経理のテレワークを「楽楽精算」によって実現した事例

複数拠点でテレワーク中でも、経費精算が可能に

「楽楽精算」によって、テレワーク対応に向け解決できること・可能になることは何ですか？

大きくは皆さんもご想像できる通り、申請から部門承認、経理承認、支払までを「楽楽精算」の画面上ですべて完結できることです。

紙でのチェックだと経費精算の承認・処理のために出社しなくてはいけない日もあると思いますが、「楽楽精算」ではWEBに接続できる環境さえあればPC・スマートフォンから申請・承認ができるため、経費精算業務をするためだけにわざわざ出社する必要がありません。

仕訳計上や振込処理のためのデータ生成も「楽楽精算」上でできるので、オフィス内外を問わず作業コストが80%ほど削減できます。
また、弊社は東京の他、大阪（経理財務部は全員大阪オフィス）、名古屋、福岡、にも拠点があるのですが、どこの拠点がテレワークになっても滞りなく経費精算をすることができる点も非常に助かりました。

経費精算機能の詳細はこちら

経理のテレワーク中の出社をなくす電子帳簿保存機能・ファイル添付機能

テレワーク時に役立った機能を教えて下さい。

経理担当者としてテレワーク時に助かったのは何といっても電子帳簿保存法機能とファイル添付機能です。
これさえあれば、「楽楽精算」の申請画面上に領収書や請求書が電子ファイルで添付されているので、紙の証憑原本を確認しなくてもそのまま承認を完結させることが可能になります。
おかげで、いざテレワークに切り替えた際にも承認作業に困ることはありませんでした。

領収書や請求書の原本の管理についても、テレワーク解除後に経理財務部宛に送付してもらうようにしたため、領収書・請求書チェックのために出社する必要もなかったです。
テレワーク時には、電子帳簿保存法機能とファイル添付機能はマストです！

また、申請者からも電子帳簿保存機能のOCR機能は非常に便利という声が多いです。
電子帳簿保存機能では、スマホのカメラで領収書を撮るだけで自動で項目を読み取りできるOCR機能が備わっているのですが、今回のテレワーク実施中では、「自宅にスキャナーがなくて領収書をPDFにできない！」という申請者がスキャナー代わりに電子帳簿保存機能を活用して領収書をアップロードしていたので、出社することなく月末の経費申請を終えることができていました。

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「楽楽精算」の柔軟性で、テレワークへの切り替えがスムーズに

今回の緊急事態宣言で、テレワークに切り替えるために運用の変更をする必要はありましたか？

はい、もちろんありました。
「楽楽精算」では、取引先からの請求書に対する支払いを画面上ですべて一元管理・処理できる支払依頼機能があるのですが、支払い前の請求書と精算書の照合・振込先の確認など、経理がチェックする項目が多いため、弊社ではあえて「楽楽精算」のデータを紙で出力して運用をしていました。

ですが、今回の緊急事態宣言下で経理財務部もテレワークをすることになったため、紙での運用を変更する必要がありました。

といっても、そもそもチェックするために出力していた紙はただ「楽楽精算」上のデータをそのまま印刷していただけだったので、変更点としては「楽楽精算」の画面上ですべて確認・承認するようにしただけ。
特に困ることもなく、難なくテレワーク中の支払いの運用に切り替えができました。

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テレワーク中、内部統制上で不安な面はありませんでしたか？

一般的に言うと、社内のみで業務を行う場合に比べて、テレワークの方が情報漏洩の危険性が高いように考えられますよね。あとは、照合、承認の精度が下がるリスクなどでしょうか。
その点、「楽楽精算」ではそういった承認履歴がすべて残せるので、”誰が承認したのか”すぐにわかるようになっています。なので、内部統制上での不安はそこまでありませんでした。

テレワーク時、「楽楽精算」の良さを感じた部分を教えてください。

「楽楽精算」の良さは、どんな方法でも運用できる柔軟性です。

先ほど話した弊社の支払依頼の運用のように、平常時には「ここだけは紙で運用したい！」という企業も多いと思うんです。そういった要望や企業ごとに違うルールに合わせてかなり細かく画面や承認フローなどの設定ができる入力画面カスタマイズの機能があるので、思い通りの運用が叶えられる機能の柔軟性はもともとの良さとして感じていました。

そして今回のような緊急時に直面した時も、特に大掛かりな変更をすることなくテレワーク向けの運用に切り替えられたのは「楽楽精算」の柔軟性あってのことだと再認識しました。

企業やその場の状況に応じて運用方法を変えられるのは、本当に「楽楽精算」の大きなメリットだと思っています。

入力画面カスタマイズ機能の詳細はこちら

「楽楽精算」を検討中の企業様にメッセージをお願いします。

このご時世ですから、いつ何があってもすぐに経理業務の「平常／緊急」を切り替えられるようにすることは非常に重要ですよね。

でも、独自の運用ルールがあるためシステム化になかなか踏み切れない、という経理の方もまだまだたくさんいらっしゃると思います。ですが、そんな方にこそ「楽楽精算」をお勧めしたいです。

とりあえず他にどんな機能があるか話を聞いてみたい、運用方法で悩んでいるから相談したいなど、どんなささいなことでも、もし気になることがあれば気軽にお問い合わせください。
同じ経理担当者として、皆様がテレワークの備えに向けていち早く一歩踏み出せることを心より願っています。