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経費精算とは?経費精算が抱える問題点とその解決方法

経費精算

2020/4/30

経費精算は従業員が業務を遂行する中で非常に重要な業務です。しかし、従業員の精算業務というのは直接的な企業の利益につながる業務ではなく、企業の中でも軽視される傾向にあります。この記事では、経費精算とは何かということを再確認し、経費精算業務の中での問題点、その効率化の方法などをご紹介します。

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経費精算とは?

まず、経費精算とは何かという概要を説明します。経費精算とは、従業員が業務遂行のためにかかった経費を精算することを指します。業務遂行のために必要に応じて支払ったものが「経費」として認められ、従業員が立て替えた実費を企業が従業員に支払い、精算することができます。当然ですが、従業員は経費を私的に利用することはできません。

経費とは?

では、経費として認められるものにはどのようなものがあるのか、確認します。

交通費

もっとも代表的な経費として考えられるのが交通費です。経費の中でも件数が多く、処理の時間も手間も膨大になりがちです。営業活動のためにどこかの企業に訪問した際にかかった電車賃や、資材の運搬のためにタクシーに乗る必要があったという場合などに経費として認められ、精算することができます。

物品購入費

企業で業務を遂行するために必要な物品を購入した場合にも経費精算が行えることが多いでしょう。企業で使用するペン、ノートなどの文房具を一括で購入した場合などがこれに当たります。

接待交際費

販売を促進し、売上を向上させるために取引先やクライアントを接待する際にかかった費用も接待交際費として精算できることが多いでしょう。接待交際費に関しては、企業毎にルールが異なる場合も多く、社内規定に従った利用、申請が必要です。また、接待費として精算できるものには限りがあるとともに、参加人数や金額によっては会議費として処理をすることで節税できる場合もありますので、精算が必要な接待費を利用する前に自社のルールを確認しておくことをおすすめします。

この他にも通信費、光熱費、賃貸料、法定福利費など、多くの費用が経費として認められます。実際に業務遂行に必要なものだったかどうかを考えながら、精算業務を行うようにしてください。

経費精算のやり方・業務フロー

今まで見てきたように精算できる経費の種類には多くのものがありました。しかし、経費精算を行うフローはほとんど共通です。事前に経費申請を行う必要がある場合もありますが、それを除くと、以下のような精算フローをたどるのが一般的でしょう。

申請業務

経費を利用したらその利用を証明できる証左となる書類とともに経費精算申請書を提出する必要があります。この経費精算書にはいつ、どこで、何のために、どのようなものに対して経費を利用したかということを記載するのが一般的です。

例えば交通費申請であれば、日付、乗車駅、降車駅、正確な金額(切符と定期で運賃が異なったり、定期区間を控除したりする必要がある)、訪問先の企業名などを記入することが求められるでしょう。

承認業務

上記の経費精算申請書は上長回覧をして、承認をもらうのが一般的です。この承認フローでは、申請書の内容に不備がないか、金額に誤りがないか、実際にその訪問が行われたか、社内規定に照らして問題ない申請か、などを確認する必要があります。この上長承認を得た申請書は次の経理業務に回ります。

経理業務

上長承認が完了したら、いよいよ経理承認と支払い業務になります。まず、経理担当は再度手元にある申請書が問題ないものか確認する必要があります。上長承認を通っている場合でも、精算書に誤りがある場合は少なくありません。

多くの部下を抱える上長の場合、すべての経費精算申請書によく目を通さずに承認してしまっている場合もありますし、上長は経費精算業務を専任業務としていないことがほとんどなので、社内規定のすべてを正しく把握していない場合もあります。そのような場合には、経理部門において再度確認する必要があるでしょう。

経理部門でも経費精算申請書を確認し、問題なければ会計処理、振込作業を行います。会計処理は、申請ごとにどの申請が、どの勘定科目、税区分になるかということを確認し、会計ソフトに入れるところがほとんどでしょう。これを全従業員の全申請分で行います。

また、これが完了したら、従業員に振込を行います。一人ひとり金額が異なるので、必要な金額を正確に一人ずつ振り込みます。これで一連の経費精算申請フローが完了です。

経費精算書の種類

経費の種類が複数あれば、経費精算書の種類も複数あります。どれもフローはこれまで説明したものと同様のフローをたどることが多いですが、申請内容に応じた自社の申請書を利用するようにしましょう。ここではその例をいくつかご紹介します。

仮払い経費申請書

出張時など予め大きな金額の経費が必要になるとわかっている場合に、従業員がそれを立て替えると一時的な出費とはいえ従業員にとって負担になる場合があります。そのようなときには仮払い経費精算書を利用し、事前に仮払いを企業に依頼します。この申請書が承認されれば、仮払金として企業から従業員に経費利用できる経費が渡されるので、従業員は事前申請にしたがってこれを利用することができます。

