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導入
事例

経費精算のペーパーレス化に成功し、業務負担が半減した事例

「楽楽精算」で経費精算業務に要する時間が2分の1に!900枚→40枚の書類削減でペーパーレス化も実現!

株式会社アイレックス様

株式会社アイレックス様は、技術進化を続けるICT社会において総合的なソフトウェアサービスを提供する会社です。大企業向けのアプリケーション開発である「エンタープライズ」、社会インフラを構築する「ソーシャル&パブリック」、機器の動作制御に欠かせない組込み技術「エンベデッド&プラットフォーム」、IoT社会を実現するために必要不可欠な通信技術「ネットワーク&コミュニケーション」、システムの安定稼働を約束する「ITインフラサービス」、確かな品質を保証する「ベリフィケーションサービス」の6つの領域をプラットフォームに、高品質なサービスを提供されています。今回は「楽楽精算」を導入したきっかけや運用後の実績等について、管理本部経理部の﨑谷様と千葉様にお聞きしました。

会社名 株式会社アイレックス様
事業内容 ソフトウェア開発、ITインフラ設計・構築・運用、評価・検証業務
従業員数 380名(2021年4月1日現在)
導入時期 2020年10月
URL https://www.airex.co.jp

経理担当者と申請者、双方の経費精算業務の効率化を図るために「楽楽精算」を導入

「楽楽精算」導入前の背景と導入検討のきっかけを教えてください。

「楽楽精算」導入以前は、社内の経費精算業務をすべて紙で行っていました。経費申請に関する書類の数は1ヶ月で約450枚、領収書もあわせると900枚ほどあったかと思います。これらをすべて経理担当者が手作業で処理していたのです。

また全国の支店から郵送された原本の差し替え作業も、経理担当者の大きな負担となっていました。まず各支店からPDFで送付された申請書を、経理側で印刷し保管。その後1カ月をかけて不定期で支店から申請書の原本が届くので、その都度経理がPDFと差し替えていました。

さらに、申請者は経費申請のたびに出社しなければならない点も大きな課題でした。データ上で申請ができなかったので、申請書の提出や印鑑をもらうために会社へ足を運ばなくてはなりませんでした。また上司が不在の際は承認が滞ってしまい、スムーズに申請が進まないといった問題もありました。
経理担当者と申請者、双方の業務効率化のため「楽楽精算」の導入に至りました。

「楽楽精算」を知ったきっかけは何ですか?また他社サービスも比較検討されましたか?

株式会社アイレックス様 イメージ

「楽楽精算」を知ったのは、横澤夏子さんが出演されるCMを見たのがきっかけです。他社の経費精算ツールと比較検討することは、特にありませんでした。
理由は「楽楽精算」を導入することで、確実に社内の経費精算業務を効率化できることがわかっていたためです。また事前に「楽楽精算」のオンラインデモを試用したことで、主な機能や使い方も把握できていました。

導入前に営業担当者へ経理に関して幅広く質問し「これなら弊社でも運用できる」という確信を持てたことが、最終的な決め手となりました。

「楽楽精算」で経費精算に要する時間が2分の1に短縮!紙書類も900枚から40枚へ削減

「楽楽精算」を導入してから、経費精算にかかる時間はどの程度短縮できましたか?

翌月の6日までかかっていた経理の精算業務が「楽楽精算」の導入後は翌月3日で締められるようになり、約3日分の業務時間カットに成功しました。経費申請に要する書類の枚数も、900枚から40枚にまで減らせました。

また、関西や広島など各支店では、経費精算にかかる時間を約10分の1にまで削減しています。以前は月末月初に経費精算の仕事が集中していましたが、「楽楽精算」を導入したことで申請者が都度精算をしてくれるようになったため、精算業務の日を分散できたのが時間短縮の大きな要因です。また月末月初に集中していた申請書類が、データ化によってほぼ無くなったことも業務効率化へ繋がりました。申請者だけではなく、承認者側の負担も大幅に削減されました。

「楽楽精算」を導入してから、最も改善された点は何でしょうか?

