交通費・経費精算システムによる会計ソフト入力工数削減事例

会計ソフト連携で経理の負担が軽減！
手入力の手間と現金管理のリスクを「楽楽精算」で一気に解決

マルホ発條工業株式会社様は、ばね事業、包装機器や医薬関連機器といった幅広い製品を製造・販売しています。金属精密加工技術、コンパクトな機械設計・製造技術をベースにした高度なコンサルティング力で、顧客ニーズに合わせたソリューションを提案しています。『精密加工技術でお客様と成長を続ける京都企業』に向けて、事業環境において日本のみならず、アジアや欧米などグローバルに事業展開し、持続的な成長をし続けています。
同社では会計処理の効率化のために、2017年10月から「楽楽精算」を導入しています。

会社名	マルホ発條工業株式会社
事業内容	各種スプリングの製造並びに販売、各種機械、機器及び金型類の設計並びに製造販売, 各種医療用具及び医療機器類の設計並びに製造販売
従業員数	305名（2018年9月現在）
導入時期	2017年10月
URL	https://www.maruho-htj.co.jp/

会計ソフトへの入力が手間！チェックの量も膨大…

「楽楽精算」ご導入前の課題を教えていただけますでしょうか。

システム導入前は、申請者が手書きで申請書を作成し、現場担当者が申請内容を参照して経理課処理用のエクセルデータに転記していました。その後、経理課でエクセルデータと領収書に差異や誤りがないかを確認した後、エクセルデータを会計ソフトに取り込むという流れでした。現場担当者が全員分のデータをエクセルに入力するのが手間だったことと、経理課の確認が月中と月末の計2回しかないため一度に確認する量が膨大すぎることは経理課にとって大きな問題でした。また、立て替えた費用は現金で手渡しをしていて、現金を取り扱うリスクもあったので、会計処理にかかる手間と現金管理のリスクが課題となっていました。

会計ソフトや振込データ連携で経理課の負担が削減！

「楽楽精算」ご導入後に感じた効果を教えていただけますでしょうか。

導入後は、会計ソフトへの連携が柔軟にでき、システムから出力したデータを会計ソフトに取り込むことや、インターネットバンキングに対応した振込データを作成・インポートすることができるようになりました。これにより、仕訳・会計処理の手間と現金の取り扱いで起こるリスクの両方を「楽楽精算」で一気に解決することができました。
また、エクセルへの手入力と現金の手渡しの手間がなくなったため、現場担当者の負担が減りました。申請も月2回ではなく、その都度来るようになったため、分散して経費精算の確認ができるようになり、経理課の月末の負担が軽減できました。

入力画面が分かりやすく、申請者の負担が少ないと感じた

数ある交通費・経費精算システムの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか。

「楽楽精算」を選ばせていただいたポイントは大きく2つあります。
１つ目は入力画面が分かりやすいことです。今まで紙で申請していたものがインターネット上からの申請になることで、運用がガラッと変わり、申請者が戸惑ってしまうのではと危惧していました。そこで、入力画面が分かりやすい「楽楽精算」なら、申請者にとって負担が少ないのではないかと考えました。
2つ目は前述の通り、会計ソフトや銀行データとの連携ができることです。これにより、手入力無しで連携できるようになり、経理課の手間が減ると感じ、導入を決めました。

電子帳簿保存法対応で領収書整理の手間が解消！

「楽楽精算」の便利な機能を教えていただけますでしょうか。

過去の申請内容をコピーして申請データを作成できたり、よく使う経路をお気に入りに登録できるのは、申請の手間を減らせて便利だと思います。スマートフォンからの申請は、外勤の社員がよく使用しています。管理者側では、精算途中の伝票をシステムから閲覧し、事前にミスを防ぐことができるのが好評です。
また、弊社では電子帳簿保存法のオプションもつけさせていただいています。今まで領収書を貼り付けて回覧していた手間やファイリングの手間が省けたので、領収書整理にかかっていた時間が削減され、とても助かっています。

電子帳簿保存法対応機能の詳細はこちら