経費精算とは？基本知識から効率化・システム導入まで徹底解説

経費精算とは

経費精算とは、従業員が会社の事業活動のために一時的に立て替えた費用（交通費、消耗品費など）を、会社が従業員に払い戻す一連のプロセスのことです。

経費として認められるのは、業務遂行のために「必要」かつ「適切」に支払われた金銭のみで、これを証明するために領収書やレシートなどの証憑（しょうひょう）の提出が義務付けられています。個人的な買い物やプライベートな旅行費用は、当然ながら経費の対象外です。

そもそも経費とは？「費用」との違い

経費精算の対象となる「経費」とは、「経営費用」の略称であり、企業の売上や利益を生み出すために直接的に発生した支出を指します。具体的には、営業活動で発生する交通費、オフィスの備品購入費などの消耗品費、会議のための費用などが含まれます。

これに対し、「費用」は会社全体の運営に関わるあらゆる支出を指す、より広義な概念です。経費は費用の一部であり、会計上、特定の目的のために使われた費用を経費として区別することで、企業の利益を正確に算出し、法人税額を決定する重要な役割を担っています。

経費精算の種類

経費精算は「小口精算」「交通費精算」「旅費精算」の3つに分けられます。それぞれについて、以下で詳しく解説します。

小口精算

小口精算とは、消耗品費や会議費などといった少額かつ頻繁に発生する経費を、小口現金を用いて精算することを指します。現金出納帳を用いて、現金の出入りを記録します。

交通費精算

交通費精算とは、取引先への訪問などで発生した交通費を精算することです。電車代やタクシー代、バス代など、比較的少額の交通費の精算が当てはまります。

関連記事：交通費精算のやり方や申請時の注意点｜経理業務でよくある課題とは？

旅費精算

旅費精算とは、遠方へ出張した際にかかった費用を精算することです。飛行機代、新幹線代などの交通費、宿泊費のほか、会社で定められている日当（出張手当）もこれに該当します。

経費精算の流れと各フェーズの効率化ポイント

ここでは、一般的な経費精算のプロセスを3つのフェーズに分けて解説します。

フェーズ1：社員が費用を立て替え、領収書をもらう

はじめに、業務で発生する費用を社員が自分の所持金から立て替えて支払います。具体的には、営業活動や出張の際の旅費交通費、取引先との会食に伴う交際費、オフィスで使う備品などの消耗品費などが対象になります。

このとき、社員は必ず領収書を発行してもらう必要がある点に注意しましょう。経費精算の対象になる、業務に必要な費用を立て替えたことを証明するためです。

なかには、慶弔金や自動販売機での支払いなど、領収書が発行されないケースも存在します。その際は、日付や支払先、金額、用途を出金伝票に記載するなど、ルールを定めておくことが重要です。

フェーズ2：社員が経費精算申請を行い、上長の承認を得る

社員は、社内のルールに基づき経費精算書を作成し、領収書を添付したうえで、決裁権限のある上長に提出します。経費の対象になる条件や申請期限、金額の上限などは会社によって異なるため、自社のルールを確認しておきましょう。

承認フローに基づき、申請書の内容に不備がないか、立替金の金額に間違いがないか、実際にその訪問が行われたか、社内規定に照らして適切な申請であるかなどが確認されます。申請承認を得た申請書は、次の手順で経理業務に回ります。

フェーズ3：経理担当者が内容を確認し、精算を行う

承認業務が完了したら、いよいよ経理による承認作業と支払い作業に入ります。
まず、経理担当者は提出された申請書の内容に問題がないかをよく確認する必要があります。たとえ上長承認を通っていても申請書に誤りが見つかることは少なくありません。特に多くの部下を抱える上長の場合、すべての申請書によく目を通せずに承認してしまっている可能性があります。

また、管理職は経費精算を専任業務としていないことがほとんどなので、社内規定のすべてを正しく把握していないケースも存在します。こうした背景から、受領した書類は基本的に経理部門において再度確認する必要があるのです。

