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交通費・経費精算システムによる精算承認スピードの向上事例

外出先からの申請・承認可能で経費精算の処理スピードが向上!
「楽楽精算」導入で、作業時間と業務負担を大幅削減

株式会社スーパーホテル様は”LOHAS”をコンセプトとし、Natural,Organic,Smartをモットーに地球と環境に配慮したビジネスホテルの運営を行っています。国内主要都市を始め国内外で136店舗を展開しており、お客様の活力ある社会活動・経済活動をお手伝いし、地域社会に貢献。世界的レベルで質の高いサービス提供を行うことによってお客様へ日常の感動を届け、顧客満足度日本一のビジネスホテルを目指していらっしゃいます。
同社では出張が多く、申請・承認に時間がかかってしまうという課題を解決するため、2017年10月より「楽楽精算」をご利用いただいています。

会社名 株式会社スーパーホテル
事業内容 ビジネスホテルの運営
従業員数 350名
導入時期 2017年10月
URL https://www.superhotel.co.jp/

経費精算はすべて手作業。確認と承認にも時間を要していた

ご導入前の課題や、ご導入を検討したきっかけを教えていただけますでしょうか。

導入前は、申請者がエクセルの経費精算用紙に記入・印刷したものを経理へ提出し、提出された申請書を経理が1件1件領収書との突合を行って各項目を集計し、会計ソフトへ手入力を行っていたのでとても時間がかかっていました。すべてが手作業のため、入力ミスや入力漏れが発生してしまうこともあり、それらの確認にも時間を要していました。
また、申請者の上司が出張で長期不在になることが多く、 提出した申請書の承認に時間がかかってしまうことも問題でした。さらに、社員数増加に伴って処理件数が増加し、経理の負担が増えていたため、今後増加する申請、処理件数に対応できる方法を検討していました。

申請量が平準化され処理がスムーズ!1回の支払作業が15時間短縮

 ご導入後の効果や、改善されたことを教えていただけますでしょうか。

長期出張で不在のことが多く、こまめな申請用紙の提出が難しい社員は、出社した際に精算をまとめて行っていました。そのため、1回の申請量が膨大になり、申請者側では申請書作成に多くの時間が、経理側では申請経路の妥当性の確認を含めた処理に時間がかかっておりました。
しかし、「楽楽精算」導入後は、出張先でも申請が可能となったので、こまめに精算する社員が増え、申請量が平準化されたことによって経理処理がスムーズになりました。導入による作業時間の削減効果ですが、申請者は1回の申請につき平均1時間、経理担当者は1回の支払処理当たり平均15時間短縮されました

外出先でも申請・承認がスムーズに!経理部への問い合わせも減少

 「楽楽精算」の便利な機能を教えていただけますでしょうか。

イメージ画像

楽楽精算」はネット環境さえあれば申請・承認ができるため、出張で本社に長期不在の場合にも申請や承認がスムーズに行えます。また、スマートフォンからも申請・承認が出来るため、移動中に申請や承認をする社員もおります。領収書についてはスマートフォンの写真データの添付も可能となりましたので、利便性が増しました。さらに、申請書の進捗状況が各個人で把握できるため、経理部へ承認状況の問い合わせも減っております。

幅広い年齢層で使えるアイコン表示と料金体系が決め手

 数ある交通費・経費精算ソフトの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントを教えていただけますでしょうか。

経費精算システムの導入にあたり、いくつかのシステムを検討いたしました。その中でも、「楽楽精算」は画面のアイコンが分かりやすいため、幅広い年齢層に受け入れられるのではないかと考えました。また、費用面では印刷枚数や申請件数によるのではなく、ユーザー数によるというのも大きなポイントでした。

専任担当者がしっかりサポート!導入もスムーズに完了

 導入時や導入後のサポートはいかがでしたでしょうか。

導入時、設定項目が多くあり不安でしたが、専任者の方がしっかりサポートしてくださったので、大きなトラブルなく導入できました。また、弊社の導入スケジュールに合わせて、設定の必要な項目・期日も考慮いただきました。導入後も設定方法や仕様の確認などの問い合わせをした際には、出来るか否かを含め、サポートの方が丁寧に対応してくださるため、日々の運用に関しても安心しております。

機能面、操作性、導入しやすさが揃ったシステム

 「楽楽精算」を検討中の企業様にメッセージをお願いします。

導入後、各社員に浸透し、スムーズに運営できるようになるまでは大変ですが、導入してしまえば経理部の業務軽減につながり、時間に余裕ができたことで他の業務に時間を回せています。複雑なシステムではなく、幅広い年齢層に対応できるため、導入しやすさでもおすすめのシステムです

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おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス36,600社 レンタルサーバーサービス22,826社、のべ59,426社のご契約を頂いております。(2019年3月末現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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