旅費交通費精算のペーパーレス化で精算作業を効率化した事例

導入の背景は出張交通費精算の大きな負担

導入検討のきっかけと導入前の課題を教えてください。

導入検討のきっかけは主に2つあります。1つは交通費精算担当者の事務負担の軽減、そして、もう1つは各職員の申請および精算作業時間の削減が以前からの課題となっていました。そこで、出張交通費の精算システムを入れ、ペーパーレス化を実現することで、この2つの課題を解消できるのではないかと考え検討を進めることになりました。

導入の決め手は以前の使い方を踏襲したカスタマイズが可能であること

経費精算システムを検討する際にどのように情報収集を行ったのですか？　また導入の決め手となったことは？

「総務・人事・経理Expo」という展示会に参加して経費精算システムを提供している会社の資料を集め、その資料を見ながら検討しました。導入費用がそれほど高くなかったこと、導入実績の多さ、資料を見た感じからも使いやすさが伝わってきたので、「楽楽精算」に問い合わせをしたのです。

最終的に決め手になったことは3つあります。1つ目は価格が他社よりリーズナブルであったことです。2つ目は以前のペーパーで行っていた作業と同じようなやり方でカスタマイズができること、3つ目は他のシステムと連携できることでした。

導入に際して、最終決定までの連合会内部での調整はスムーズに進んだのでしょうか？

「働き方改革」推進の一環として「業務の効率化」と「経費節減」をうたって導入いたしました。幹部には「交通費の経路をチェックする作業時間とExcelでの入力作業時間の短縮になります」と説明しました。特に反対する声もなく、稟議はスムーズに進んだという印象があります。

「楽楽精算」導入で出張経路のチェック作業がゼロに

「楽楽精算」を導入した効果を教えてください。

「楽楽精算」を導入したことにより、まず担当者のチェック時間が大幅に短縮されました。以前は紙で申請されたものを、担当職員が「駅すぱあと」や「ネットの交通情報検索」を使用して、1件1件出張経路の金額が旅費規程に合っているかどうかを確認していたのです。「楽楽精算」には出張精算機能があり、旅費の規程の登録や日当の自動計算が可能なので、導入後はその作業時間が実質的にゼロに。他の総務業務に時間をさくことができるようになりました。

また、そもそも紙で行っていた出張の申請精算の報告が「楽楽精算」によってシステム化されたので、導入によりペーパーレス化と経費削減を実現したのです。

「楽楽精算」の旅費精算機能の詳細はこちら

申請者側にとっても「楽楽精算」を導入したメリットは大きかったと感じています。申請から精算までをワークフローで完了できること、各申請のステータスを確認できることなど、「助かっている」「ありがたい」との声が複数ありました。

経理担当者としては、個人の集計・精算・ファイリング業務が効率化されたと感じています。また「乗り換え案内」機能があることにより、承認者からも「乗車金額の再確認の手間が省けてありがたい」との言葉がありました。

「楽楽精算」の交通費精算機能の詳細はこちら

雇用形態ごとの少人数の研修でスムーズな導入を実現

導入後の連合会内部での反応はどうでしたか？

当連合会では複数の雇用形態があるため、導入時の案内と研修はその雇用形態ごとに少人数で行いました。それが功を奏したのか、稼働後に混乱することは特にありませんでした。

導入後は「楽になって助かっている」という感想が多かったという印象があります。また、「出張の報告欄があるとより便利」「出張が取りやめになった際のオペレーションについて機能を追加してほしい」との声もありましたので、「楽楽精算」で実現できないか検討しようと考えています。

当団体の経理体制を理解した運用提案でスムーズな導入が可能に

営業担当のご対応や導入時・導入後のサポート対応はいかがでしたでしょうか。

導入検討中に随時、営業担当の方に運用方法について相談していたのですが、その時点で当連合会の経理体制を理解した運用を提案してくださったので、とても助かりました。

導入時には設定すべき項目がたくさんあったため、かなり不安だったというのが正直なところです。しかしサポートの方が細かい設定の仕方まで丁寧に教えてくださり、スムーズに導入することができました。

導入後に実際に使用したことで変更したい点がいくつか出てきたのですが、営業担当の方が画面を見ながら直接教えてくださったので感謝しています。

今までExcelで行っていた仕様に合わせて細かく設定ができ、画面のカスタマイズの柔軟性が素晴らしいと感じました。Excelや紙での運用をしていた時に比べると、見た目はそのままに効率化されて、理想に近くなったように思います。

経理部門・申請者・承認者がメリットを享受できるシステム

「楽楽精算」をご利用になって、どのような企業におすすめできますか？

「楽楽精算」の導入は、経理部門・申請者・承認者それぞれにメリットがあります。社内全体の効率化を考えている企業に、ぜひ検討をおすすめしたいです。