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導入
事例

請求書処理を効率化!ペーパーレス化が促進した事例

月末の作業を「2~3日」から「1日」へ大幅な短縮に成功!時間の有効活用が可能に!

ペッツファースト株式会社様

ペッツファースト株式会社様は「ペットを最優先」に考えているペットショップです。ペット一頭一頭の健康管理をし、お客様が安心してペットを迎えられるサービスとサポートの提供を目指して、全国展開しています。本社とともに、5つのグループ会社と全国71店舗があり、そのすべての経費精算が集約される経理の業務は膨大でした。いかにして効率化を実現したのか、「楽楽精算」導入のきっかけ、役立った機能、社内での反応などについて、経理財務部マネージャー 遠藤様、伊藤様にお話を伺いました。

会社名 ペッツファースト株式会社様
事業内容 ペット販売
従業員数 884名(2021年2月現在)
導入時期 2020年10月
URL https://pfirst.jp/

経理業務の軽減と効率化を目指して「楽楽精算」導入を検討

「楽楽精算」導入を検討したきっかけと課題を教えてください。

「楽楽精算」導入前はエクセルを使って紙ベースで社員が使用する立替経費の管理しており、時間も手間もかなりかかっていました。また、弊社は経費精算の締め日が15日で、本来ならば、経費精算の締めも月末に行うべきなのですが、人員と時間的な余裕もなく、常に作業に追われている状態でしたので、そのように締め日に時間差を設けて業務を行っていました。以前から、そうした状況の改善は大きな課題となっていたのです。2020年春に「早急にシステム化したい」と上司からの要望があり、検討を開始したのが直接的なきっかけになりました。

「楽楽精算」により領収書管理も電子化!テレワークでの対応も可能に

「楽楽精算」を導入したことで、作業の効率化は進みましたでしょうか?どのように改善したのか、具体的な作業時間の変化を教えていただけますか?

導入前は経理担当者2~3名で、締めの期間に2日間から3日間ほどかけて経費精算の業務を行っていました。「楽楽精算」導入後は毎日経理に伝票ごとまわってくるので、その都度、承認すればよくなったのが大きいです。帰宅前の少しの時間を利用して作業でき、まとまった時間を取る必要がなくなりました。締めの期間の作業も1日に短縮され、実質的にはおそらく半日あれば十分だと思います。そのように効率化が進んだおかげで、2021年3月より、経費精算も月末で行うフローに変更を行い、月次決算の作業中でも、経費精算業務が可能となりました。

また、紙の領収書のやりとりがなくなったことも、大きな改善点としてあげられます。「楽楽精算」導入前は経費申請に関しては他社ソフトを使い、伝票はメールで届いていました。そのメールとは別に、領収書は全国の店舗から直接、紙の原本が送られてくる流れだったのです。「楽楽精算」に一元化することで、精算の方法も1つに集約されたので、店舗の人たちも楽になったのではないかと思います。

経理側は、全ての作業がシステムで完結できるようになったことにより、チェックや承認作業などをテレワークで対応できるので、非常に助かっています。月次の作業も同様にテレワークで対応できるので、心のゆとりが生まれました。以前は紙で印刷する作業があったので、テレワークは考えられませんでした。業種柄フルテレワークは難しいのですが、週2回が当面の目標です。

決め手は一つのシステムで全てを完結できること

「楽楽精算」を選んだ決め手はどのようなことでしょうか?

最初にいくつかの企業サイトを見て、ピンポイントで「楽楽精算」ともう1社に絞って検討いたしました。最終的に「楽楽精算」に決めたポイントは「入力」「計上仕訳」「支払処理(FBデータ)」「支払仕訳」を、1つのシステムで完結できることでした。導入検討の最終段階で、他社システムは「入力」以外の部分については外部連携システムを使う必要があることが判明し、「楽楽精算」に決めました。また、「楽楽精算」の営業の方の対応が、非常に良かったことも決め手になりました。できること、できないことを的確に説明していただき、大変助かりました。

導入にあたって、社内調整で大変だった点はありますか?