仮払い経費精算書

仮払いで企業から経費を預かった従業員はそれをどのように利用したかという証明ができる書類(領収書など)をつけて、仮払い経費精算書を提出する必要があります。この書類ともしも余っていれば仮払金を企業に返却することで、一連の経費精算が完了します。もしも不足分を負担していれば、それも合わせて申請することで、企業から精算を受けることができるでしょう。

出張旅費精算書

出張の場合には出張旅費精算書を提出する企業が一般的です。企業によっては事前に出張伺いの書類を出すこともあるでしょう。宿泊を伴う出張や、遠方への出張となると通常の交通費よりも大きな金額が経費としてかかることが一般的です。そのため、通常の交通費とは別に経費精算書類を提出する企業が多くなっています。

経費精算の課題

ここまでで経費にはどのようなものがあるか、経費精算を行うにはどのようなフローをたどる必要があるか、また、経費の種類にあわせた経費精算書について説明をしてきました。そして、経費精算には非常に多くの手間と時間がかかることがわかりました。

申請書の作成では日付、経費の利用用途、金額などを手作業で記入します。場合によってはそれらを調べるところから始まり、領収書などを整理する時間がかかります。

承認者も上記のような申請情報が本当に正しいのか調べる必要があり、必要に応じて定期区間と重複している交通費申請がないか、社内規定を守っていない申請がないかを確認します。

最後に経理担当は上記の承認された精算書をすべて改めて確認し、その仕訳を会計ソフトに手入力し、会計処理を行います。また、振込作業も行うのでその手間もかかるでしょう。

このような多くのフローを目視確認と手作業で行うので、経費精算にはミスがつきものです。しかし、お金にかかわるところなので、ひとつのミスも許されることはなく、経理部門で見つかったミスのある書類は申請からやり直しになります。

経費精算はこのように多くの手間と時間がかかるということを課題として抱えています。
特に、テレワークやリーモート業務への対応を考慮すると、ペーパレス化や捺印等の手間をいかに省けるかという点も非常に重要です。

経費精算の効率化の方法

では、この経費精算を効率化する方法を確認しましょう。

経費精算業務を外注化する(BPO利用)

ビジネスプロセスアウトソーシング(BPO)で外注化することは1つの手でしょう。社内での手間と時間がかかることを、外注化するというのは良い手段です。

経費精算システムを利用する

安価でミスなく経費精算を行うという点では経費精算システムの利用も非常に有効です。クラウド型の経費精算システムなら、費用を最大限抑えた上で、経費精算の効率化を図れます。

経費精算システムとは?

経費精算システムとは、経費精算にかかわるすべての業務を効率化することのできるシステムです。具体的にどのようなメリットがあるのか確認しましょう。

経費精算システムのメリット(1)「経費精算の効率化」

まずなんといっても、経費精算を効率化できるところが最大のメリットです。

例えば、今まで手作業で行っていた交通費精算は交通系ICカード読取り機能で履歴を利用することができます。また、クレジットカード連携をしていれば、利用明細から申請書を作成することも可能です。すべての申請がWebで完結するので、いつでもどこでも経費精算をできることもメリットです。

経費精算システムのメリット(2)「ミスや不正の撲滅」

経費精算システムにはミスや不正を行えなくする機能が多く搭載されています。例えば乗換案内機能を利用すれば駅を選択するだけで、交通費を自動計算してくれます。定期券を事前に登録していれば、その分も自動で控除してくれるので二重申請が大幅に削減されるでしょう。

また、社内規定に反する申請にはエラーを出したり、申請を差し止めたりする機能もあるので、不正を行うことも非常に難しいでしょう。このような機能を利用して効率化はもちろん、ミスや不正を撲滅することも目指せます。

経費精算システムのメリット(3)「経理業務の無駄も削減」

経費精算システムを利用すると、申請者が申請データを作ったときに会計ソフトに入力するデータを自動仕訳した上で作成することができます。さらに会計ソフトと連携可能な経費精算ソフトであれば、このデータをそのまま会計ソフトに取り込むことができるので、会計ソフトへの手作業が不要になります。

ミスのないデータ、不正のないデータが作成され、それが会計ソフトと連携できるものになっていれば、経理部門が一つひとつ確認して、それをまた会計ソフトに手作業で入力するという二度手間が省けるので、無駄なく経理処理を行えます。

経費精算システムのデメリット(1)「費用がかかる」

逆に経費精算システムのデメリットも確認します。経費精算システムのデメリットとしては唯一、費用がかかることが挙げられます。しかし、クラウド型経費精算システムであれば、月額費用、初期費用が非常に安価で抑えられるので、費用負担が懸念される企業ではクラウド型の経費精算システムを利用することをおすすめします。

また、経費精算のために使用している紙などの印刷代削減、定期との重複支払いを行っている交通費の削減、従業員の無駄な残業削減などができれば、経費の負担を相殺することも可能です。

まとめ

経費精算は手間と時間が非常に大きくかかるという課題がありました。しかし、経費精算システムを利用することで非常に安価な費用でこの課題を解決することができます。社内の経費精算にかかわる無駄な時間、無駄な間接コストを削減したいときには、ぜひ経費精算システムの導入をご検討ください。

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