交通費・経費精算システムによる外国語対応事例

経費精算業務に、全社的に苦しんでいた

ご導入を検討したきっかけを教えていただけますでしょうか？

営業スタッフから「交通費の精算業務を何とかできないか？」という声が上がっていたことが1つの理由です。
それだけでなく、「上司の承認漏れが多い」、「経理担当の単純作業が多すぎる」といった経費精算にかかわる業務を効率化させたいと言う思いがかねてからあり、それらが「楽楽精算」導入を検討するきっかけとなりました。
まず、弊社の営業スタッフは外回りが多く、１日3～4件の訪問があります。毎月数多くの交通費申請を上げなくてはならず、その作業にかなりの時間がを奪われていました。
また、申請されてきた経費の承認漏れが多いのも大きな問題でした。以前の運用では、申請者はExcelファイルに記載した申請書を、メールで承認者のマネージャーや経理担当へ送付し、承認を行っていました。しかし、部下が多いと１人のマネージャーに60人もの申請者がいて、その1人1人からメールで申請書を送られてきます。マネージャーは承認状況を把握しきれず、どうしても漏れが起きていました。
そして、経理担当は交通費のチェックや、仕訳、会計ソフトへの入力といった煩雑な作業に忙殺されており、「これらの業務をなんとか改善させなくては」とかねてから考えていました。

交通系ICカード連携機能で、申請もチェック作業も楽に

「楽楽精算」を導入して、その課題は改善されましたか？

大きく改善されました。
まず、営業スタッフは交通系ICカード連携機能により、申請時間が大幅に短縮されました。カードリーダーにピッと読み込むだけで交通費の申請ができるようになったのです。
また、それをチェックする経理担当の業務も大幅に効率化されました。以前の運用では、営業スタッフには、駅の切手売り場で利用履歴を印字してもらい、経理部に提出させていました。経理担当はその利用履歴と申請内容に違いがないか1件1件チェックするというかなり大変な作業を行っていましたが、交通系ICカード連携機能を使って申請されたデータはそれがゼロになるので、以前に比べ業務効率が上がりました。
また、マネージャーの承認漏れもなくなりました。「楽楽精算」は承認状況を一覧表示することができるので、どの社員からどのような申請が来ているのか、承認はどこまで進んでいるのかを一目で確認することができます。この機能によりマネージャーは承認状況を把握することができ、承認漏れを起こさないようになりました。

申請画面を英語表記に設定が柔軟で自社の運用に合わせられる

様々な経費精算システムを比較検討された中で、「楽楽精算」をお選びいただけた理由を教えていただけますでしょうか？

弊社が求める機能を完備し、かつコストパフォーマンスに優れていた点です。
以前から、「経費精算業務の課題を改善しなくては」という意識はあったのですが、予算の関係上システム導入にはなかなか踏み込めませんでした。ですが、「楽楽精算」は弊社が求めている機能がそろっているだけでなく、価格も安く、非常に合理的なシステムでした。
また、設定の柔軟さも「楽楽精算」を選んだ決め手です。弊社は外資系企業で、約９割の社員がベトナム人です。その為、多くの社員が利用する申請画面は英語表記であることが望ましいのですが、「楽楽精算」は項目名等を自由に設定することができるので、自社の運用に合わせることができます。

システムに詳しくなくても、問題なく導入できる

弊社のサポート体制はいかがですか？

かなり良いと思います。 サポートスタッフの方に問合せるとスピーディに対応してくださるので、とても助かっています。
私のような経理担当の人間は、システムにはあまり詳しくない方が多いと思いますが、「楽楽精算」は設定が簡単で、もしわからないことがあってもサポートスタッフの方が丁寧にご案内してくださるので、問題なく導入することができました。
また、顧客の声に耳を傾け、機能改善に力を入れてくださるのもうれしいですね。承認途中の細かい通知メール設定など、「この機能を追加してくれるともっと使いやすくなる」といった要望を上げると、開発の検討をしてくださるのも助かります。今後もバージョンアップに期待しています！