「楽楽精算」へ切り替えて働き方改革とペーパーレス化に成功した事例

経理も営業も課題があった既存システムから「楽楽精算」への切り替え

「楽楽精算」導入前もシステムをご利用でしたが、切り替えのきっかけはありましたか？

会社全体で業務改善活動が行われており、その一環で経理からは経費精算システムの切り替えを提案しました。経理が処理しなければならない社内からの申請が多く、特に月末、月初には非常に多くの申請について内容確認や修正の対応をするなど、時間が無駄になっているという課題がありました。
経理の運用面だけではなく、以前使っていた会計システム自体にも課題がありました。例えば精算する社員は自ら勘定科目を判断しなくてはならなかったり、交通費の起点や終点は手入力の必要があったり、定期区間も控除されなかったりと既存システムの運用だと申請にも非常に大きな手間がかかっていました。精算を行う件数が多い営業社員もこれを煩わしいと考えており、本来の業務で多忙であるにもかかわらず精算に時間を取られてしまっているという状態でした。さらに、既存システムでは社内でしか精算申請、上司承認ができず、営業社員にとって無駄の多いシステムだったため、切り替えの検討を開始しました。

経理が扱う経費精算システムに特化した製品の強み

多くの課題がある中で「楽楽精算」を導入いただいたポイントはどのようなものでしょうか？

導入時にかかる初期費用や月々の費用が安価である事、出張手当を自動で算出する機能の自由度、またクレジットカード連携など多くの機能が用意されており、会社の必要に応じて最適な機能を選択して利用できるのはよかったです。

さらに、機能面ではないのですが、主として経費精算システムを専門に扱っている企業ということで、ユーザーニーズがよく組み込まれた実務者目線の「痒い所に手が届く」システムだと感じたことも「楽楽精算」を選んだ大きな理由です。

例えば先程の法人カード連携について、カード利用分を手入力することもできますし、連携カードの利用明細を「楽楽精算」に自動で読み込んで、そのまま申請に利用することもできます。
連携カードの明細を自動で読み込んだものはクレジットカード会社からの第三者データを利用しており、申請者が任意で金額などを変更できないので、基本的に経理のチェックは不要になります。仮に手入力で申請された場合、チェックが必要なことが明確にわかるアイコンが「楽楽精算」上に表示されるので、全体的に確認などの運用を楽にできるのも高評価でした。

「楽楽精算」の利用で働き方改革を実践！ 旧時代の働き方からの脱出

当初の目的だった業務改善は「楽楽精算」を導入してから何か変化しましたか？

業務改善は非常に大きく前進しました。まず、精算申請の中で最も多い交通費精算が非常に楽になりました。ICカードから情報を読み込んでシステムに自動で入力されるので、今まで手作業で起点終点を入れていたころと比べると、申請時間がかなり削減されています。その削減された時間で本来集中するべき営業の業務に当てられるので営業社員は大きなメリットを感じています。

「楽楽精算」がクラウド型の経費精算システムというのも営業がメリットを感じている部分です。社内にいなければできなかった経費精算業務をいつでもどこでもできるようになったので、わざわざ経費精算のために帰社する必要がなくなりました。ICカードからの自動入力も、社外から経費精算ができることも、営業社員が多ければ多いほど業務時間削減効果が大きく感じられると思います。会社単位は勿論ですが事業所単位でも導入する事が可能ですので、営業の人数が多い支店、営業所から始める事も可能です。

「楽楽精算」交通費精算機能の詳細はこちら

経理担当の方が感じる「楽楽精算」のメリットにはどのようなものがありましたか？

残業時間も減り、課員の負担が軽減されました。
これは会社の規模にも関係しているのですが、大企業ですと恐らく精算業務だけで月間数千件、年間で数万件の申請が行われます。これらの膨大な申請をシステムの機能を使って効率化できるのは、「働き方改革」の中で会社としても大きなメリットがあると思います。クレジットカード連携機能を使うことで、「チェックのためのチェック」も必要なくなり確認工数が大きく削減されています。これだけでも時間とコストのメリットが大きく、今となってはシステムを導入しなかった理由が全く思いつきません。

