強固なセキュリティを保持しています。当社のような業種の企業でも安心して導入できるセキュリティレベルだったことも大きかったです。社内決裁を取る際にも、当社のセキュリティ基準を満たしていましたので、スムーズに稟議を上げることができました。
※お客様ごとに無料でご発行させていただくアカウント。オンラインデモとは異なります。

「楽楽精算」のおかげで、業務改善が実現

ラクスさんの提案を受けて、テストアカウントで事前に試し、実際に社内で稼働するまでにかかった期間は、エンドユーザーに対する教育も含めてわずか1か月ほど。今まで多くのシステム開発に携わってきましたが、開発期間の最短記録を塗り替えました。おそらく「楽楽精算」でなければ、こんなに短期間での導入はできなかったのではないかと思っています。
実は、「楽楽精算」を導入してしばらくは、各現場からの問い合わせが多いだろうと覚悟していましたが、稼働開始後、予想に反して問い合わせは少なかったです。実際に使用すると、特に難しい操作はなく、画面も直観的でわかりやすいため、混乱もなくスムーズに導入することができました。
税務上、証憑書類となる「紙」は必要となりますので、従来通り申請書と証憑書類は回送が必要となりますが、支出内容と金額に応じて承認ワークフローが自動的に設定されることや、経費申請の進捗状況が逐次確認できることから、従来のEXCELを用いた紙の経費処理に比べると、格段に書類回送の効率が上がりました。また、操作ログも含めデータは任意のレイアウトで出力できるので、データの二次利用も格段に容易となり、外部のCMSやERPパッケージともスムーズに連携できる様になりました。
経費処理件数が大幅に増えたにもかかわらず、「楽楽精算」のおかげで経理業務は本当に"楽"になりました。今後のバージョンアップにも期待しています。

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ラクス

おかげ様でラクスのサービスは、 クラウドサービス17,200社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ40,000社のご契約を頂いております。 (2016年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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