経理部門で経費精算申請書を確認し、問題なければ会計処理と振込作業を行います。会計処理では、申請ごとに勘定科目や税区分を確認し、会計ソフトに情報を入力するのが一般的です。これらの作業を全従業員の全申請分、もれなく行います。

続いて、従業員が立て替え払いした金額を現金で手渡すか振り込みます。一人ひとり金額が異なるので、正確に払い戻しすることが重要です。

経費精算の対象になる費用・ならない費用

経費として認められる費用と認められない費用には、明確な線引きがあります。ここでは、それぞれの具体的な項目と、判断のポイントについて解説します。

経費精算の対象になる費用

事業活動に直接関連し、収益を得るために必要な支出は経費として認められます。主な費用項目は以下の通りです。

【経費の具体例】

経費精算の対象にならない費用

企業の事業運営と直接関係がない、あるいは税法上の扱いが異なる費用は経費として認められません。誤って計上しないよう注意が必要です。
具体的には、以下のような費用が挙げられます。

法人税や法人住民税

法人税や法人住民税は、企業が上げた利益に対して課される税金であり、利益を確定した後にその利益から支払われるものです。そのため、「収益を得るためにかかった費用」という経費の定義には当てはまらず、経費として認められません。

ただし、同じ税金でも法人事業税は、事業活動を行う上で発生する費用とみなされるため、翌事業年度の経費として損金算入が可能です。

スーツ等の衣類の購入費用

一般的なスーツや私服など、プライベートでも着用できる衣類の購入費用は経費として認められません。これは、業務と私生活の区別がつきにくく、経費の公平性を保つためです。

一方で、現場作業員の安全服や医療従事者の白衣など、業務中にのみ着用する特定の制服や作業着などを会社が従業員に支給する場合は、福利厚生費として経費の対象となる場合があります。

役員や従業員の個人的な飲食費や旅行費用

業務とは無関係の、役員や従業員個人の飲食費や旅行費用は経費になりません。私的な支出と業務上の支出の区別を曖昧にすると、税務調査の対象となるリスクがあります。

経費精算書とは

経費精算の際には、経費精算書という書類を用いて申請を行います。
ここでは、経費精算書の種類や、記載する内容について紹介します。

経費精算書の種類

経費精算書にはいくつかの種類があります。具体的には下記のとおりです。

経費の種類や申請内容に応じて、適切な申請書を利用しましょう。それぞれの書類をどのような手続きで使用すればよいか、詳しく解説します。

関連記事：経費精算書とは？記載項目や業務フロー確立・改善時に気をつけること

仮払経費申請書

仮払経費申請書とは、必要な費用をあらかじめ会社に申請しておき、先に払ってもらうパターンで使用する申請書です。

たとえば、出張のようにまとまった金額の経費が発生する場合、従業員が立て替えを行うと一時的に大きな負担が発生してしまいます。こうしたケースでは、仮払経費申請書を利用して、事前に金銭の仮払いを企業に依頼するのです。

承認されれば、企業から仮払金として経費が渡されて、従業員は事前申請の内容に従って経費を利用できるようになります。

仮払経費精算書

仮払経費精算書とは、前述の「仮払経費申請書」で会社から預かったお金を使った後、社内手続きに使用する精算書です。

経費を使った従業員は、預かった経費をどのように利用したかを証明できる書類（領収書など）を添付して、仮払経費精算書を提出する必要があります。

書類提出と併せて余った仮払金を企業に返却したり、経費の不足分を再度申請して精算を受けたりして、一連の経費精算が完了する仕組みです。

立替経費精算書

立替経費精算書は、従業員が経費を立て替えたときに使用する精算書です。事前に従業員が費用を支払い、後日精算を行う際の手続きに用いられます。

一般的に、消耗品の買い足しや営業車の駐車料金のような、従業員への金銭的な負担が少ない少額の立て替えで使われる書類です。立替額が少ないときは、小口現金で精算されることも少なくありません。

