社内の経費精算方法が統一され、振込回数を2分の1に削減した事例

社内で申請方法を統一するため「楽楽精算」を導入

「楽楽精算」導入前の背景と導入検討のきっかけを教えてください。

「楽楽精算」の導入を検討した一番の目的は、すべての経費申請・精算システムを社内で統一化することでした。

弊社は1,300名の従業員がおりますが、導入前は部署によって交通費精算の方法がバラバラの状況でした。例えば、ある部署では他社の経費精算システムを使用し、経理部へ交通費申請を提出。またある部署では、エクセル入力したデータを紙で印刷し、上長の承認を経て、経理部へ交通費を申請するといった具合です。

また出張申請や定期申請に関しては、すべての部署で会社独自の申請システムを活用していました。そのため経理担当者は、申請内容や部署によって毎回異なる申請方法に対応している状況でした。さらに以前は申請日も統一されておらず、バラバラのタイミングで申請が送られてくるため、対応する経理担当者にとって大きな負担となっていました。

「すべての経費精算システムを全社で統一したい」「経費の申請と精算を1つのシステムで管理したい」という思いから、親会社が使用していた経緯もあり「楽楽精算」の導入に至りました。

「楽楽精算」の導入にあたり、稟議を通す上で大変だったことはありませんでしたか？

稟議は比較的スムーズに通りました。というのも、昨年の6月頃からコロナの影響により、社内でDX（デジタルトランスフォーメーション）推進の流れがあったためです。またテレワークでの働き方が主軸になったこともあり、社内の「業務改善」の一貫として、経費精算システムの導入は問題なく承認されました。

「楽楽精算」の導入で月に2回の支払日が1回になり、工数の削減に

「楽楽精算」を導入することで、経費精算にかかる時間はどの程度短縮されましたか？

導入以前は、社員の経費申請日も統一されていませんでした。また経理部から社員への支払日も、2営業日までなら15日支払い、それ以降なら25日支払いというように、1ヵ月に2度の支払日を設けていました。

「楽楽精算」の導入後は、申請の締日・社員への振込みともに「月に1回」というルール改善を実施。そのため経理担当者は、これまでバラバラだった申請への対応や、1ヵ月に2回あった支払日へ対応が1回に減った分、工数を大幅に削減することができました。

設定しやすく、会計ソフトと連携できた点が「楽楽精算」導入の決め手

「楽楽精算」を導入いただく際、楽楽精算と4社ほど比較されたとお聞きしましたが、どういった点をポイントに検討されていましたか？

まずは、設定のしやすさです。精算システムのデータベース構築から、すべて自分たちで行うため、システム操作のわかりやすさは重要でした。また使用するユーザー目線でも、わかりやすいレイアウトであるかを重視しました。

あとは経費申請と経費精算の、両機能を備えているかどうか。かつ出張精算など以前は別のシステムを使用していましたが、交通費精算などと同一システムで管理できることが必須条件でした。
親会社より「グループ会社で経費精算システムを統一したい」という要望もあり、システムの使いやすさや利便性を踏まえた上で、最終的に「楽楽精算」を選びました。

会計ソフトとの連携も問題なくできていますか？

そうですね。弊社で使っていた会計ソフトが「楽楽精算」と非常に相性が良かったので、スムーズに連携の移行ができました。

以前の紙ベースだったときは会計ソフトの情報を紙で出力し、照合するなどの手間がかかっていました。今はシステム上でまとめて処理できるため、手入力による計算ミスや作業工数が大幅に減ったと経理担当者からも好評です。

システムの調整は社内で対応！苦戦することなく構築完了

「楽楽精算」を導入し、運用するまでの経緯について教えて下さい。

システムのデータベース構築から運用を開始するまでは、私ともう1名の2名体制で行いました。使用方法のマニュアルを作成し、システムの設定後に経理担当者へ引き継ぎました。
また経理部へ「楽楽精算」を納品した後も、現場からの要望でシステムの微調整を実施しました。たとえば当初は申請のルートを、直属の上司から部長、本部長の順で設定していました。しかし「本部長が忙しいと、承認に時間がかかってしまう」などの声があがったため、承認ルートの設定を変更しました。

