グループ会社内での経費精算システム統一実現事例

グループ各社で経費精算方法はバラバラ。加工・集計作業に時間がかかっていた

「楽楽精算」の導入をご検討されたきっかけをお教えいただけますでしょうか。

私たちバンダイナムコグループでは、人事・総務・情報システム・経理財務の各業務を集約して行う、いわゆる「シェアードサービス」の形を取っています。
経費精算業務は経理財務業務の一部として行っておりますが、その業務は以前からシステムで行っていた会社もあれば、エクセルを使用していた会社もあり、グループ各社異なる方法で処理していたため、作業が一本化されておらず、精算業務に時間がかかっていました。
また、経理財務部ではグループ各社の経費精算データを集約し、分析資料にまとめています。グループ各社から経費精算データの一覧表を回収し、ミスが無いか、漏れが無いかを確認する作業、分析資料作成のための集計作業に、とても手間がかかっていました。
このような、シェアードサービスとしてのメリットを享受できていない状況を改善するために、「楽楽精算」の一斉導入を検討しました。

10日以上かかった経費精算分析レポート作業が1日で完了！RPA活用で分析も効率化

「楽楽精算」の便利な機能や、導入効果などを教えていただけますでしょうか。

経費精算の8割近くを占める交通費精算においては、ジョルダンを使用した乗換路線の検索や、定期区間の自動控除、交通系ICカードの取込み機能が備わっていて、申請者から交通費の精算が楽になったと好評です。申請者だけでなく、経理財務部での確認作業もとても楽になりました。
経費精算のデータ集約・分析の作業においては、「楽楽精算」導入に際して、分析に必須となる申請画面や項目、マスタを各社統一したことにより、「楽楽精算」を導入した会社の経費精算データの抽出・確認作業がほぼ無くなりました。さらに集計作業は、各社のデータ形式が揃いRPAやBIツールを組み合わせて活用することが可能となり、大幅に時間を削減する事が出来ました。結果として、経費精算分析レポート作業に10日以上かかっていたところが、1日で終わるようになっています。
その他にも、「楽楽精算」導入に際して、各社の社内規程で定められた出張精算に使用する為替レートを統一することで、業務を単純化し、「楽楽精算」を導入した会社の為替レート登録作業は全てRPAに任せる事ができ、今まで各社別で行っていた為替レートの登録作業は完全に無くなりました。

グループ横断で、安く・早く導入するなら「楽楽精算」が一番

数ある交通費・経費精算システムの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか。

「楽楽精算」はリーズナブルな価格にもかかわらず、私たちの要望に沿ったカスタマイズが無料で可能なこと、早期導入が可能なことがシステム選定の決め手となりました。各社毎に必要なカスタマイズが可能な上に、早期導入が出来る事は、各社へ提案する上で大きなメリットになります。
グループ各社への導入は2020年2月までで18社完了しております。知名度のある「楽楽精算」だからこそ利用者の理解が得やすく、どの企業でも大きな問題なく「楽楽精算」の運用を開始できています。
弊社のようにグループ会社が多い企業は経費精算システムをグループ全体で統一することで、経費精算業務の集約が圧倒的に楽になり、素早く精算状況を把握できるようになると思います。
グループ間の異動があった際にも、同じシステムを使っているので申請方法を変える必要がない点もメリットであると感じています。グループ全体の経費精算を統一したいと考えている企業には、必要な機能も備わっていて、安く・早く導入を進められる「楽楽精算」の導入をおすすめしたいです。

操作方法をサポートしてくれて安心

導入時や導入後のサポート体制はいかがでしょうか。

「楽楽精算」を導入する前に、営業の方には承認フローの設定方法や、人事マスタ更新作業についてなど、「楽楽精算」の仕様を細かく説明いただきました。
また実際に運用していく中で、問題が発生した際にも、随時サポートいただきました。現在もメールを中心に、仕様についての質問をしています。
こちらから出した要望の一部は、バージョンアップを通して、システム反映してくれることがあり、大変助かりました。
弊社側での業務フロー見直しも引き続き必要ですが、仕様面について、随時サポートいただけることから、現在もスムーズにグループ会社への導入を進められています。