基幹システムとの連携で経費精算の一元管理に成功した事例

煩雑だった経費精算フローを「楽楽精算」で一元管理！テレワーク中の対応も可能に

「楽楽精算」を導入するきっかけとなった背景・課題を教えてください。

導入前は、MicrosoftのInfoPathとExcelの2製品を用いて入力フォームを作成し、基幹システムへ連携させる方法で経費精算を行っていました。しかし、InfoPathの製品サポートが終了することになったため、それに伴い他製品への切り替えを検討する必要がありました。

また、今までの運用方法では入力方式として上記の2製品を使用していたため、申請内容によって入力方法やフローが煩雑であることが課題となっていました。
さらに、申請者はInfoPathとExcelに記入後、印刷して紙の状態で上司へ回付していたため、処理の進捗状況も分かりづらく処理期日を過ぎることも多々ある状況でした。

「楽楽精算」でどのように課題が解決されましたか？

「楽楽精算」導入後は、1つのシステムで全ての申請ができるようになったため、課題であった入力方法・フローの煩雑さを解消することができました。それに加え、外出先でも領収書をスマホで撮影するだけで申請フォームに添付できる「ファイル添付機能」を利用することにより、上長の手元に原本がない状態でも画面上での承認が可能になりました。その結果、上長承認は紙での承認を不要とすることができました。

最終的な経理担当の精算処理は領収書原本の回付が必要ですが、申請の通知がメールで行われるので漏れることなく精算処理が可能になり、申請から振込処理の完了までの時間が大幅に短くなりました。また、その削減された時間で本来の業務に集中できるようになっています。

現在当社ではテレワークを導入していますが、「楽楽精算」によってテレワーク中の精算処理も可能となり、大きな状況変化にも柔軟に対応できる体制が整えられたと感じています。

今までの運用を大きく変更することなく導入できる点が大きなポイント！

「楽楽精算」をお知りになったきっかけ、お選びいただいたポイントをお聞かせください。

他製品への切り替えを検討するにあたって、インターネットで「経費精算システム」の検索や総務部からの紹介などを受け、数社に問い合わせました。その中に「楽楽精算」も候補として入っており、実際に説明を受けて比較検討しました。

最終的に「楽楽精算」を選んだ大きなポイントは、設定の自由度が高く、現状の運用を大きく変更することがなく移行できることです。
「楽楽精算」と自社の基幹システムとの連携処理をするために、基幹システムの設定は自社でプログラムを変更する必要があったのですが、その他の運用で必要としていたことは「楽楽精算」の既存の機能内で設定することができました。
例えば、経費精算に関わる社内規定に沿って入力フォームのフォーマットを自由に作成したり、入力内容の自動チェックを可能な限り実施できたりすることなど、今までの運用を変えずに効率化することができています。
また、「楽楽精算」は自社のサーバーを必要としていないので、費用や運用変更の面で低コストでの導入が可能であること、そして最終承認する経理担当者の判断を軽減できる仕組みであることも選定のポイントでした。

「楽楽精算」の入力画面カスタマイズ機能の詳細はこちら

稟議を含め最終決定までの社内調整はスムーズに進みましたでしょうか？

導入に際し、特に支障なく社内稟議もスムーズに進みました。当社が考える各選定ポイントで他社も含めた比較表を作成したのですが、そのほとんどで「楽楽精算」が秀でていたため、明瞭に判断できたからだと思います。

「楽楽精算」営業・サポート担当の柔軟な対応で連携データ構築が実現

営業担当の対応や導入時・導入後のサポート対応はいかがでしたでしょうか。

営業担当の方には運用方法だけでなく、データの作成方法やそのための設定方法など多くのアイディアやアドバイスをいただきました。
実際の支払処理は「楽楽精算」の機能ではなく当社の基幹システム内で行うため、「楽楽精算」との連携を必要としていました。基幹システムの設定変更を最低限に抑えるために、「楽楽精算」上ではできるかぎり現行のフォーマットに寄せた連携用データを作成する必要があったのです。
営業の方には当社の運用説明会や検討会に何度もご参加いただき、当社の運用を理解した上で対応してくださったため、思い通りのデータを作成できました。
スムーズに設定作業を進めることができ大変感謝しております。

導入後もサポートセンターにて、実際の設定を見ながら問い合わせに対して柔軟に回答いただいていると感じます。今後も都度アップデートされていくと思いますが、当社のやりたいことが実現できることを期待しております。

更なる効率化に向け、電子帳簿保存法対応オプションも検討

「楽楽精算」で特に役立っている機能を教えて頂けますでしょうか。

先ほども話した通り、ファイル添付機能は便利に使っていますね。活用することによって、上長は領収書原本なしで「いつでも・どこでも」承認作業をすることができるようになりました。
ただし、承認作業にかかる手間は削減されましたが、最終的にはまだ領収書原本を経理担当まで回付する必要があるため、「電子帳簿保存法対応オプション」を検討したいです。
このオプションを導入することにより、テレワークをより推進できると考えています。

「楽楽精算」の電子帳簿保存法対応機能の詳細はこちら

従業員のために工夫を凝らして利用方法を周知

「楽楽精算」導入後の社内の反応はいかがでしたか？

導入後は利用方法について慣れないこともあり、問い合わせが多く寄せられました。
そのため、申請ごとに動画マニュアルも制作や社内SNSに掲示板を設立して質問を集約するなど、従業員が利用する上で困らないよう工夫しました。
また、導入時に想定していなかった仕様については設定で変更できる範囲ですぐに対応するよう心掛けました。
導入から3年が立ちますが、今では一度慣れれば使いやすいという声ももらえるようになっています。スマートフォン用のアプリもリリースされていますので、使用に向けて調整中です。より使いやすくなると確信しております。

導入前後の体制が重要！「楽楽精算」でローコスト・最適なシステム化を

「楽楽精算」をご利用になってみて、どのような企業におすすめできますか？

承認を紙で行っていることの課題や、出張や外出における旅程ルートのチェック効率化といった課題の解決であれば他社のシステムでも実施されていますが、川上の「楽楽精算」と川下の「基幹システム」との連携をスムーズに行い、検討範囲や開発コストを抑えたい企業には特におすすめです。

入力フォームの編集や連携用データの作成は大がかりな開発をする必要はなく、基本設定の範囲で対応可能なので各企業のニーズに合った経費精算のシステム化を実現できると思います。
テレワークが広がる中で精算業務の効率化を検討している企業はもちろん、他システムへの連携に不安を感じている企業にもぜひおすすめしたいです。

最後に、導入するシステムの仕組み自体が優れていることは当然のことですが、それ以外の部分で何より大切なのは導入するまでの体制です。社内プロジェクトメンバーや「楽楽精算」の営業・サポートの協力で、「決める・作る・周知する」のそれぞれの役割が噛み合っていたことがスムーズな導入に繋がったのだと実感しています。