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導入
事例

キャッシュレス化・小口現金の廃止に成功した事例

クレジットカード連携機能・ICカード連携機能で小口現金を廃止!

JR北海道ホテルズ会社様

JR北海道ホテルズ株式会社様は「JRタワーホテル日航札幌」「ホテル日航ノースランド帯広」及びJRイン7ホテル(札幌3、帯広、旭川、千歳、函館)の経営と運営を行っている会社です。
同社は人々の交流の場であるホテルを通じ、常に新たな価値を創造し、お客様に信頼される「やすらぎと感動」のホテルを実現されています。
今回、「楽楽精算」の導入によって小口現金の削減や不正防止に成功した事例を、支援グループ経理担当 寺崎克浩様にお話いただきました。

会社名 JR北海道ホテルズ株式会社
事業内容 ホテル業
従業員数 366名(2020年3月31日現在)
導入時期 2016年4月
URL https://www.jrhotels.co.jp/

小口現金廃止!クレジットカードの導入と併せてシステム検討を開始

導入検討のきっかけを教えて頂けますでしょうか。

元々は各部署でもっている小口現金の廃止を検討していたことがきっかけです。まず、小口現金を廃止するために法人カードの導入を検討していたのですが、その際に営業担当の方から経費精算システムを数社紹介していただきました。その中に「楽楽精算」も候補として入っていたんです。
紹介された数社で比較検討を重ねた結果、契約した法人カードと提携していて相性がよく、操作性に秀でており、ランニングコストも一番優れていた「楽楽精算」の導入に至りました。

小口現金廃止に成功!業務省力化により月の作業時間は5日→1日に!

ご導入前の課題、そして「楽楽精算」の導入によってどのように解決できたか教えて頂けますか?

「楽楽精算」を導入するまでは、交通費や出張費の精算による現金の出金が毎日数件発生し、経理担当者がその都度手を止めて対応する必要がありました。そのため、経理担当者がなかなか業務に集中することができないのはもちろん、小口現金管理の手間もかかり大きな課題でした。ですが、クレジットカードの切り替えとともに「楽楽精算」を導入したことで、毎日対応していた現金の精算が大幅に減り、経理担当者は業務に集中することができるようになりました。
具体的には、「楽楽精算」ではクレジットカード連携機能があるので、カードの利用日から2~3日後にはシステム上に明細が確認できるようになります。そして、その明細からそのまま経費精算できるため、金額の改ざんの心配がなくなりました。小口現金の削減だけでなく、不正防止に繋げられたのはとてもありがたかったです。
また、これまで各支店の各部署で行っていた精算作業も、「楽楽精算」導入によって本社に集約することができたので、業務の省力化につながりました。すべての部署を総合すると、今までは作業に概ね月5日程度かかっていましたが、現在では1日で完了できています。

「楽楽精算」のICカード連携機能が不正予防に大きく貢献!

「楽楽精算」で特に役立っている機能を教えていただけますでしょうか。

先ほどお話したクレジットカード連携機能のほか、ICカード連携による入力の自動化も不正防止に役立っていて大変助かっています。
今まで交通費精算では、精算用紙に利用者が手で内容を記入しており、それをもとに都度現金での精算を行っていたので、大きく手間がかかっていました。
その上、個人のICカードを利用しているにもかかわらず、ICカードでの運賃ではなく現金での運賃で精算されていたり、個人的な利用が混じっていたりと、精算用紙の内容チェック自体も甘い部分があり、課題に思っていました。

ですが、「楽楽精算」を導入してからはその課題も解決されました。
交通費精算のICカード連携機能は、ICカードの情報(利用区間や金額など)が自動で取り込まれ、そのデータをもとに申請することができるので、入力ミスや計算の手間がなくなりました。
また、仮にデータを申請者が後から変更したとしても、申請画面に「手入力マーク」のアイコンが表示されるようになっているため、不正防止ができています。
「楽楽精算」の連携機能で正確に精算されるよう、今では原則クレジットカードとICカードを利用するように徹底しています。

導入後の社内の反応はいかがでしたでしょうか?

導入時はこれまでの運用が変わることもあり、各部署から反発もありました。そして導入後もICカード取込のための端末設定や取込方法など、従業員が慣れるまでの間はかなりの問い合わせがありました。
ですが、現在は問い合わせも減り、従業員にとっても経費精算の効率化が図れたのではないかと実感しています。

導入前から運用開始まで安心!キャッシュレス化にもおすすめ

営業担当のご対応や導入時・導入後のサポート対応はいかがでしたでしょうか。

まだ導入を検討している段階の時には、「楽楽精算」営業担当の方が実際の操作画面を見せながら機能や使い方を説明してくれたので、操作のイメージがしやすかったです。
また、導入後には初期設定時にサポート担当の方にご対応いただきました。導入時はもちろん、今でもメールで問い合わせをした際は迅速に回答をいただいています。

緊急事態宣言下でテレワーク実施はできましたでしょうか?

テレワークは経理部門では実施していませんが、「楽楽精算」を利用すれば今後実施することがあっても困ることは少ないと考えています。申請から精算までシステム内ででき、ファイル添付機能もあるため「楽楽精算」上で証憑の確認もできるので、いざという時には問題なく移行できると思います。

まだシステム導入をしていない他社の経理担当者に向けて、アドバイスを頂けますでしょうか。

今後は、業務効率化やペーパーレス化、キャッシュレス化がますます求められる世の中になっていくと思われます。そのため、そのような課題をお持ちの企業の方に「楽楽精算」をおすすめしたいと思います。

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