会計システムとのAPI連携で経理の負担を大幅に軽減した事例

必須だった経費精算業務の効率化のため、「楽楽精算」の導入を検討

「楽楽精算」導入前の背景と導入検討のきっかけを教えてください。

弊社では3年ほど前に、一度「楽楽精算」の導入を検討する機会がありました。最終的に「楽楽精算」導入の話は流れたのですが、経費精算の非効率性は長年の課題でした。

実際、1年ほど前の時点で経理担当者の業務負担は相当なものでした。Excelを用いての経費精算、交通費ルートの確認等をすべて手動で行っていたためです。また申請内容の修正も、出力した紙に鉛筆で修正を入れるという非生産的な方法で取り組んでいました。

そこで昨年、「楽楽精算」の営業担当の方から改めてお声がけいただいたタイミングで「サービスが使いやすそう」という理由もあり、再度「楽楽精算」の導入を検討しました。

「楽楽精算」をお選びいただいた理由について教えてください。

経費精算システムを探す際、WEB検索をすると必ず上位に「楽楽精算」のサービス名が出てくるため、安心感もありました。加えて弊社が使用していた会計ソフトと「楽楽精算」の相性が良く、連携がスムーズな点も決め手となりました。

また申請者が使いやすいサービスを選びたいという思いもあり「楽楽精算」の操作やレイアウトのわかりやすさも好印象でした。当初は複数の経費精算サービスに目を通していましたが、営業の方を交えてしっかり検討したのは「楽楽精算」のみでした。

「楽楽精算」のAPI連携機能・支払依頼機能で入力の手間を大幅に削減

「楽楽精算」を導入することで、最も改善されたのはどの様な点ですか？

「楽楽精算」の「API連携」機能を活用し、会計ソフトへの入力が必要なくなったこと、そして、全国銀行協会フォーマットで振込データを自動作成できるようになったのは大変便利でした。
今までは会計ソフトへの入力や振込データの作成など、同じ内容を何度も入力する必要がありました。それが「楽楽精算」の導入後にはすべてシステム上で手入力いらずで行えるようになっています。

「楽楽精算」で手入力をなくす方法はこちら

また、経理担当者のチェック業務も金額や項目の記載ミスを確認する程度になり、大変楽になったと感じています。
同時期に経理のアウトソーシングサービスを導入したこともあり、経費精算の業務時間は「楽楽精算」導入前の半分以下まで削減されました。

「楽楽精算」を用いての、API連携の活用について詳しく教えて下さい。

「楽楽精算」で生成される仕訳データを会計システムに自動でデータが取り込まれるようにAPI連携機能を使って連携しています。システム連携の設定は自身で行いましたが「楽楽精算」「会計システムの提供業者」「API接続サービスの提供業者」の3社と密に連絡を取りつつ、業務を進める作業には苦労しました。

ただAPI連携は業務効率化のため、「楽楽精算」の導入以前から必ず取り組みたいと考えていました。実際に導入したことで、経理の仕事は非常に楽になったと感じています。

「楽楽精算」のAPI連携機能の詳細はこちら

現場からはICカード、経理部門からは会計システムやクレジットカードとの連携機能が好評

「楽楽精算」で、特に役に立っている機能は何ですか？

現場からは「『ICカード連携』の機能が便利」という声を、よく耳にします。経理部門で役立っている機能はいくつもありますが、中でも個人的には「クレジットカード連携」機能と「会計システム連携」機能の2つが大変便利だと感じています。社員からの申請履歴を見て、申請漏れの確認や指摘ができるようになった点も大きなメリットです。
経理部門と申請者ともに経費精算・申請業務の負担軽減を図れました。

導入後の社内アンケートでは、回答の大半が「楽楽精算」に肯定的

「楽楽精算」の導入に対し、反対意見などはありませんでしたか？　また稟議はどのように通されましたか？

少数ではあるものの、当初はシステム化された申請方法に抵抗感を抱く人もいました。しかし導入後のアンケート結果をみると、「経費精算の業務が効率化された」「良くなった」という肯定的な意見が中心でした。

稟議では「申請者側の使い勝手が良くなる」「工数と経費の削減が見込める」という2つのメリットに重点を置き、数値データを用いながら具体的に説明しました。実際に「楽楽精算」の導入後、経費精算における業務工数の大幅カットが実現したのです。

「楽楽精算」を活用し、経費精算領域で更なる効率化を検討

「電子帳簿保存法」についても、今後の導入を検討されていますか？

現在は電子帳簿保存法としての用途ではなく、書類を電子化するという目的で「楽楽精算」の「電子帳簿保存法機能」を活用しています。具体的には、領収書はOCR機能で書類を電子化し、「決裁書をつけたい」などの場合は添付ファイル機能を用いるなどの取り組みを行っているところです。

今後は、経費精算領域での「電子帳簿保存法」の導入を進めていきたいです。「楽楽精算」を入れたことで業務はかなり楽になったものの、やはり国税関係書類の原本管理に手を煩わせているためです。

現状、社員には申請時の領収書データの添付と領収書原本の後日提出を義務付けています。しかし実際のところ紙書類の管理が難しく、原本回収は経理・申請者双方にとって大きな課題となっています。

原本回収業務などが大変とのことですが、経理担当者のテレワーク率はどの程度でしょうか？

経理部門は2名体制で、週の出社回数は1～2日程度です。経費精算業務の多くはWEB上で完結できるのですが、やはり領収書などの原本回収の際には出社が必要となります。

請求書の管理についても同様です。PDF形式で添付して送られてくる機会も増えましたが、最終的には印刷して保管しなければなりません。電子帳簿保存法に対応すれば、紙原本の管理も無くなり申請側と経理側ともに労力の軽減が見込めるため、今後ぜひ導入したいです。

「楽楽精算」で今後さらに効率化したい業務はありますか？

まずはクレジットカード明細の管理を改善するために、「楽楽精算」を活用していきたいと考えています。また現在、請求書を承認するワークフローが自社に存在しないため、新たにフローを構築する必要があります。後者に関しては「楽楽精算」の機能を使うべきか、社内で独自フローを構築すべきかを相談しながら検討を進めているところです。

「楽楽精算」を利用することで、さらなる業務効率化を目指し、あわせて内部統制構築も 進めていきたいと考えております。

「楽楽精算」の導入は業務効率化につながるのでおすすめ

最後に「楽楽精算」の導入を検討している他社の経理担当者へ、メッセージをいただけますか？

「楽楽精算」を導入したことで、弊社は大幅な業務効率化に繋がりました。そのため、経費精算の効率化に悩まれている皆様においても、直接話を聞いていただき導入を検討してみてはいかがでしょうか。