交通費精算書

交通費精算書とは、従業員が移動に使用した経費を精算するための書類です。主に、客先訪問などで外出する営業部門で使われるケースが多いといえます。

交通費の精算では、正確な金額をチェックするために、交通手段や利用区間など多くの確認事項があります。切符と定期券で運賃が異なったり、定期区間を控除したりする必要があるため、確認作業の工数が多くなる点に留意しましょう。

出張旅費精算書

出張旅費精算書は、出張関連の費用を精算するときに使用する精算書です。多くの企業では、出張の際に通常の「交通費精算書」とは別に出張旅費精算書の提出を求められます。

企業によっては、事前に出張申請のような出張伺いの書類が必要な場合もあるでしょう。特に、宿泊を伴う出張や遠方への出張では、通常の交通費よりも大きな金額が発生するため、正確に手続きを行うことが大切です。

関連記事：出張費精算とは？面倒な精算業務を簡単に効率化する方法

経費精算書に必要な項目

経費精算書の記載項目に法的なルール等はなく、各社によって違いがあります。一般的には、以下のような項目の記載が求められるケースが多いです。

日付や金額、支払先は、領収書の内容と一致している必要があります。専用のテンプレートを用意しておくことで、従業員の記入ミスを減らせるため、おすすめです。

経費精算業務における課題と解決策

ここまで、経費精算の基礎知識と一般的な業務フローを解説してきました。ここからは、多くの企業が抱える経費精算業務の具体的な課題を深掘りし、それらをどのように解決できるかをご紹介します。

課題1：手作業による転記ミスの多発と二度手間

経費精算書の作成や申請の手続きでは、日付、金額、用途など、記入項目が多く、人為的なミスが発生しやすい点が大きな課題です。特に、紙の申請書を使用している場合、従業員が領収書の内容を申請書に手書きし、さらに経理担当者がその内容を会計システムに手入力するという、二度の転記作業が発生します。これは、時間的なロスだけでなく、ミスの温床となりがちです。

解決策：経費精算システムの導入で「自動化」

この課題を根本的に解決するのが、経費精算システムの導入です。システムを使えば、交通系ICカードの履歴取込やクレジットカード連携により、データが自動で取り込まれ、手入力が不要になります。また、会計システムとの連携により、経理部門での仕訳入力の二度手間も解消され、ミスを大幅に削減できます。

関連記事：経費精算を自動化し効率化を図るには？方法やメリット、注意点

課題2：なかなか守られない申請期限と業務の滞留

月ごとに経費精算の申請期限を設けていても、「社員が忙しくて申請が遅れる」「承認者が多忙で承認が滞る」「記入ミスや添付漏れで差し戻しが発生する」など、様々な理由で期限が守られないケースが多く見られます。これにより、経理部門の業務が後回しになり、月次決算の遅延など、会社全体の業務に悪影響を及ぼす可能性があります。

解決策：オンラインでの「申請・承認フロー」構築

経費精算システムを導入すれば、Web上でいつでもどこでも申請・承認が可能になります。スマートフォンからの申請もできるため、従業員はスキマ時間に申請を済ませられます。また、承認者も外出先から承認できるため、承認作業が滞る心配がありません。システムが申請の不備を自動でチェックする機能も備わっているため、差し戻し回数を減らし、スムーズなフローを実現します。

関連記事：経費精算で「めんどくさい」と感じる場面は？経理の課題の解決方法

課題3：請求書・領収書の紛失リスクと管理の手間

紙ベースの経費精算では、従業員が領収書やレシートなどの証憑を紛失してしまうリスクが常に伴います。紛失すれば経費精算ができず、従業員の不利益につながります。また、経理部門では受領した証憑の原本をファイリングして管理する必要があり、その作業に多くの手間がかかるだけでなく、保管スペースの確保も大きな課題となります。

解決策：電子帳簿保存法対応システムで請求書・領収書をペーパーレス化

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入すれば、領収書や請求書を電子データとして保存できるため、原本の保管が不要になります。これにより、紛失リスクが大幅に低減されるだけでなく、ファイリング作業や保管スペースの確保が不要になり、完全なペーパーレス化を実現できます。

