交通費・経費精算システムによる振込業務効率化事例

社員数・業務の増加で、振込での精算が大きな負担に

「楽楽精算」ご導入前の課題を教えていただけますでしょうか。

元々は紙と手入力で精算業務をしていました。例えば交通費精算では、申請者が紙の精算書にルートと運賃を記入し承認をもらった後、経理担当者が回ってきた精算書を見ながら仕訳作業と会計システムへの入力、振込データの作成をしていました。それぞれでチェックも行っていたので、かなりの作業時間が必要でした。
さらに、社員数や業務量の拡大に伴い、交通費・旅費・会議費関連の仕訳作業や精算振込数が増えており、経理部門の負荷が急激に膨れ上がっていく状況でした。
そのため、経理部門の業務負荷を軽減する仕組み作りが急務となり、また、同時に申請者の精算業務も効率化しようと、経理と申請者の両方を楽にすることを目的としたシステム化の検討を始めました。

申請者が「楽楽精算」のユーザビリティを高く評価し導入を決定！

数ある交通費・経費精算ソフトの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか。

最初に7社の経費精算システムを候補に挙げて情報収集を行い、次に経理部門で「機能・コスト・会社の信用度」でスコアリングし、評価が高い3社に絞りました。
その後、各社に経費精算システムのテスト環境を発行いただき、申請者が実際に操作した感想をヒアリングしながら、目的を達成できるシステムを検討しました。最終的に「思っていた以上に使いやすかった」「交通費精算がとても楽にできた」との声を多く獲得した、「楽楽精算」を選びました。申請者は、「楽楽精算」のユーザビリティを高く評価したようです。

振込用のFBデータ作成が1時間→10分に！データ作成効率化に大きな効果が

「楽楽精算」ご導入後に感じた効果を教えていただけますでしょうか。

「楽楽精算」の導入により、目的としていた経理部門の負荷軽減と申請者の精算業務効率化が図れました。
経理部門は、申請データから仕訳を自動生成する機能や会計システムへの連携機能、振込用のFBデータ出力機能により業務量を軽減できました。また、一つの申請データもとに、それぞれの機能がデータを作成しますので、データ間の照合作業も不要となりました。
FBデータ出力機能は特に効果が大きかったです。弊社は月に3回の振込を行っていますが、チェックまで含めると1回あたり1時程間かかっていたのが、「楽楽精算」導入後は10分となり、振込業務の時間が1/6に効率化できました。
申請者にとっても、交通系ICカード読取で精算処理時間が短縮でき、過去の申請内容を再利用する機能なども使えて、精算の手間が減ったと聞いています。

アイコン表示で楽にチェックできるだけでなく、不正牽制にも効果を発揮

「楽楽精算」の便利な機能を教えていただけますでしょうか。

交通系ICカードの読取機能と過去の申請内容の再利用が好評です。
申請者にとっては、入力の手間が省けるメリットが大きいですが、経理部門にとっても、精算額のチェックの際に、交通系ICカードの履歴を利用した申請データは「IC」のアイコンが、最安値額には「安」のアイコンが表示され、適切な申請金額かが一目で分かり、チェックが楽になると同時に、不正牽制にもなっていると感じています。
また、設定の自由度が大きく、弊社に合った画面レイアウトや仕訳項目にカスタマイズできるのも良いです。導入時に色々とサポートいただきながら初期設定を行い、導入後も大きなトラブル無く運用を続けています。