自動仕訳・カスタマイズ機能でスムーズに導入をした事例

導入の背景、きっかけはなにかありましたか？

「楽楽精算」の導入を検討いただいたきっかけを教えて下さい。

会計事務所の大切な業務の1つはお客様の業務効率化を推進するということです。特に会計業務の効率化に関わるので、経費精算システムの導入をお客様におすすめしていました。そこで、お客様に導入いただくなら自分たちでも使い方などを理解していないといけないと考えて自社でも導入を進めました。導入時の自社内では、特に交通費精算が課題でした。以前は交通系ICカードを総務部門でチャージして、チャージ済みカードを職員に渡して使いまわしていたんです。しかし、この運用だと定期区間との二重払いが発生したり、貸与カードの紛失があったりとコスト面でのリスクがありました。さらに、総務が履歴の印字やチャージのためだけに駅に行く必要があり、無駄な手間がかかって問題が多い運用になっていました。

経費精算システムの中でも「楽楽精算」を選んだのは、某大手会計ソフトと「楽楽精算」が連携しているからでした。その他にもいろいろな会計ソフトと連携できるよう柔軟に出力フォーマットを変更できるので、お客様の要望にあわせて融通を利かせることができ、どんなお客様でも提案しやすかった点もポイントでした。

経費の処理は30％になり、支払いのムラも解消

「楽楽精算」を入れて、状況はどのように好転しましたか？

まず、交通費に関してはICカード連携機能が役に立っています。各人が定期券として利用している交通系ICカードからプライベート利用分を除いたものを申請データとして利用できるので、非常に便利になりました。定期区間は自動でシステムが控除するため、交通費の二重払いや紛失というコスト面でのリスクもなくなりました。さらに課題の1つだった、総務が駅まで行って貸与カードの履歴を書き出し、チャージをするといった手間もなくなったので担当者も楽になったと喜んでいます。

導入の効果としては、無駄な手間を削減したことで、経費処理が今までと比較して約30％程度まで減少できました。立替経費の支払時期にムラがなくなったことも従業員にとっては大きかったと思います。それまで立替経費の支払時期は給与担当の稼働に委ねられていたんです。具体的には、経費精算申請書を出して給与計算担当の処理が当月にできれば当月支払い、当月に間に合わなければ翌月支払い、と時期を安定させることができていませんでした。それが、「楽楽精算」の導入後は15日締めの当月25日払い、それ以降は来月支払いとルールを決めて精算できるようになっています。

「楽楽精算」の機能を活用したお客様の効率化にも貢献

「楽楽精算」の導入を支援してくださったお客様で改善できたことはありますか？

経費の承認が従来よりも早く行えるようになり、精算業務が以前よりもスムーズに回るようになったお客様は多いです。「楽楽精算」では承認フローが自由に設定できます。承認者を複数人設定し、そのうちの誰かが承認するという設定が可能なので、手が空いている承認者が申請の処理をすることで、経費精算が滞ることが少なくなりました。また、よくお客様がご利用する機能で、自動仕訳機能（※）もあります。この機能で作成した仕訳データを冒頭でお話した会計ソフト連携機能でお客様がお使いの会計ソフトに合わせて出力することで、入力作業を大幅に軽減できます。多くのお客様がこの自動仕訳と会計ソフト連携を活用したいと考えているので、最初にお話した会計ソフト連携フォーマットを柔軟に出せるのは、お客様にとっても当社にとっても便利な機能でした。

（※）自動仕訳機能とは…
申請時に勘定科目が自動で紐づくので、経理担当での仕訳作業が不要になる機能です。詳細は以下よりご確認ください。

「楽楽精算」の自動仕訳機能の詳細はこちら

各社のニーズにマッチした柔軟な設定が可能なのも好評

その他お客様にご好評の機能はありますか？

機能として好評なのは先ほど話した自動仕訳と、それに加えて柔軟に申請フォーマットを変更できる入力画面カスタマイズ機能です。経費精算を細かく分析するため細かい設定をしたいというお客様もいれば、従業員の入力負担を減らすため極力シンプルにしたいというお客様もいます。どちらのニーズにも「楽楽精算」のカスタマイズ機能で応えることができるので、非常に便利だと感じています。

また、機能ではないのですが、サポートが手厚いのは当社もお客様も助かっています。「楽楽精算」のカスタマーサポートは質問したら丁寧に回答してくれることはもちろん、能動的に「お使いになってどうですか？」という連絡をしてくれます。よくある「入れたら終わり」というシステムサポートではなく、「楽楽精算」が運用の軌道に乗るまできちんとサポートしてくれるという安心感がありました。

初期設定に関する不安も「楽楽精算」の柔軟性と手厚いサポートでカバー

導入時および導入後の懸念はどのように払拭しましたか？

当社での導入時の懸念は、やはり新しいシステムを入れることに対する社内の反発でした。しかし、当社では「楽楽精算」の入力画面カスタマイズ機能で極力シンプルな構成にしたので、そこまで大きな反発はありませんでした。また、先ほどもお話ししたように、初期設定に不安があるお客様に対しても「楽楽精算」のサポートがかなり手厚く能動的に対応してくれるので、当社まで「無事に導入できました！」と喜びの声をお届けいただくお客様もいるくらいでした。

サポートが手厚く、時代の流れに合うシステムが「楽楽精算」

最後にまだシステム導入をしていない経理担当者のみなさまへメッセージをお願いします。

リモートワーク、テレワークの導入で紙を介した経費精算が制限される今の時代は、「楽楽精算」のようなシステムがあっているのではないでしょうか。自社でシステムを組んだり難しいコードを書いたりする必要なくカスタマイズできる機能や、会計ソフトとの連携データの出力方法が柔軟に設定できる機能など、どこの企業でも利用しやすくなる便利な機能が「楽楽精算」には備わっています。また、導入時の初期設定に対する不安が大きいお客様には、「楽楽精算」の手厚いサポートは非常にマッチするかなと思っています。
お客様の業務効率化支援について、システムでわからないことは「楽楽精算」サポートに、会計処理でわからないことは当社にという形で分担できるのも強みとしておすすめしたいですね。会計事務所のサポートもありつつ、二人三脚でシステム導入ができるので、安心して運用に乗せることができますし、それによってお客様は本業に集中することができます。これが効率化の最適な形だと思います。経費精算で無駄な手間や時間がかかっている企業にはぜひ「楽楽精算」の導入をおすすめしたいと思います。