コーポレートカードの経費精算システム連携で業務効率改善した成功事例

全社で抱えていた経費精算の問題

「楽楽精算」のご導入前の課題や、ご導入を検討したきっかけを教えていただけますでしょうか

「楽楽精算」導入以前は、全社的に経費精算に問題を抱えていました。
例えば営業部門では、毎月多額の仮払い現金を個人で管理する必要がありました。また、申請もオンライン上と紙、2つの方法が存在し複雑化していました。
営業部門の管理者も、申請された書類を1つ1つ目視して承認しなければならず、確認の負荷が大きかったことに加え、申請内容の中にはQUOカードなどの金券が付けられた宿泊プランでの精算が含まれるなど規定違反も散見される状態でした。
経理では、手計算・手入力された紙やExcelの経費書類の検算・出納の各業務負荷がありましたし、総務では法人名義の請求の総合窓口としての対応業務がありました。
情報システム部門でも、会計基幹・経費・グループウェアなど複数システムのメンテナンス業務の過多が問題となっていました。これらをまとめて解決するため、経費精算業務のIT化に踏み切りました。

IT化に際し、はじめにコーポレートカードを導入。会社からの仮払い現金を原則廃止し、コーポレートカードでの立替精算を推奨するようにしました。宿泊費にはコーポレート版のインターネット宿泊予約サービスを導入し、金券付きのプランを予約不可とすることで、宿泊コストや不正を削減できる体制に整えました。そして、精算業務を効率化するため「楽楽精算」を導入しました。

確認にかけていた時間が4割減　月間16.5時間の削減に成功

「楽楽精算」の導入による効果や、改善されたことを教えていただけますでしょうか

「楽楽精算」はオンラインで経費の申請と承認ができるため、営業担当者による精算業務が向上し、管理者の確認にかかる負荷も軽減されました。また経理部門では、「楽楽精算」で作成された自動仕訳データを一元管理できるようになり、業務量を削減することができました。「楽楽精算」導入前は、月次の精算件数が4,610件あり、その確認に約44時間かかっていたのですが、約16.5時間の削減をすることができました。
情報システム部門でも、「楽楽精算」というクラウド型のシステムを選択したことにより、メンテナンス業務の負荷が軽減されました。

「楽楽精算」をはじめ、複数のツールを導入したことにより精算方法も変わりました。例えば2,000円以上の精算はコーポレートカード +宿泊予約サービス、2,000円未満ならコーポレートカード、1,000円未満ならば現金立替+モバイルSuica®、というように金額によって精算方法を分けることができるようになりました。

コーポレートカードに会計ソフト　柔軟なシステム連携が導入の決め手

数ある交通費・経費精算ソフトの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか。

コーポレートカードの導入を進めると同時に、その精算データを連携できるプラットホームを探していました。「楽楽精算」はコーポレートカードと連携しており、その条件をクリアしていたことと、提案を頂くなかで自社の会計基幹システムに「楽楽精算」からデータを出力すれば連携できることもわかりました。このように、他のシステムとの連携が柔軟にできるという点が魅力的でした。

細かい設定もサポートで解決

「楽楽精算」導入時や導入後のサポートはいかがでしたでしょうか。

導入時は設定すべき項目がたくさんで不安がありましたが、細かい設定の仕方まで教えていただき、おかげでスムーズに導入することができました。導入後は、実際に使用してみて、「やっぱりここを変更したい」という点がいくつか出てきたのですが、実際に画面を見て教えていただけたので、とても助かりました。

経理業務を効率化したい企業におすすめしたい

「楽楽精算」を検討中の企業様にメッセージをお願いします。

導入前と比べると大幅に業務が効率化でき、今は自分たちが本来行うべき業務に費やす時間が十分取れています。以前の当社のように、経理部門に大きな負担がかかる経費精算フローで運用されている企業様や、さらに経理業務を効率化したいと考えている企業様にはぜひおすすめしたいサービスです。
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