「楽楽精算」で情報管理、ペーパーレス化に成功した事例

事業拡大に伴い、増える作業者と管理工数

「楽楽精算」の導入を検討いただいたきっかけを教えてください。

近年の事業規模拡大によって、従業員が増え、毎週の精算件数が100～200件程度発生するようになりました。各拠点で小口現金を設置しておらず、精算業務は本社一括管理なので、多くの精算が本社に集約されます。この非常に多い件数の精算を毎週紙ベースでやり取りをしているとやり取りの工数も多くなりますし、書類の紛失リスクも大きくなります。これらの問題を解決するために経費精算システムの導入を検討し始めました。

「楽楽精算」を選んだ理由は総合的に費用対効果が高いと判断したから、そして、旅費精算の機能が他と比較して使いやすかったからです。精算時に定期区間を除いたり、乗換案内サービスと連携していて、駅名を選択するだけで精算区間が選べたりと機能的、ビジュアル的にわかりやすかったのがよかったですね。

経費を可視化し、精算の情報を一元管理

「楽楽精算」を入れてどのような業務が改善されましたか？

「楽楽精算」を入れることで全国にある拠点の経費精算情報をデータベースとしてまとめられるようになったのはよかったです。経費情報を管理することで、旅費の分析や、経費から誰が何をしているのかということが把握しやすくなりました。

また、当社では「楽楽精算」のワークフロー機能を利用しています。この機能で紙の回覧が必要だった社内承認処理や、総務人事系の処理のフローを50個ほど作成しています。紙書類を回覧しての承認処理がなくなったのでペーパーレス化が促進され、さらに情報の一元管理がより前進しました。
決裁基準に該当しない簡単な情報のやり取りについてもワークフロー化を進めており、従来メールでやり取りしていたこともワークフローにすることで業務効率化に貢献しています。
ワークフローはよく使う機能なので、まだまだ改善してほしい部分も多々あると感じていますが、便利に使っています。

「楽楽精算」のワークフロー機能の詳細はこちら

ワークフロー機能を利用して、テレワークにもスムーズに移行

ワークフロー機能をテレワークにもご活用いただいたとお聞きしております。

そうですね、ワークフロー機能があったおかげでテレワークへの移行もスムーズでした。もともとペーパーレス化を目指して、2020年4月に「楽楽精算」のワークフロー機能を社内で公開しようと動いていました。そこに緊急事態宣言がたまたま重なったので、そのままワークフロー機能の運用を開始する形でテレワークに入りました。

大阪の本社のほぼ全員がスムーズにテレワークに移行できたのはワークフロー機能があったからという面があります。その他にも旅費や経費の精算だけに関していえば、ファイル添付機能を利用することで、原本がなくても証憑が確認できたのでそれぞれがテレワークしていても滞りなく申請と承認ができました。

「楽楽精算」導入で経理作業担当者のさまざまな業務が効率化

その他、経理業務担当者様のお役に立てたことはありますか？

経理担当者は非常に業務が楽になりました。例えば、振込時に毎週50～60人に振込の連絡をしていたのを一括で送ることができるようになったり、仕訳も自動で吐き出せたりするので従来の紙やエクセルでやっているときより効率化できました。承認処理のところではもっと便利に使えるようになってほしいという部分もありますが、実務者は楽になったかと思います。他にも交際費は金額によらずに紙ベースで総務部長に報告をしていたのですが、「楽楽精算」で入力しておけばエクセルで落として簡単に提出することができるようになったのも「楽楽精算」導入の効果が現れたところです。

変化は手間がかかる、しかし勇気を持って一歩踏み出す価値あり

最後にまだシステム導入をしていない経理担当者のみなさまへメッセージをお願いします。

実務は細かな工数の塊です。今まで何か作業を始めるときにファイルを探していたり、メールの中から該当通信を探す時間、各種申請の承認待ち時間などの工数が大きく削減されたことで業務効率は向上したと感じています。
特に本年度は偶然にもコロナ禍と導入が重なりましたが、楽楽精算の導入により在宅勤務の対応などをスムーズに行うことができました。