株式会社アイレックス様 イメージ

まずは交通費の精算業務が大幅に効率化されました。以前はExcelで作成された交通費申請を1枚ずつ各支店のチェック担当者が目視で確認。「金額が正しいか」「正規ルートか」などを、乗換案内サービスでその都度検索していました。「楽楽精算」導入後は、交通系ICカードや乗換案内サービスとの連携で、正確な乗り換えデータや金額が自動で読み込まれるように。また、それらがアイコン表示により目視で確認できるため、交通費精算に関する業務が大変楽になりました。

>>「楽楽精算」の交通費精算機能はこちら

また社内の経費精算規程に沿って、申請ルールを自由に設定できる機能も便利です。申請を送る段階で内容に不備があるとエラーとなり、申請自体ができません。これまで発生していた不要な申請チェックや差し戻しの作業がなくなり、経理の作業工数が大幅に削減されました。

>>「楽楽精算」の規定違反チェック機能はこちら!

「必ず経費精算業務が楽になる」という確信があったため、自信をもって導入に踏み切れた

「楽楽精算」の導入に対し、反対意見などはありませんでしたか?

導入後に、操作方法について社員からの問い合わせはありましたが、導入時に反対意見や文句などは特に挙がりませんでした。経費申請システムを運用すれば「必ず経費精算業務が楽になる」という確信があったため、自信をもって導入に踏み切れました。

またITを専門に扱う企業として「経費精算のシステム化を急ぐべき」という社員の意識も追い風になったように思います。

経費申請の領収書データの添付機能は、承認側・申請側ともに業務の効率化へ繋がった

「楽楽精算」で、特に役立っている機能があれば教えて下さい。

株式会社アイレックス様 イメージ

申請時に領収書データの添付が可能になったことで、申請者側が非常に楽になったと聞いています。今までの申請業務はExcelに入力したデータを紙で出力し、領収書を貼って承認を得るという面倒な工程が必要でした。「楽楽精算」導入後は、データ上で経費申請をする際、写真に撮った領収書を添付して送るだけで済むようになりました。承認者はもちろん、申請者の労力が大幅に削減されました。

またスマートフォンから経費申請ができることで、申請業務が非常に楽になったという社員は多いです。申請時間を確認したところ、仕事の隙間時間など各々の好きな時間に申請できるようになっていることがわかりました。申請者の業務効率化が図れていると感じています。

複雑な会計連携項目の設定に苦戦したが、最終的に自分たちで迅速な問題解決が図れた

「楽楽精算」の導入時のサポート担当や営業担当の対応についてはどうでしたか?

導入時は専任のサポート担当者の対応が非常に良かったです。提案やアドバイスが的確で質問へのレスポンスも早く、導入開始までとてもスムーズに進められました。
導入後は担当の方によってやや対応に違いが見られましたが、サポート全体を通して大変助かりました。

「楽楽精算」のシステム設定はいかがでしたでしょうか?

部門により使用する科目や税区分が分かれており、会計連携項目との紐付けに苦労しました。最初は税区分の会計連携項目がうまく設定できず、仕訳データがうまく反映されなかったのです。しかし、自分たちでシステムの設定を行ったため原因の解明も早く、すぐに問題を解決することができました。

「楽楽精算」は複雑な運用をしている、あるいは経費データを会社の成長へ活かしたい企業におすすめ

最後に「楽楽精算」の導入を検討している他社の経理担当者へ、メッセージをいただけますか?

弊社では経費精算システムの科目や税区分、個別プロジェクトなどを細かく設定しています。「自社は独自の区分が細かすぎるため、市販の経費精算システムでは対応できないだろう」という経理担当者は少なくないでしょう。その点「楽楽精算」は細かい設定にも柔軟に対応できる仕組みをほぼ網羅しているため、複雑な運用をしている企業ほど導入をおすすめします。

また経費の数字をデータ化して残せるため、経理業務以外の様々な業務分野で活用できます。諸経費や売上などの数字を分析し、自社の成長や内部統制に活かしたいという会社にとって大変便利ではないでしょうか。

さらに「楽楽精算」は非常にシンプルでわかりやすい仕様なので、素人でも簡単に設定できます。「難しそうだな」「パソコンの操作が苦手」という理由で躊躇されているのであれば、とても簡単に操作できるためぜひ導入を検討してほしいと思います。

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※ デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス52,089社、レンタルサーバーサービス22,826社、合計74,915社(2021年3月末現在)のご契約を頂いております。「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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