また、経理業務の中でのメリットでいうと、出納業務をなくせたことはありがたかったです。
「楽楽精算」のシステム上で精算業務を支払い迄一貫して対応してしまうので、仮払いなどがなくなりました。現金でのやりとりはミスが起こりやすいと感じていたので、それがなくなったのは安心ですね。今では当社の勘定科目には「現金」の残高なく、社内での現金精算を廃止したといえる状態まで運用ができています。

「楽楽精算」クレジットカード連携機能の詳細はこちら

緊急事態宣言を乗り越えたことで、社内のペーパーレス化にも進展

緊急事態宣言下、またその後において業務環境に変化はありましたか？

緊急事態宣言が発令された時点で社内にテレワークを実施するような体制が整っていませんでしたが、発令を受けて全社でテレワークを実施する事とし、営業はほとんどが在宅で業務を行っていました。その中で、経費精算についても「楽楽精算」を使って証憑をPDF化して申請する方法に変更しました。宣言が解除された後もその体制が維持されているため、結果的にペーパーレス化を整えることができました。

「使い慣れたものを変える」難しさは「楽楽精算」営業と協力して払拭

導入調整が大変だったと伺いましたが、「楽楽精算」営業やサポートの対応はいかがでしたか？

私は当社（トーラク株式会社）だけでなく、今は資本関係が変わってしまいましたが、親会社の「楽楽精算」導入についても携わりました。
トーラク株式会社では従業員数がそこまで多くないため、比較的スムーズに導入が進みました。しかし、親会社の方は数千人規模の導入なので調整に1年近くかかりました。会社が大きかったり、歴史がある企業だったりすると、社内調整や既存のものから新しいシステムに変えることに抵抗が大きく、社内の反発も大きいものです。
しかし、「楽楽精算」の営業担当は長期にわたって丁寧に調整対応してくださり、人数規模が大きな企業ならではの難しい質問にもきちんと回答してくださいました。初めてシステム化するので、初期導入でやや手こずったり、社内からの質問も多かったりしたのですが、営業・サポート担当の方が細やかに対応してくださったので、期間内に運用までたどり着くことができました。
運用が始まってからは社内で勉強会を開いたり、イントラネットで機能案内などを行ったりして徐々にシステムに慣れてもらいました。不満の声もだんだん小さくなっていき、気づけば「交通系ICカード連携はすごく便利だ」という声に代わっていました。

小さく始めて大きく効果を感じられる経費精算システムが「楽楽精算」

現在「楽楽精算」の導入を検討している企業様に何かメッセージをお願いします。

迷っているならとりあえず導入することをおすすめします。最初から大きく展開することを考えず例えば支店、営業所等小さな単位で始めてみてはいかがでしょうか。間接部門のBPRは足元にある小さな疑問を解決し、日々改善を積み重ねるだけでも非常に大きな効果を得られると思います。小さな単位で得られた効果を検証しながら横展開を進め最終的に大きくなった効果を経営陣に伝えることが重要だと思いますね。経費精算というニッチな領域ですが、目に見える形で確実に大きな効果がありますので経営陣も納得せざるを得ないでしょう。
「働き方改革」や新型ウィルスの流行など、昨今の企業が抱える課題は非常に大きく、影響が甚大なものばかりです。そういった状況下で、経費精算にかけている時間とコストを見直したときに必然的に変化を起こさないといけません。オフィスのあり方が見直される今、例えば経費精算のためだけに時間をかけて出社しているような状況は直ぐに見直してもいいのではないかと思います。「楽楽精算」導入後の当社では「なんでもっと早くやらなかったんだろう」と考えているくらいなので、先ずは「ラクス」の営業の方の話をお聞きする事をお勧めしたいです。