経理も申請者も工数削減！電子帳簿保存法にも対応した事例

経費精算の電子化と新規会計ソフトへの対応を検討し「楽楽精算」を導入

「楽楽精算」導入前の背景と導入検討のきっかけを教えてください。

「楽楽精算」を検討した背景としては、主に大きな2つの課題がありました。まず1つ目は経費精算をすべて紙ベースで行っていたため、経理に大きな負担がかかっていたことです。申請人数はあわせて100名ほどいるのですが、それぞれが独自のフォーマットで経費申請を行い、その書類を経理が1つひとつ確認して手打ちで精算をしていました。精算方法が現金なのか、振り込みなのかを判別する作業も手間でした。結果、経理は常時100万円程の小口現金を管理している状態でした。

2つ目の課題は新規会計ソフトの使用開始にあたり、対応可能な経費精算システムを導入する必要があったということです。以前の会計システムは支払業務に使える機能がついておらず、伝票からの仕訳データ作成や振り込みデータの作成をすべて手打ち作業で行っていました。これも経理の大きな負担となっていたため、会計ソフトを新しいものに切り替えたのです。そのため、新旧両方のシステムに対応可能な経費精算システムが必要となりました。そこで発見したのが「楽楽精算」です。
「楽楽精算」を導入してからはフォーマットがばらけることがなくなり、会計ソフトの連携も可能になりました。申請者と経理担当者の双方が経費精算にかかる時間を大幅に短縮できたと感じています。

「楽楽精算」の導入により、経費申請・振込作業時間時間が3分の1にまで短縮

「楽楽精算」を導入することで、経費精算にかかる時間はどの程度短縮されましたか？

例えば出張の多い社員の場合、毎週10万円前後の旅費精算が生じます。手書き精算の頃と比較すると、申請時間は3分の1程度にまで短縮されました。また新幹線～飛行機～宿泊といった具合に、出張時の申請パターンはある程度決まっています。前回の申請内容をそのままコピペし、使い回せるようになった点でも申請が効率化されました。

さらに経費の立て替えをする社員の負担が軽減された点でも、大きなメリットを感じています。手書きだった頃は承認のタイミングがずれ込むことで、10万円程度の立て替えが数週間放置されるということも頻回にありました。それが「楽楽精算」の導入後には、帰りの新幹線の中からスマートフォンで経費精算ができるため、立て替えた金額もすぐに手元へ戻ってくるように。またそれを管理する経理側も、経費の振り込みに毎週3日程度かかっていたのが、今では1日で完結するようになりました。

以前は1ヶ月前の経費申請まで精算可能としていましたが、現在は2週間前の経費までが精算可能とルール変更することもできています。

トータルの扱いやすさと価格帯のバランスが良かったのが「楽楽精算」導入の決め手

「楽楽精算」を知ったきっかけは？またいくつか候補がある中で「楽楽精算」を選んでいただいた決め手は？

以前の会計ソフトを運用していた頃から様々な経費精算システムを使っていたのですが、なかなか思うような使い勝手とはいかず、他にもっとより使いやすいシステムはないかと探していました。その過程で「楽楽精算」に出会い「CMで宣伝しているものかな？」と自身の中で点と点が繋がったのです。社内稟議の際も「あのCMで宣伝しているシステムですよ」とひと言添えるだけで、話が通りやすかったです。

「楽楽精算」以外にも4～5社を比較検討していたのですが、最終的な決め手は「経理のメンバーだけで精算システムへの登録やトータルの設定を作り込みやすい」点でした。また使い勝手と価格帯が見合っていた点も非常に良かったです。

「楽楽精算」の導入から社内に定着するまでに、どういった対策を取られましたか？

それまで弊社には、手書きと紙の文化しかありませんでした。そのため導入時はツールの操作方法について1ヶ月の間に4～5回ほど説明会を開催し、社員に対面で呼びかけをしました。その後入社した社員に別途講習会などは行っていませんが、今のところ問題なく精算できているようです。