関連記事：経費精算における領収書電子化の重要性｜データ化の注意点とは？

経費精算システムを利用するメリット・デメリット

経費精算システムとは、経費精算にかかわるすべての業務を効率化できるシステムです。導入することで具体的にどのようなメリット・デメリットがあるのか確認してみましょう。

経費精算システムを利用するメリット

（1）経費精算を効率化できる

申請者

経費精算システムを導入するメリットは、経費精算を効率化できる点です。たとえば、これまで手作業で行っていた交通費精算でシステムを活用すれば、交通系ICカードの取込機能により、履歴を利用できるようになります。さらに、システムとクレジットカードを連携すれば、利用明細から申請書を作成することも可能です。すべての申請がWebで完結するので、いつでもどこでも経費精算の手続きを進められます。

承認者

経費精算システムにはオンラインでアクセスできるため、WEBからいつでもどこでも承認作業ができるようになります。承認者が外出や出張などで長期間にわたり席を外す場合でも、承認の段階で手続きが滞る心配がありません。社内の経費精算フローがスムーズになるのがメリットです。また、外出中の承認者がスキマ時間を活用して、効率的に承認作業を進めることもできます。

経理担当者

経費精算システムを利用すると、申請データを作る時点で自動仕訳が可能となったり、会計ソフト側へ経費申請のデータを取り込んだりできるため、入力の二度手間がなくなります。ミスが減ることで経理部門における確認作業や入力作業の負担が軽減されるのは、大きなメリットといえるでしょう。現状の経理業務の無駄をなくして、担当者の業務負担を抑える効果が期待できます。

関連記事：経費精算を効率化する方法とは？求められている背景やシステム導入で解決できる課題

（2）ミスや不正を低減できる

経費精算システムにはミスや不正を予防する機能が多く搭載されています。たとえば、乗換案内機能を利用すれば、駅名を選択するだけで交通費の自動計算が可能です。事前に定期券を登録していれば控除が自動化されるため、二重申請の心配はありません。

また、システムには社内規定に反する申請にエラーを出したり、申請を差し止めたりする機能もあるので、不正の防止も期待できます。経費精算におけるミスや不正を減らせるのがメリットです。

関連記事：経費精算のワークフローシステムのメリットは？複雑な業務を簡単に

（3）ペーパーレス化につながる

経費精算システムは書類の電子化にも寄与します。システム上で申請から経理処理まで完結できるため、手続きでは紙の申請書が不要です。社内のペーパーレス化を推し進めるためにも役立ちます。

さらに、電子帳簿保存法対応システムを導入すれば、領収書や請求書の原本を破棄しても問題ありません。これにより、ファイリング作業や保管スペースの確保などが不要となります。

関連記事：紙やExcelでの経費精算のデメリットとは？経費精算システムが楽楽解決！

経費精算システムを利用するデメリット

（1）費用がかかる

経費精算システムの導入時には、初期費用や月額費用などの金銭的なコストが発生します。ただし、クラウド型の経費精算システムを選択すれば、機器の設置が不要なため初期費用を抑えやすく、プランによっては月額費用も低めに抑えられるでしょう。費用負担をできるだけ抑えたい場合は、クラウド型のシステムを導入するようおすすめします。

また、現状の経費精算業務で紙の印刷代、ミスによる重複支払い、残業による人件費などが発生している場合は、システムの導入後に改善される可能性があります。無駄な費用が削減されることも踏まえて、システムの活用を検討すると良いでしょう。

（2）システムによっては自社のオペレーションを変える必要がある

新たに経費精算システムを導入するにあたり、申請や承認のフローをシステム側に合わせるために、現状の経費精算のフローを変える必要があるかもしれません。導入直後は、新たなフローに慣れるまで担当者の負担が増加することを押さえておきましょう。