システムの調整はマニュアルを見ながら進めることもありましたが、貴社のサポート担当にメールで質問する機会も多かったです。返信も早く、説明も丁寧でわかりやすかったので大変助かりました。

システム導入に関わった他部署の方との連携・日程調整など、大変ではありませんでしたか？

むしろスムーズに進められたかと思います。データベース構築自体は私ともう1名で行ったので、日程調整は問題ありませんでした。またシステム設定の合間で経理担当者に合流してもらい「ここの設定はどうしたらいいかな？」など相談もしていましたが、時間の調整に苦戦することも特にありませんでした。

導入当初は批判的だった社員も、徐々に懸念が払拭され「楽楽精算」を問題なく活用

「楽楽精算」の導入に対し、申請者の方から反対意見などはありませんでしたか？

紙の申請に慣れていた社員の中には、システムの導入に抵抗感を抱く者もいました。また「承認フローをシステム化することで、逆に時間がかかるのでは？」という懸念もあがりました。

しかし実際に運用をはじめてみると、社員らの懸念も徐々に払拭されたようです。各部署で「申請をあげたので、承認をお願いします」と、口頭でやり取りしているためなのか「申請から上長の承認まで」の工程がとてもスムーズになりました。また「承認マニュアル」を配布し、各上長に「早めの承認」をアナウンスした効果もあると思います。

「未承認の申請が溜まり、次月の振り込みに繰り越してしまう」などの問題も、現時点ではまったく発生していません。

プロジェクトコードごとの区別が可能な点や、レイアウトの見やすさが魅力的

「楽楽精算」で、特に役に立っている機能は何ですか？

プロジェクトコードごとの原価・販管費の区別が付けられる点と出張申請がスムーズに行える点は、特に便利だと感じています。弊社はBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）のアウトソースを生業にしており、営業以外の正社員もクライアント先に常駐する機会が多いため、出張の頻度は比較的多めです。

またプロジェクトコードごとでの紐付けや、原価と販管費を細かくわけてシステムを設定することで、部署ごとの原価や販管費を各上長がわかりやすいよう設定できています。

「楽楽精算」でおすすめのポイントは、どういったところでしょうか？

まずはレイアウトが非常に見やすい点です。比較になってしまうのですが、以前使用していた他社の製品と比べると、システム画面がわかりやすく設定や操作がしやすいと感じます。

あとは各自の定期区間が設定でき、自動で運賃を算出できる「定期区間除外機能」は便利です。「楽楽精算」の交通費申請を導入し、全社員に定期区間の設定を義務付けたことで、経理担当者が手打ちで運賃を計算する手間も省け、計算ミスも大幅に減らすことができました。

「楽楽精算」の交通費精算機能の詳細はこちら

「楽楽精算」営業・サポート担当の迅速丁寧な対応でスムーズに進行

「楽楽精算」の導入にあたり、弊社の営業担当・サポート対応はいかがでしたか？

まず担当の営業の方には、とても親切丁寧に対応いただきました。導入にあたり色々と相談しやすかったです。またサポート担当の方々は、非常に返信が早く助かりました。緊急で知りたいことや、私が即答できない疑問が発生した際、メールで質問すると丁寧な返事を迅速にいただけました。社員からの質問に返答する際も社員を待たせず回答でき、システム設定もスムーズに進められた点はありがたかったです。

その他に、弊社のサポートで活用いただいたものはありますか？

社内に配布したマニュアルの作成時に「楽楽精算」のフォーマットを使わせていただきました。一から作ると工数がかかり大変だったと思うので、ひな形を用意してもらえたのは助かりました。

「楽楽精算」は申請者と経理担当者、双方の負担軽減と業務効率化につながるツール

最後に「楽楽精算」の導入を検討している他社の経理担当者へ、メッセージをいただけますか？

「楽楽精算」を導入したことで、紙の時代に生じていた無駄な工数を大幅にカットできました。また頻繁に使う機能はお気に入り登録できるため、入力の手間が割愛されるなど、以前使用していたシステムにはない便利な機能も備わっています。マニュアル作成時のひな形も便利でした。

申請者側も処理する経理担当者側もストレスが軽減され、大幅な業務効率につながります。費用対効果が非常に高いため、導入をおすすめします。