「楽楽精算」の導入で経費申請が楽になり経理・現場社員ともに負担が軽減された事例

経理担当の業務負担を少しでも軽減しようと考えたのが「楽楽精算」導入のきっかけ

「楽楽精算」導入前の背景と導入検討のきっかけを教えてください。

導入のきっかけは、社内の小口精算・経費精算を効率化したいという思いからでした。当社は社員数こそ多くないものの、以前はすべての申請を紙ベースで行っており、経理担当3人で交通費など経費申請のチェックをしていました。世の中のペーパーレス化に伴い、当社でも経費精算の合理化を検討していたところ、情報収集の過程で「楽楽精算」のサービスに出会いました。一度話を聞いた上で検討しようという流れになり、デモなども拝見した上で、最終的に導入へと至りました。

小口現金については、もともと発生頻度は高かったのでしょうか？

そうですね。小口現金での支払いが多い項目は、主に従業員の施工現場までの移動費でした。具体的にはガソリン代やETCカード、駐車場代などで毎月70～80万円程度の支払いがありました。ただ、以前は各社員が経費を立て替えていたのですが、実は「楽楽精算」を導入する少し前に、法人のETCカード・ガソリンカードを導入し立替制度を撤廃していました。キャッシュレス化を実現したうえで「楽楽精算」を導入したので、経費精算の効率化という点で社内の仕組み作りが上手くリンクしたように思います。

チェック担当者が3名から2名へ！コア業務へ取り組む時間も創出

以前は経費申請にあたりどのくらいの業務時間を要していましたか？また「楽楽精算」を導入することで、時間はどの程度短縮されましたか？

導入前の経費申請チェックでは、担当3人が月に各1時間程度を要していました。申請金額が正しいかを手打ちで確認する必要があったので、その分の作業工数が発生していたのです。
「楽楽精算」の導入後は、申請の金額が正しいことを前提に進められるようになりました。申請内容の正誤だけを確認するようになったため、チェック時間が大幅に短縮されました。また交通費申請についても、乗換案内を見ながら交通費を算出する手間が無くなったのは大きいですね。結果的に、経費申請のチェック担当者を3名から2名へ減らすことができました。
その分の空いた時間を使って、会社をより効率化させる仕組み作りや助成金の活用検討など、経理の負担を減らして生産性をより高めるための「コア業務」に注力できるようになりました。

「楽楽精算」のコストや信頼性、カスタマイズ機能に魅力を感じて導入を決意

「楽楽精算」を導入した決め手についてお聞きしたいのですが、他の会社もいくつか候補にあがっていらっしゃいましたか？

経費精算システムで検討していたのは「楽楽精算」のみでした。「楽楽精算」の営業担当の方によるプレゼンやCMを見た上で、当社の人数ならコストもそれほど高額にならないと判断し導入を決めました。

また私自身は使用していなかったものの、前職の会社が「楽楽精算」を活用していたため導入に対する安心感があったことも要因の1つです。さらに経費精算の操作画面を自由にカスタマイズできる点にも魅力を感じました。

導入にあたり、反対意見や稟議を通す上で大変だったことはありませんでしたか？

導入に当たり社内でプレゼンを行ったところ「まずは一度やってみれば」というような前向きな反応が多く、稟議は比較的スムーズに通りました。あとは実際にやる経理担当者と打ち合わせをしながら、申請画面のカスタマイズ（例えばボタン1個をどう配置するか、申請のルートをどうするかなど）を決めていきました。まだ管理画面で最適化できそうな項目があるので、それらの改善が今後の課題です。

「楽楽精算」のOCR機能は外勤社員の申請書作成に活躍

カスタマイズ機能以外で便利だと感じられるものはありますか？

領収書の写真を撮ってそのまま伝票化して申請できる「領収書読み取り機能（OCR）」は、外勤の社員にとって非常に便利です。これまでは外出先から一度本社に戻って、申請書を作成する必要がありました。導入後は領収書をスマホで撮影してデータを登録し、外出先から申請することが可能となりました。本社に戻ってきて申請書を作る手間が減ったので、その点は魅力的だと思います。まだ機能を使いこなせない者もいますが、慣れればスムーズに申請できるので社員にとってもメリットが大きいと思います。

「楽楽精算」のＯＣＲ機能の詳細はこちら

「楽楽精算」の導入時は、現場での落とし込みと管理部門によるフォローを実施

「楽楽精算」の導入から社内に定着するまでに、どういった対策を取られましたか？

幹部陣には先行で1ヶ月前に試用してもらい、そこから全スタッフへと展開していきました。対策としては、まず使用方法についてのマニュアルを作成。あとはデバイス上で実際に「楽楽精算」を使いながら、申請方法を上司から部下へと落とし込んでいきました。管理部門でも必要に応じて、現場に対する使い方のフォローを行っています。
「楽楽精算」の導入後は、従業員の申請時のスピードが速くなったと感じています。

「楽楽精算」のサポート体制があれば、初めての操作でも管理画面のカスタマイズが可能

「楽楽精算」を導入いただいた前後の、営業担当の説明やサポート体制についてはいかがでしたか？

導入当初は御社の電話サポートに大変お世話になりました。正直なところ経費精算の画面をカスタマイズすることに「自分で出来るのだろうか」という不安もありました。しかし分からない箇所があればその都度サポートの方に電話で教えていただき、なんとか自分だけで設定を完了できました。手厚いサポート体制は非常に助かりました。

サポートのフォローがあれば「楽楽精算」の画面に触れたことがない方でも、1からカスタマイズの設定ができると思います。

現代の働き方に対応するため「楽楽精算」のような経費精算システムの導入を検討すべき

「楽楽精算」の導入を検討されている他社の経理担当者様へ、おすすめポイントやメッセージをお願いします。

当社のような中小企業で少人数の会社でも、導入するメリットは非常にあったと感じています。テレワークや自宅勤務に移行しつつある昨今だからこそ、紙でなくクラウド型の申請方法へ切り替えていくことが大事だと思います。これからの働き方改革に備えて、経費精算の効率化を検討している会社であれば「楽楽精算」の導入はおすすめです。

また当社でも顧問税理士に相談し、この春から電子帳簿保存の申請に取り組むこととなりました。伝票は7～8年間は紙で保管しなければならないので、場所の確保という面で電子帳簿保存法は大きなメリットがあると思います。当社と同様に電子帳簿保存法への対応を考えているようでしたら、ぜひ「楽楽精算」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。