その際、カスタマイズ性の高い経費精算システムを選べば、導入時の負担を減らせるのが魅力です。

経費精算業務を効率化した事例3選

実際に、経費精算システム「楽楽精算」を活用して業務効率化を実現した事例を3つご紹介します。

中川製袋化工株式会社様の事例

1929年に紙袋メーカーとして創業した、包装用品の老舗専門メーカーである中川製袋化工株式会社様。同社には紙至上主義の文化が根づいており、データやテキストで情報共有する文化がありませんでした。

取締役総務部長の立山氏が主体となり、既存の業務プロセスを抜本的に見直し、ペーパーレス化による業務効率化を目指す取り組みを推進。経費精算システムとして「楽楽精算」を導入しました。

「楽楽精算」の導入を契機に、4ヵ月で3拠点が現金精算を廃止。社内で成功事例を伝播させ、業務効率化の波を拡大していくことを目指しています。

>> 「楽楽精算」を導入したことで経費精算と社内稟議の一元管理を実現した事例：中川製袋化工株式会社

生活協同組合コープこうべ様の事例

生活協同組合コープこうべ様は、既に別の経費精算システムを導入していたものの、これまでのシステムでは電子帳簿保存法への対応ができないという課題を抱えていました。

そこで、グループ子会社での導入実績のあった「楽楽精算」への乗り換えを検討。電帳法に対応しているだけでなく、導入時のサポートが手厚い点や、料金が定額かつ比較的低価格という点も決め手になりました。

「楽楽精算」の導入後は、電子帳簿保存法への対応と同時に経費申請のペーパーレス化も実現。領収書ありの申請については申請から承認までの時間短縮につながっています。さらに、社内メール便の投函・開封作業の廃止により、作業時間も短縮できています。

>> 電子帳簿保存法への対応とペーパーレス化を実現した事例：生活協同組合コープこうべ様

サンスターグループ様の事例

サンスターグループ様では、経費精算の業務自体はシステム化されていましたが、領収書などは紙で添付する形で運用されていました。さらに、経費精算に関わるルールが細かく定められており、ルールをチェックする経理側の負担が大きく、作業が属人化しているという課題がありました。

従来のシステムでは支払依頼の画面で少し複雑な仕訳（資産勘定等）を入力する必要があり、ミスや訂正が発生していました。「楽楽精算」では、仕訳出力を設定することでユーザー側が費用項目を選択すれば借方・貸方共に正しい仕訳が会計システムに連携されるため、申請時のミスの低減につながっています。経理担当者側でも訂正連絡の回数が減り、作業工数を削減。システムの導入後に改善できた工数は、1年間で約1,500時間以上にのぼります。

>> 年間1,500時間以上の工数削減！ムダ改善を目指した業務改革：サンスターグループ様

経費精算システムなら楽楽精算

ここまで、経費精算の基礎知識から具体的な業務の流れ、そして多くの企業が抱える課題とその解決策としてのシステム導入について解説しました。経費精算は単なる事務作業ではなく、企業の健全な経営を支え、法人税の計算にも影響する重要な業務です。

もし、貴社が「経費精算の手間を減らしたい」「ミスや不正を防止したい」「ペーパーレス化を進めたい」といった課題を抱えているなら、累計導入社数No.1の経費精算システム「楽楽精算」がその解決をサポートします。

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「楽楽精算」は、10年以上にわたり多種多様な業種・業態・規模の企業に選ばれ続けている実績が強みです。多くの企業が抱える経理業務の「困った」を解決するための多彩な機能とノウハウが凝縮されています。

選ばれる理由2：貴社に寄り添う「専任サポート体制」

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選ばれる理由3：貴社の業務フローに合わせた「柔軟なカスタマイズ性」

「既存の経費精算ルールを変えたくない」「使い慣れたExcelや紙のフォーマットを再現したい」といったご要望にも、楽楽精算は柔軟に対応可能です。既存の申請項目や書類のレイアウト、承認フローなどを自由にカスタマイズできるため、貴社に最適な形でシステムを運用できます。

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