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交通費・経費精算システムの英語対応事例

外資系企業にもオススメ!自社の運用に合わせたシステム活用で外国人社員でも不満なく使用出来る経費精算システム「楽楽精算」

オックスフォード・インストゥルメンツ株式会社

オックスフォード・インストゥルメンツ株式会社様は、超電導マグネット、低温機器、化合物半導体製造装置、電子顕微鏡用分析装置など技術の専門メーカーとしての豊富な経験と技術を活かし、科学技術、産業技術、化学分析分野において本格的に事業を展開されています。
同社では、「出張費精算の効率化」「外国人社員でも使用出来るシステム運用」を目的として2011年10月から「楽楽精算」を導入いただいております。

会社名 オックスフォード・インストゥルメンツ株式会社
事業内容 科学研究機器、半導体プロセス装置、分析機器の輸入販売・保守
従業員数 約80名 (2019年4月4日現在)
導入時期 2011年10月
URL https://www.oxinst.jp/

毎週のように積み重なる出張精算業務が負担になっていた・・・

「楽楽精算」の導入をご検討されたきっかけをお教えいただけますでしょうか。

当社のエンジニア、営業は毎週のように出張があり、以前から出張精算、経費精算は紙、Excelでの運用を行っていました。その場合、出張費は全て申請者がExcelに入力、紙に出力したものを承認者が確認、その後、経理が一から仕訳作業をするため、非常に時間と手間が掛かっていました。経理財務部として精算業務をもっと効率化できないか、と感じ始めていたところ、全社的に業務改善プロジェクトが立ち上がることになり、経費精算システムを検討し始めました。

機能面や操作性は他部署からも好評!

数ある交通費・経費精算システムの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか。

とにかく紙、Excelでの運用に限界課題を感じていたため、経費精算ツールを探し始めた当初からクラウド型のものをいくつか比較、検討しておりました。
その中でも「楽楽精算」は、直感的に入力がしやすいといった使いやすさの面と、仕訳項目の設定などのカスタマイズがしやすい、といった点が非常に魅力的でした。
その点においては経理財務部門のトップはもちろん、経理財務部ではない業務改善プロジェクトのリーダーからも好評価を得ることができました。
また、導入し始めた2011年頃、まだクラウド型の経費精算システムが主流でない時代に、導入社数の実績が多かったことも安心感につながりました。

経費精算に掛かる作業時間が半日から1.5時間にまで減少!

ご導入後の効果や、改善されたことを教えていただけますでしょうか。

以前は印刷された申請書や精算書と、領収書などの間違いがないか、経理でチェックし、仕訳して入力という作業に半日を費やしていましたが、「楽楽精算」導入後は、これら一連の作業が1.5時間程度で済むようになりました。

その後、コーポレートカード連携サービスを導入し、カードの履歴から“購入日”や“金額”などの必要情報を自動で「楽楽精算」に自動で取り込むことが出来るので、取り込んだ利用明細の情報をそのまま使って経費精算が行うことが出来るようになりました。これにより入力する時間が削減され、入力ミスもなくなりました。
コーポレートカードを使用するようになってから、仮払いや現金の取り扱いも廃止でき、以前は社員への振込を月2回行っていましたが、今では1回で済んでいます。

外資系企業では必須!英語表記に対応

「楽楽精算」のその他の効果を教えていただけますでしょうか。

当社は親会社がイギリスにある外資系企業のため、外国人社員もおりますし、新規システムを運用し始めるとなると親会社である本社の承認を得なければなりません。
その点「楽楽精算」は英語表記にも対応しているので、日本語の読み書きに不慣れな外国人社員でも使用が可能となりました。
また操作画面が英語表記になっていたことで導入決定権のある本社へ仕様の説明がしやすく、追加のオプション導入についても問題なく承認してもらうことが出来ました。

その他の良かった点として、「楽楽精算」では費用項目の細かい内訳の設定が可能なので、経費として使われた費用が本来会社として使うべき経費だったのか、という分析もより細密に出来るようになりました。
これらの情報は本社へ報告する重要事項に含まれており、英語表記に対応したことで、迅速なレポートができるようになりました。

長期的に安心して継続利用出来る「楽楽精算」

検討中企業にメッセージをお願いします。

前段でも述べましたが、当社のように外資系の企業においては、日本支社としての運用のしやすさを持ちながら英語表記に対応している「楽楽精算」は、全社員の利便性、本社への導入合意の得やすさがあり、また導入コストの面からも第一候補と言えるシステムだと思っています。

当社は2011年から「楽楽精算」を利用していますが、運用方法の改善を継続する事も必要ですので、困ったことがあればサポートチームが細やかに対応をしてくれ、機能面においても市場傾向に合わせたアップデートが施されるなど、長く利用できるシステムだと感じています。

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