経理業務をシステム化、経理のテレワーク実施事例

提出までに長時間かかる書類、承認者の不在、ミスによる差し戻し

「楽楽精算」の導入を検討いただいたきっかけを教えて下さい。

「楽楽精算」を導入する前に抱えていた課題は経費精算フローがとても非効率的だったことです。以前は、精算書類をExcelで作成し、申請者が押印→承認者が押印→経理に提出という運用でしたが、経理に書類が到着するまでに非常に長い時間がかかっていました。
特に、承認者が出張や他拠点滞在などの都合で不在の際は、すぐに押印ができません。さらに書類不備などのミスがあれば、経理が申請者へ個別に連絡をとって差し戻しを行っていたため、精算完了までにさらに時間を要していました。
こうした申請者・経理担当者のお互いの負担が不満につながっているように感じられ、もっと効率をよくしたいと考えたのが「楽楽精算」導入のきっかけです。

毎週の処理が2日→1日、2人体制→1人体制に

「楽楽精算」を入れて、その状況は好転しましたか？

「楽楽精算」を導入してからは申請から精算完了までのスピードがあがりました。例えば書類に不備がある場合、わざわざ申請者に連絡を取らなくてもシステム上で差し戻しができます。それまで毎週の経費精算で経理側の処理にかかっていた時間が2日から1日へと半減し、2人体制で手分けして行っていた業務も1人で行えるようになりました。経費精算全体のフローが改善されたので、経理だけではなく、全社的に満足度が向上したと思います。

「楽楽精算」の機能を活用しテレワークにも問題なく対応

緊急事態宣言下で「楽楽精算」はどのように活用いただきましたか？

当社ではテレワークを実施したのですが、テレワーク期間中も「楽楽精算」が大活躍しました！
もともとオフィスワークだったころから、別拠点勤務や出張の多い承認者が「楽楽精算」上だけで承認を完結できるように準備を進めていました。在宅での業務になってからも、経費精算の処理は変わらずシステム上で行えるので、業務が滞らない体制をスムーズに整えられました。
特に役に立ったのは、金額の根拠となる証憑をつけられるファイル添付の機能です。領収書や請求書などの原本をデータで確認できるので、経費精算・支払依頼の処理を自宅でもスムーズに進めることができました。

経費精算の効率化でコア業務に集中する体制へ

システム導入後、その他にも改善した業務などはありますか？

「楽楽精算」を導入した副次的な効果として、月次・年次決算業務により集中して取り組めるようになりました。今まで経費精算にあてざるを得なかった時間を、よりコアな業務に活用できるようになったので、効率化を実感しています。また、経費精算業務だけではなく、経理部門全体で業務効率化を意識する良い機会になりました。

労働時間だけではなくコミュニケーションコストも削減

効率化という点で、どのような機能が貴社の経理業務効率化に役立っているでしょうか？

「楽楽精算」で便利な機能は、申請や承認を催促するメールを一括連絡できる機能です。
最初にお伝えした通り、以前は未承認伝票や未精算伝票があると一人ひとり個別に連絡が必要で、コミュニケーションコストが大きくかかっていました。精算業務に関わる人数が多いので業務が滞ってしまう負担に加え、経理担当が個別に連絡して差し戻しをしなければならないというのは精神的な負担にもなっていました。該当の申請者や承認者へシステムから即時に連絡できるのは経理にとても評判が良く、直接のコミュニケーションをとりづらいテレワークでも便利な機能だと思います。

外部への支払依頼も「楽楽精算」で効率化

メール送信機能の他にも、よくご利用になる機能はありますか？

支払依頼機能をよく使います。取引先への支払依頼も、従来はExcelで作成した支払依頼書をもとに申請→承認→経理処理というフローをとっていました。これも経費精算と同様に書類提出までに時間がかかり、不備も多いという問題がありました。また、支払依頼の方が経費精算よりも件数が多く、チェックそのものに時間がかかります。

しかし、「楽楽精算」を導入してからはシステム上で確認や差し戻しができ、振込用のFBデータまで作成できるので、処理にかかっていた時間がおおよそ半減しました。過去の履歴も画面で追えるため、社内からの問い合わせにも時間がかからず、迅速な対応ができています。

経費精算以外の書類の電子化にも意欲的

経費精算以外のお悩みはありますか？

経費精算が効率化されたので、次は紙の請求書の電子化を検討しています。社内の支払依頼は「楽楽精算」で効率化されました。しかし、取引先から送付いただく請求書や、当社が発行する請求書がまだペーパーレス化できていません。電子帳簿保存法（電帳法）への対応にも密接に関わってくる事項のため、すでに運用を開始している他社の事例を参考にしながら、電子化に取り組んでいきたいと考えています。

経理だけではなく、申請者や承認者にもおすすめのシステム

最後にまだシステム導入をしていない経理担当者のみなさまへメッセージをお願いします。

「楽楽精算」は経費精算だけというイメージが強いかもしれませんが、支払依頼やワークフローなど、その他の機能も充実しています。導入前はもちろん、導入後もしっかりしたサポート体制が整っており、運用を開始した今もとても助かっています。
経理部門だけが楽になる経費精算システムではなく、申請者、承認者もそれぞれ導入のメリットがありますので、社内全体の効率化を考えている企業にぜひおすすめしたいです。