月次決算確定の大幅な早期化を実現した事例

経費精算の効率化と早期化を期待して導入を検討

「楽楽精算」導入前の課題と導入のきっかけを教えてください

もともとはExcelで経費精算を行っていたのですが、申請からすべての工程が完了するまでに時間がかかることが大きな課題となっていました。Excelで作成した経費精算書をプリントアウトして、申請者から役員へ、役員から経理へというのが経費精算の基本的な流れだったのですが、役員が不在の場合に、経費精算書の承認が滞ってしまうケースもありました。その結果、申請が経理に回ってくるまでにかなり時間がかかってしまうことが度々あったのです。経費精算の効率化と早期化を期待して「楽楽精算」の導入を検討いたしました。

「楽楽精算」導入で月次決算の確定期間を半分に短縮

「楽楽精算」を導入したことで、どのような点を改善できたのでしょうか？

経費精算の承認がリアルタイムになったので、大幅に時間を短縮することができ、経費精算の流れがスムーズになりました。Excelを使っていた当時は、経費精算書を紛失してしまうケースもあったのですが、そうしたトラブルも解消。検索や集計も簡単にできますし、会計ソフトへ仕訳データを取り込める機能によって、月次決算の確定が大幅に前倒しでき、とても助かっています。「楽楽精算」を導入する前は、月次決算の確定の作業に10日間かかっていたのですが、導入後は5日間で確定できるようになりました。月次決算は企業にとって大きな指針となるものなので、半減できたのはとても大きなメリットになっていると考えています。

「楽楽精算」の会計ソフト連携機能の詳細はこちら

決め手となったのはワークフロー機能の自由度の高さ

「楽楽精算」を知ったきっかけと選んだ決め手を教えていただけますか？

インテックス大阪で開催された「会計財務EXPO」というイベントに参加した際に「楽楽精算」のブースを見学しました。もちろん他の経費精算システムもチェックしたのですが、「楽楽精算」はテレビCMを見ていたので、他にはない親しみを感じていたことも大きかったと思います。「楽楽精算」を選ぶ最終的な決め手になったのは、ワークフロー機能の自由度の高さでした。使う場面に合わせてカスタマイズできるので、使い勝手がいいと感じました。

「楽楽精算」のワークフロー機能の詳細はこちら

利点がたくさんあったため稟議もスムーズに

「楽楽精算」導入にあたっての社内調整は順調に進みましたか？

はい、とても順調でした。「楽楽精算」を導入することによって、経理事務の合理化、月次決算の早期化、各種社内資料のペーパーレス化が進むなど、メリットがたくさんあることはわかっていたので、稟議もスムーズに進みました。

月次決算早期化に大きく貢献したクレジットカード連携機能

特に役に立っている機能を教えていただけますか？

先ほども話した通り、会計ソフト連携機能は非常に便利です。また「クレジットカード連携」機能によって、利用明細や利用履歴がそのまま申請画面に反映され、手入力する手間も省けるようになりました。会計ソフト連携とクレジットカード連携の機能は、月次決算の早期化に大きく貢献してくれているので、役立っています。

また「汎用ワークフロー」機能の自由度が高いので、紙で提出していた作業からの移行を違和感なく行うことができるのも大きいですね。稟議や報告など、これまで紙の書面で提出していたものをWEB化・電子化することができて、ペーパーレス化が大幅に進みました。
過去のデータの検索も容易になったので何かの時にすばやい対応が可能になり、助かっています。

「楽楽精算」利用方法が浸透してからは高評価の声がたくさん！

「楽楽精算」導入後の社内の反応はいかがですか？

実は導入する時に、他の部署から多少の反発はありました。また導入直後には利用方法についての質問や問い合わせが来て、対応に追われる期間もあったのですが、フローが浸透してからは「以前よりも使い勝手が良くなった」「効率が良くなって、時間が節約できている」など、とても好評です。会社全体としても、経費精算の効率化を進められたことをはっきり実感しています。

電話とメールでの素早い回答で疑問も即座に解決

営業担当者のサポートはいかがでしたか？

電話での問い合わせにも懇切丁寧に対応していただき、助かりました。メールでの問い合わせに対しても素早く、そしてとてもわかりやすく対応していただいたので、疑問点があってもすぐに解消することができて、ストレスがありませんでした。丁寧な対応に感謝しております。

お勧めしたいのはワークフロー機能の活用

他社で「楽楽精算」の導入を検討している他社の経理担当者へのメッセージをいただけますか？

「楽楽精算」は経費精算のイメージが強いかもしれませんが、それ以外の機能もとても充実しています。特に「汎用ワークフロー」機能は実際に使ってみて、とても便利だと実感しています。稟議・申請・報告などがスムーズになり、社内におけるコミュニケーションも円滑になりますし、大幅にペーパーレス化も進められるので、ぜひ活用していただきたいですね。