規定違反チェック・マルチデバイス対応で申請者も効率化した事例

既存経費精算システムのOSやモバイル端末非対応による使い勝手の悪さ

「楽楽精算」導入のご検討をいただいたきっかけはどのようなものでしたか？

当社では「楽楽精算」導入以前から別の経費精算システムを利用していました。しかし、従業員のコンピュータのOSを全社的にアップデートすることになり、既存システムでは新しいOSに対応できないという問題が発生しました。この問題が発生したタイミングで既存システムの使い勝手に課題があると社内から意見がでてきたので、改めて新しいシステムを検討し始めたというのが背景です。

システムを変更するにあたって多くの経費精算システムを比較しました。「楽楽精算」以外の経費精算システムも非常に良さそうでしたが、最終的に評価が大逆転！「楽楽精算」の導入を決定しました。その理由は大きく3つです。1つ目はUI（ユーザーインターフェース）がよかったから、2つ目は経理だけではなく申請者にとっても利便性が高かったから、そして最後の3つ目は仮払い精算ができたのが「楽楽精算」だけだったという理由です。

経費精算に関する社内問い合わせの対応工数が半減

「楽楽精算」を導入してどのような効果を実感いただきましたか？

まず効果が大きかったのは社内問い合わせの工数が激減したことです。当社では出張の旅費日当や精算に必要な領収書などに関して細かなルールがあります。以前のシステムだと申請や承認を行う従業員の方で社内規定とマニュアルを確認して申請、承認をしてもらうという対応しかとれませんでした。しかし、「楽楽精算」なら申請画面や他の画面の随所でポップアップなどのガイドを出したり、経理部門からの告知内容を表示したりできます。

この機能を利用すると申請者、また承認する上長が画面を見ながらガイドに従う形で社内規定を把握して精算作業が進められます。結果として、今までは経理部門に一極集中していた問い合わせを大きく削減することができました。精算業務に関する問い合わせへの対応工数は感覚として半分程度まで減りましたね。

「楽楽精算」の自動規定違反チェック機能の詳細はこちら

「楽楽精算」導入で精算業務の内部統制を強化、経費分析も可能に

問い合わせ工数削減の他に何か業務への好影響はありましたか？

精算業務における内部統制の強化と、財務分析をより簡単に行うことができるようになりました。申請されたデータは承認フローの途中でも経理側で網羅的に閲覧、確認できるので、内部統制が取りやすくなりました。また、上長の承認が完了する前に経理の方で申請データを確認し、修正点を指摘できるのも助かっています。

さらに経費精算が完了した後に閲覧機能やCSVダウンロード機能を使って精算データを取得し、旅費交通費の金額や精算件数などの財務分析をすることも効率的にできるようになりました。

モバイル対応により、事務所に戻らない従業員の申請も「楽楽」に

「楽楽精算」導入後、申請者の方からの評判はいかがでしたか？

経理担当だけではなく、申請を行う従業員からの反響も非常に大きく、ガイドや画面のレイアウト、デザインなど含めて非常に使いやすいと評判です。スポーツクラブ間を頻繁に移動しているような従業員は、外出先でもモバイル端末を利用して申請・承認の業務が出来るようになったため、便利になったと好評を得ています。

「楽楽精算」の利用でテレワーク切り替え後でも問題なく精算業務を実施

緊急事態宣言下、テレワークにはどのようにご対応したのでしょうか？

緊急事態宣言下においても経理業務にはどうしても紙を使わなければならない部分が残ってしまっていましたが、できるところではテレワークを行っていました。部署によって在宅に切り替えた人数は違いますが、おおよそ半分から、多いところでは全員在宅に切り替えた部署もあります。

テレワークをする従業員が増えた影響で、交通費や経費の精算が非常に少なくなりました。しかし、すべての経費精算業務がなくなったわけではないので、最終的に経理が紙を確認することはありつつ、精算書の申請と上長承認は会社に来なくても精算業務が完了できる体制を「楽楽精算」を導入したことで整えられました。

『「楽楽精算」ならどんな問題でもきっと解決できる』という安心感

最後に「楽楽精算」をご検討中の経理担当者のみなさまへメッセージをお願いします。

経費精算は1件1件の金額はそこまで大きくはないですが、精算処理件数や関わる人が多く、かつルールも非常に細かいことが多いのではないでしょうか。そのため、従業員が社内規定を正しく把握しておらず、申請時に誤りが発生しがちというのがどの企業でも実状かと思います。

当社でも同じような問題を抱える中で「楽楽精算」を導入しましたが、導入してから感じるのは「楽楽精算」は経理担当、精算業務のことを熟知しているということです。企業が抱える課題がどんなものでも「楽楽精算」なら解決してくれるのではないでしょうか。累計導入数の多さも相まって、「楽楽精算」はそのような安心感をもっておすすめできるシステムです。