交通費・経費精算システムで業務削減実現事例

紙での運用や手入力に時間がかかり、月次決算業務を圧迫

御社について簡単にご紹介いただけますでしょうか

アウトドアウェアの輸入。販売をしております。

「楽楽精算」ご導入前の精算フローを教えていただけますでしょうか

導入前は経費精算業務をすべて手作業で行っておりました。申請者がデータをExcelで作成したものを紙に印刷し、それを上長に提出。上長が承認した後に、それを経理に提出していました。経理側はそのデータをもとに集計をし、会計システムに取り込むためのCSVフォーマットに、仕訳を手作業で入力しておりました。

経費精算で課題に感じていたことを教えていただけますでしょうか

経費精算にかかる業務の時間とコストが大きかったことです。
従業員から経費精算される伝票は、月末ギリギリに出されるものが多く、月に2回の精算の締切日があっても、月次決算期間に精算伝票が集中する傾向がありました。また、ビジネス取引が集中する時期は、経費精算件数も多くなり、経理側での手作業による集計、仕訳データの作成に時間がかかり、月次決算業務を圧迫する要因となっていました。

手作業がなくなり大幅に業務を削減。企業規模拡大後も経理の人数はそのままで月次決算が完了

「楽楽精算」のご導入に至った背景を教えていただけますでしょうか

会社の規模が大きくなる中で、経理の人数を増やさずに月次決算を終えるためには、どうしても業務を効率化する必要があったからです。抜本的に業務のやり方を効率化するためには、経費精算システムを導入するしかないという結論に達しました。

ご導入後の効果について教えていただけますでしょうか

「楽楽精算」ですと、仕訳が自動的に作成されるので、従来の手作業での仕訳作成がなくなり、業務量は大幅に減少しました。
申請者の入力サポートおよびデータ管理など利便性が向上し、会社全体として経費精算業務の効率化は達成できました。今後、売上が増えても、それに対応できるぐらいの体制がとれたと思います。
「楽楽精算」導入から2年がたち、会社全体でおよそ100人、従業員数が増えておりますが、経理部の人数は当時と変わらず、月次決算業務を完了することができております。