営業の方にもご協力いただいて、情報提供やアドバイスをいただきながら最終プレゼン用の資料を作りました。その段階で社内稟議を通しやすいものになっていたので、特に難しいことはありませんでした。

経理財務部から請求書を外に出さないというミッションを達成

実際に使ってみて、便利だと感じている機能はありますか?

機能として便利だと感じているのは「支払依頼」を利用した請求書処理の一元管理です。今までは経理財務部で全て請求書を開封し、月初の会計処理を終えた後に、支払日ごとに一覧表を作成してから各部門長へ請求書を渡し、その請求書に1枚1枚確認印を押印し、各自が必要に応じてPDFを保管して、その後経理財務部へ戻って来るという作業を行っていました。ただ、請求書を各部署に渡してしまうと、支払日までに請求書が戻ってこないことがあり、その都度、請求書の回収を行う時間が必要でした。しかし「楽楽精算」導入によって、経理財務部から請求書を出さないというミッションを達成できるようになりました。各部門長も楽楽精算で請求書の承認やPDFが確認できるので、大幅に手間がはぶけましたし、請求書の紛失などの事故もなくなりました。

まだ運用を始めてからそれほど時間が経っていませんが、データを検索できるのは大きなメリットだと感じています。「過去の同じようなケースではいくらかかったか?」「この時のこの請求書を出せる?」などの問い合わせがかなり来ていたのですが、検索すればすぐにわかるので、今後そうした問い合わせはなくなるでしょうし、経理も各部門長も楽になると思います。

自動でデータ化される「領収書読み取り機能」が人気

会社内での評判・感想はいかがでしょうか?

社内の従業員に特に喜ばれているのは、カメラで領収書を撮影してそのまま申請できる「領収書読み取り機能(OCR)」です。金額や取引先や受領日が自動でデータ化されるので、申請する側からすると入力の手間がはぶけますし、入力ミスも防げます。経理側としても、確認の作業が楽になりました。

「乗り換え案内機能」は使いこなせている社員からすると、とても便利な機能なのですが、まだ使っていない社員もかなりいるのが現状です。アイコンがやや小さめで色も目立たないので、もう少し目立つようにしていただけたら、さらにいいのかなと感じています。

電子帳簿保存法への対応は今後どのように考えていらっしゃいますか?

現状は、保留中となっていますが、すでに営業の方から規程のひな形を頂き、弊社用にアレンジしたものは、ほぼ出来上がっている状態です。あとは、社内決裁と税務署向けの申請書に名前を書けばいいという段階までは来ています。状況が揃ったら、電子帳簿保存法への対応を進めていこうと考えています。

将来的な目標は「楽楽精算」のフル活用

今後、「楽楽精算」のこんな使い方をしていきたいというビジョンがあったら、教えていただけますか?

弊社では、当日振り込みの作業が必要になる場合があります。しかし当日に依頼が来て、当日に「楽楽精算」のシステムに入れると間に合わなくなってしまうので、その部分については手作業でやっているのが現状です。ゆくゆくそれらの作業をフロー化できれば、「楽楽精算」でFBデータを出力し、振り込み処理が可能になるのではないかと考えています。将来的な目標は、「楽楽精算」のフル活用です。「楽楽精算」によって、経費と請求書の業務すべてを完結させるのが理想です。

1つのシステムで完結するので管理が楽に

「楽楽精算」の導入を検討している他社の経理担当者へのおすすめポイントを教えてください。

経費精算システムをまだ一元化できていないのなら、導入をお勧めします。「立替申請」「立替精算」さらに「支払依頼」と、その後の経理処理(仕訳出力・FBデータ出力)まで1つのシステムで完結できるので、実務面に携わっている人にとってはありがたいのではないでしょうか。弊社では今までいくつかのシステムを使っていたのですが、1つにまとめると使いやすいですし、管理がしやすくなりました。伝票も検索すれば必ずヒットするので、照合や確認の作業でとても助かっています。

また、導入が楽であることも大きなポイントです。使いやすいようにビジュアル化されていて、フォームを作る場合でもプレビューですぐ確認できますし、カスタマイズや画面の作り込みも楽なので、いろいろ設定したいという場合にもおすすめします。

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※ デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス52,089社、レンタルサーバーサービス22,826社、合計74,915社(2021年3月末現在)のご契約を頂いております。「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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