「楽楽精算」を導入したことで社内フロー構築に成功した事例

導入前の課題は、”支払ルールがない”ことによる不安とリスク

導入検討のきっかけと導入前の課題を教えていただけますでしょうか？

支払における社内ルールがなく、経理側で申請の承認状況を確認できない状態でした。そのため支払ミスなどのリスクがあり、実際に支払処理を行う際に「本当に支払って大丈夫なのだろうか？」という不安が常にありました。かねてより経理部内では「システム導入をしてはどうか？」という議題は出ていたのですが、もともと非常にアナログな企業文化でシステムに不慣れな従業員が多いため、なかなか検討を進められずにいました。そんな時、ちょうどテレビで放送された「楽楽精算」のCMを見て、「これなら自社でも使えるかもしれない」と思い、検討を開始しました。

導入の決め手は”みんなが使えるイメージ”がわいたこと

数ある経費精算システムの中から「楽楽精算」を選んだ決め手はなんですか？

経理業務が効率化できるという点はもちろんですが、操作のしやすさが他の従業員にも受け入れやすそう、と感じられたところが大きかったです。
また、スマホを使ってすぐに申請を上げられるOCR（※）機能があるのは、とても良かったです。検討のきっかけとなったCMを見た後に「楽楽精算」のセミナーにも参加したのですが、その時実際に操作画面の動きを見せていただいて、「スマホでこんなに簡単に出来るんだ！」と、感動したのを覚えています。

「楽楽精算」の導入で、支払ルールが明確に

「楽楽精算」を導入した効果を教えていただけますでしょうか？

支払に関する社内ルールが明確になったことが、最も大きな効果だと感じています。従来は承認されているのかどうか不明な領収書がいくつも上がってきていましたが、決裁者の目にきちんと触れたものが届くようになったことで、経理側の確認工数だけでなく、精神的な負担も軽くしてくれています。
また、場所を選ばず申請や承認が出来るという点も、非常に助かっています。以前は社内に担当者がいなければ承認してもらえなかったのですが、「楽楽精算」導入によって外出先でも承認が可能になったため、タイムリーに承認してもらえるようになりました。

社内ルールとマニュアルの整備を行うことで、経費精算のシステム化に成功！

導入後の社内の反応はいかがでしょうか？

長らく紙でのアナログな運用を続けていたため、最初は抵抗感を抱く従業員もいました。しかし、普段使っているスマホで感覚的に操作できるため、現在では全員が当たり前のように使いこなすことができています。特に駐車場の領収書などは、以前はオフィスに領収書を持ち帰り、紙の伝票に貼り付けて申請する必要がありましたが、「楽楽精算」導入後はスマホで領収書を撮影し、その場ですぐに申請を上げられるようになったので、申請の手間が軽減され、とても便利になりました。

社内にシステムを浸透させるための工夫や取り組みなどは、何かされたのでしょうか？

「楽楽精算」導入にあたり、まずは課題にもなっていた「支払における社内ルール」を作成しました。従来は担当者が紙の伝票に領収書を貼り付けて、直接経理のところまで持ってくるという運用をしていたのですが、しっかりと承認ルートを定め、承認を受けた申請だけが経理に上がってくるように整理しました。
加えて、従業員向けの「操作マニュアル」も作成しました。従業員の操作レベルを標準化させるため、それを用いた勉強会も定期的に実施することで、段階的にシステム化を進めていきました。これらの取り組みのおかげか少しずつではありますが、社員の経費に対する意識改革にもつながったと思います。

手厚いサポート体制によりスムーズな導入が可能に

営業担当の対応や、導入時・導入後のサポート対応はいかがでしたでしょうか？

メールでの対応だけでなく、お電話で対応いただけたのがありがたかったです。システム自体に不慣れなため、操作や設定などに不安もありましたが、サポート担当の方がその都度タイムリーに対応してくださり、スムーズに導入できたと感じています。これがメールだけのサポートだったら、導入までに倍の時間がかかっていたと思います。

システムに抵抗感のある企業でも使いやすいサービス

「楽楽精算」をご利用になって、どのような企業におすすめできると思いますか？

操作が簡単なので、当社のようにシステム導入に抵抗があるような企業や、経費精算の申請・承認・支払までの仕組みができていないような企業でも、導入しやすいシステムだと思います。サポート体制も充実していますし、これから経費精算システムを入れようと思っている企業には、ぜひおすすめしたいです。