今まで通りの運用で経費精算をシステム化できた事例

手作業で行う経費精算業務を課題に、システム化を検討

「楽楽精算」を導入するきっかけとなった背景・課題を教えてください。

「楽楽精算」を導入する前までは、精算業務は全てExcelで作成したフォーマットに各社員が内容を入力し、紙で印刷したものを部内から総務部へと回覧するフローとなっていました。
経理担当者は、内容の確認、仕訳作成、銀行振込データ作成、現金出金などを全て手作業で行っており、非効率的に思っていました。精算業務が集中すると担当者は丸２日ほど費やしていました。

以前より、社員からも経費精算業務システム化の要望が上がっていたのですが、経理部門がシステムに疎く、要望が放置されていた状態でした。
私が入社した後、やっと非効率事務の改善策を進めることとなり、最初に取り組んだのが「楽楽精算」の導入でした。

経費精算業務の工数が2日→0.5日に削減！

「楽楽精算」を導入して改善したこと、便利な機能を教えてください。

「楽楽精算」の導入後は申請から精算までの時間が各段に短縮され、社員からも好評を得ることができました。そして、課題であった経理業務の工数も大幅に削減することができました。
「楽楽精算」には勘定科目の自動紐づけ、振込や仕訳データの自動作成ができる機能が備わっているため、それらを利用するようになったことで、今まで2日かかっていた業務が半日まで短縮されました。
特に使っていて便利だと思っているのは、先程の話にも出た仕訳データの作成です。出力形式を比較的自由にカスタマイズでき会計ソフトとの連携が容易でとても助かっています。
現在はまだ利用していないのですが、今後ペーパーレス化を進めるにあたって電子帳票保存の対応機能が気になっているところです。

「楽楽精算」の自動仕訳機能の詳細はこちら

検討中は「楽楽精算」一択！従来の申請項目をシステムで再現！

数ある交通費・経費精算ソフトの中で、「楽楽精算」をお選びいただけたポイントはございますか？

「楽楽精算」を知ったきっかけは、とある展示会で「楽楽精算」の出展ブースに立ち寄ったことでした。そこで興味を持ち検討することとなりました。
導入をする上で重要視していた点は、今まで経費精算で利用していたExcel申請書にある入力項目を、可能な限り変更せずシステム化することでした。
「楽楽精算」はカスタマイズの自由度が高いため、ほぼ希望の通りのシステム設定ができ、コスト面においても当初から魅力的なソフトでしたので、特に他社ソフトとは比較はせずに導入を決めました。

「楽楽精算」の入力画面カスタマイズ機能の詳細はこちら

導入に際し、稟議を含め最終決定までの社内調整はスムーズに進みましたでしょうか？

先ほどお話した通り、もともと社員からシステム化を要望する声が上がっていたので、導入に際して反対意見はありませんでした。しかし、費用対効果については他役員から慎重意見が出ていたため、「楽楽精算」の導入によってどれだけ工数が削減されるかを試算し、説明することで理解を得られました。

「楽楽精算」でテレワーク中に経費精算は心配いらず！

緊急事態宣言下でテレワーク実施はできましたでしょうか？

緊急事態宣言中は社員の9割がテレワークに移行しました。「楽楽精算」導入済みであったことから、テレワーク中の精算業務のことを気にすることなく、スムーズに移行することができました。もし仮に導入していなかったとすると、精算業務や支払業務で支障をきたしていたと思います。

安心して導入できるサポート力が大きなポイント

営業担当の対応や導入時・導入後のサポート対応はいかがでしたでしょうか。

「楽楽精算」のカスタマイズには、ひとりで2ヶ月ほど要しました。不明点はサポート担当へ問い合わせて対処しました。サポート担当者のレスポンスが早く、説明も丁寧でわかりやすかったので、大きな問題が発生することなくカスタマイズ作業を完了することができました。
もともと、現状のルールの移行が難しい場合は、「楽楽精算」のシステムに沿ったルールに変更すると導入前に方針を決めていたので、ワークフローの見直しなどスムーズに進めることができました。結果的にやりたいと思っていたことは、ほぼ100％実現できています。

「楽楽精算」をご利用になってみて、どのような企業におすすめできますか？

各社ごとに専任のサポート担当者がついていただけるので、システムに不慣れな方でも安心して導入できると思います。
経費精算業務が、全社的に楽になるシステムです。システム化しておけば、経理担当者の急な退職などの緊急事態でも業務の引継ぎが楽に行えます。効率化だけでなく、様々なリスクにも備えることができるので、あらゆる企業におすすめしたいです。