その際、営業担当の説明やサポート体制についてはいかがでしたか？

導入当初は直接来ていただいてレクチャーをしてもらい、あとは週1回程度サポート担当の方とメールでやり取りをしながら進めました。最初は全体像の理解に苦労しましたが、対面でのレクチャーは非常にわかりやすかったです。またメールでのやり取りもレスポンスが遅いというようなストレスがなく、不満な点は特にありませんでした。

「楽楽精算」の導入にあたり、反対意見や稟議を通す上で大変だったことはありませんでしたか？

目標の時間削減額とどれだけ便利になるか、価格はどうかという費用対効果の説明を徹底したことで、稟議自体はスムーズに通りました。もともと作業工数の削減は経理部が課題に掲げていた項目でした。私はちょうど2年半ほど前に経理の責任者として入社したのですが、すべての申請を紙で行っていることにとても驚きました。またその頃は経理の人員も多かったです。申請者と経理担当者の時間削減という課題を掲げ、経費精算システムの導入を検討していました。

実際に導入してからも「Excelの方が楽なのに…」という意見が聞かれたのも事実です。しかし1～2ヶ月我慢すれば皆さん当たり前に「楽楽精算」を受け入れていて、「（とても楽になったので）もう元には戻せない！」と言っていました。

電子帳簿保存法の導入は法律改正により比較的スムーズに行えた

導入に大きな労力を有する電子帳簿保存法での運用ですが、導入に至ったきっかけや背景を教えてください。

2020年の春時点では電子帳簿保存法のルールがまだ複雑で、会社で用意する項目も多く、導入も諦めていました。しかし、同年10月の法律改正により大幅にハードルが下がったため、改めて導入を決意しました。「楽楽精算」の製品サイトにも情報が掲載されていたので、参考になりました。

電子帳簿保存法の導入にあたって、苦労したことはありましたか？

税務要件を調べることが少し大変だったくらいです。導入作業はすべて私1人で行ったのですが、導入を決めてから1週間くらいで「楽楽精算」側の設定を行いました。説明会を開けなかったため動画マニュアルが必要でしたが、こちらの作成も1週間ほどで行いました。その1週間後から全社で導入を開始したところ、あまり社員からの質問もなくスムーズに浸透させることができました。

マニュアル動画は編集時間を含め在宅ワークで3時間ほどの所要時間で済みました。実際に自分で領収書の写真を撮って、申請完了までの流れを収めた内容を動画にまとめています。

「楽楽精算」により、会計連携のデータ作成や交通費精算のチェックも簡単に

電子帳簿保存法以外で便利だった機能はありますか？

会計連携のデータ作成が、予想以上に時間がかからずわかりやすかったのは良かったです。交通費精算でも経理のチェックが非常に楽になりました。手書きの時代は、1人ひとりの定期区間のリストを経理が目視で確認し、路線図ソフトで運賃を調べて計算していましたから。

また弊社はグループ会社が3つあるのですが、経理は1部署で3社分を担当しています。もちろん会社別の経費精算がマストですが、部門コードの設定を工夫することで、集計が非常に楽になったのは大きなメリットでした。

今後「楽楽精算」とコーポレートカードの連携も導入するとお聞きしましたが、そちらの進捗はいかがでしょうか？

そうですね。今ちょうど「楽楽精算」とクレジットカード会社の設定を待っているところです。コーポレートカードは社内で10人程に渡しています。現時点では領収書を紙で提出してもらっていますが、導入後はシステム上で完結できるように改善していきたいと考えています。カードの使用目的は備品購入や旅費の支払い、ネットで購入できる仕入れ商品やアドビソフト購入の立て替えなど様々です。「楽楽精算」にコーポレートカード機能が組み込まれたら、申請者で1日、経理で半日程度の時間短縮がさらに実現する見込みです。

「楽楽精算」は導入して間違いない、おすすめのツール

最後に「楽楽精算」の導入を検討している他社の経理担当者へ、メッセージをいただけますか？

経理として目指すべきは時短と効率化、正確性だと考えていますが、それらをすべて担保できるのが経費精算システムです。その中でも「楽楽精算」は大変使いやすいシステムだと思いますので、導入して損はまったくありません。急いででも、ぜひ導入を検討してほしいと思います。