「楽楽精算」の導入でノンコア業務→コア業務へのシフトに成功した事例

ノンコア業務の経費精算にかかる時間を削減しコア業務に集中する環境へ

どのようなきっかけで経費精算システムの利用を検討し始めたのでしょうか？

きっかけとしては、毎月末に紙で実施している煩雑な経費精算の作業をシステム導入によって解消し、経費精算にかける作業時間を出来る限り減らしたいと考えたためです。
弊社では会社全体の売上につながる業務をコア業務/売上には直結しないが会社として必要な業務をノンコア業務と位置付けています。売上を左右する会社運営の意思決定など、出来る限りコアな業務に時間を使うため、ノンコア業務の一つである経費精算の業務負荷の削減と効率化を図ることでコア業務に集中し、会社として生産性を高められると考えシステム導入の検討を開始しました。
主にシステム導入前に抱えていた課題としては、交通費など、少額ながら精算頻度が高いものをエクセルで管理していたことです。領収書を集めて確認するという作業が都度発生しており、それが大きな手間となっていました。

さまざまな機能が備わっており、企業としても信頼できた

多くの経費精算システムがある中、「楽楽精算」を選んでいただいたのはなぜでしょうか？

経費精算システムの導入にあたって、「楽楽精算」も含めて全部で10社の中から製品選定を実施したのですが、選定する上で当社が必要としていた項目を洗い出し、要件一覧としてシステムの提供各社に送付しました。回答してもらったものを元に点数をつけたところ、その中で最も評価が高かったのが「楽楽精算」だったのです。

まず、「楽楽精算」には当社が必要としている機能が十分に備わっていました。当社が求めていた経費精算システムの前提条件は、電子帳簿保存法に対応している、多言語に対応している、会計システムとの連携やFBデータ（全銀協対応の振込データ）の出力ができる、シングルサインオンに対応している、などの機能が揃っていることでした。「楽楽精算」にはそれら全ての機能が付いています。

さらに、売上高と導入社数が一定水準を満たしていたのも「楽楽精算」を採用した理由の一つです。サービスの規模が一定以上でない場合、導入してからサービス提供が中止されてしまう懸念があるので、これから長く製品が使える可能性が高いという意味で、売上高や導入社数が一定規模である安心感も当社としては大きな選定ポイントでした。

拡張性を見越した「楽楽精算」の活用！OCR機能でフルリモート対応も

「楽楽精算」には多くの機能がありますが、中でもお役に立てている機能はありますか？

まず一つは経費・交際費・交通費の精算機能があげられます。各経費は現在月に100件程度発生しており、精算頻度が最も高く課題に感じていました。今はまだ従業員数が10名程度なのでこの件数ですが、これから従業員数が増えてくるとますます経費精算が大きな負担になります。例えば領収書のチェックを必要とする申請業務が、毎月50人、1人あたり2.5時間程度発生していると仮定します。それを2,000円程度の時給で置き換えると年間でもかなりの金額を無駄にしていることになります。OCRの領収書読み取り機能を活用することで、各経費の金額を入力する作業を削減し、それにより、誤入力・値チェック・修正の作業が減り、業務を大幅に効率化する事が出来ました。「楽楽精算」の利用で効率化して削減できている点で、非常に役立っていると感じています。

「楽楽精算」交通費精算機能の詳細はこちら

実は当社が最も使いたいと考えている機能がクレジットカードのデータ連携です。個人口座引き落としの法人カードを従業員に貸与し、業務上の経費はすべて法人カード決済にすることで、不正な経費や入力ミスを完全に無くすことを目指しています。従業員が使用した経費の金額と利用先が正確に把握できるため、証跡としての領収書や明細など原本収集が金額によっては不要になります。これにより、手入力を極力削減し、不正やミスが起こりにくくなる環境を整えることが可能になります。さらには原本の収集業務を削減することが出来るので、この点でも「楽楽精算」は非常に魅力的だと感じています。

「楽楽精算」クレジットカード連携機能の詳細はこちら

昨今の状況において、テレワークなどには「楽楽精算」をご活用いただきましたか？

そうですね。テレワークにも「楽楽精算」を活用しています。当社では基本的にフルリモートによる業務を採用中です。前述のOCR機能を用いてデータはすべて「楽楽精算」に集約し、精算業務を行なっています。従業員には経費の金額に応じて原本を郵送で提出してもらい、その整理のため1日だけ経理担当が出社していますが、その他はリモートという運用ができています。

また、現在当社では電子帳簿保存法での運用を導入しようと準備中です。
申請書が必要な業務など、制度の理解をするまでに非常に苦労しましたが、国税庁のホームページで情報収集をしながら、運用開始を目指して進めています。
電子帳簿保存法の法要件ではキャッシュレス決済での領収書や請求書が不要になるので、さらに無駄な時間が無くなり、より付加価値の高い業務へ集中できるようになっていくのではないかと考えています。

「楽楽精算」電子帳簿保存法対応機能の詳細はこちら

サポートなしでの導入に成功も、サポートの費用対効果の高さを実感

今回「楽楽精算」の導入ではサポート利用がほとんどなかったとお伺いしました。

はい、導入時はサポートの利用はほとんど行いませんでした。しかし、マニュアルサイトの技術文書が充実していたので、特に困ることなく導入が可能でした。また、サポート対応が必要なときに問い合わせを行うと1営業日程度で対応をしてくれたので、月次の利用料と対応を考えるとかなり充実したサポートだと感じました。ただ、「楽楽精算」管理者向けのサイトは少し文言が技術的な記述寄りで、難しい部分があったので、そこを業務担当者向けにわかりやすく表記いただけるとありがたいです。

導入だけなく運用もスムーズに移行、次の課題解決に迅速に着手

「楽楽精算」を導入して利用者の方からの評判はいかがでしょうか？

今までのエクセルによる経費精算がなくなりシステム化されてよかったという声が多いです。当社が行っている業務が物流や人事、会計などのシステムを導入するコンサルなので、そのあたりになれているせいかシステム導入後も質問が少なかったですね。「楽楽精算」の画面自体も見やすいので、ストレスなく申請者も利用ができています。

システムを導入することで目指すべきなのは「本業への回帰」

最後に経費精算システムをご検討中の企業様にメッセージをお願いします。

いたずらにシステムを導入し、業務が必ず改善するとは言えません。まず、会社の制度・規定があり、次点に業務があり、最後に業務を補助するためにシステムが存在します。昨今では、デジタルトランスフォーメーションといったキーワードが流行していますが、いたずらに業務のシステム化を検討する前に、現在の業務の課題点がどこにあるのか見直すことが必要です。
現行業務をそのままシステム化するだけでは、そこまで大きな工数の削減には繋がりません。より効率的な業務を目指す場合は、各社固有の業務改善ポイントを明確にし、業務の再構築を前提に製品を選定するというアプローチをお勧めです。
経理の大きな仕事は決算に向けて会計情報を正しく収集、整理することです。経理部門はバックオフィス業務なので、企業の直接的な利益につながる業務を行うことは少ないかと思います。そのため、いかに非生産的な業務を効率化して、本来の業務である財務部分を考えられるか、経営の意思決定に貢献できる仕事をより多くできるかということを考えるのがよいのではないでしょうか。