請求書処理の基本的な流れは？無駄を省いて効率アップを図る方法を解説

請求書処理の基本的な流れ

初めに、社内で受領した請求書を処理する流れを解説します。処理業務を基本からおさらいして、処理フローの全体像を把握しておきましょう。

Step1.請求書の受領と内容確認

まずは、請求管理の担当者が郵送や電子メールなどで請求書を受領します。受領した請求書は、請求内容に間違いがないか内容確認を行います。その際、納品書や注文書の情報と照合することで、請求内容を詳細にチェックする方法が一般的です。具体的に確認すべき主な項目は以下の通りです。

【確認するべき内容】

Step2.支払依頼書の作成と申請

続いて、請求管理の担当者が「支払依頼書」の書類を作成し、申請手続きを行います。支払依頼書とは、支払に関して社内承認を求める書類のことです。支払処理の前に、上長や経理担当者から承認を受ける必要があります。

Step3.取引内容の記帳

経理担当者が請求書に記載された内容を帳簿（会計帳簿）に記載します。帳簿は会社の取引においてお金の流れを記録する重要な書類です。記帳は会社法によって義務づけられています。また、帳簿に記載された情報は決算書に反映されて経営判断に用いられるなど、重要な役割があります。

Step4.支払の承認と実行

財務担当者が帳簿の記載内容に基づいて支払の承認を行い、振込を実行します。取引先の支払期日までに正確に代金を支払うことが大切です。なお、一般的には不正を防止する意味合いから記帳と支払管理は別の担当者が担うケースが多いといえます。

Step5.請求書の消込処理と保管

支払が完了した後、経理担当者が支払消込作業を行います。支払消込作業とは、会計システム上で買掛金や未払金の残高を照合し、支払い済みの分を処理する作業です。これにより二重支払や支払漏れなどのヒューマンエラーを防止します。

ここまでの支払処理が完了した後も、受領した請求書は原則としていつでも参照できるように保管する必要があります。法律で定められた期間内は、自社内で適切に保存しましょう。法人の場合は7年間、個人事業主の場合は5年間の保存が必須です。

請求書処理でよくある課題

続いて、請求書処理でよくある課題をご紹介します。請求書処理はフローが複雑で、経理部門での作業が煩雑になりがちです。課題解決のためにもシステムによるペーパーレス化を視野に入れると良いでしょう。

請求書の取りまとめに手間がかかる

請求書の形式や受領方法が統一されていないケースです。決まったフォーマットがなく、紙・メール・システムなど多様な方法で受け取りしていることから、取りまとめに手間がかかってしまいます。さらに、近年はインボイス制度の開始にともない、インボイス（適格請求書）とそれ以外の請求書をそれぞれ取りまとめる手間も生じるようになりました。

承認プロセスに時間がかかる

請求書や支払依頼書を紙で管理しているため、承認プロセスに多くの時間がかかってしまうケースです。紙で手続きをする場合、承認時に記名・押印の手間がかかります。それだけでなく、担当者の不在時に承認の処理が進まず、進捗が遅れるといった問題が起こります。

人為的ミスが発生しやすい

請求書処理における転記や確認作業でのヒューマンエラーが課題となっているケースです。従来の請求書処理では転記や書類の突き合わせによる確認が多くあるため、入力作業での記入漏れや計算ミスによる金額間違いが発生しやすくなります。人為的ミスによる払い漏れ・二重支払・入金額間違いなどに注意が必要です。

請求書の保管に工数がかかる

紙の請求書の保管に多くのコストがかかってしまうケースです。請求書には保存期間が定められており、支払業務を終えた後も長年にわたり保管する必要があります。そのため、紙で保管する場合は書類をファイリングして整理するコストや、ファイルを置く物理的な保管スペースを確保するコストが発生します。また、紙の書類を紛失するリスクがあるのも注意点です。

請求書処理の効率化を図るには？

ここまでご紹介した請求書処理の課題を解決へ導くには、手作業での処理を効率化するシステムを導入するのがおすすめです。

近年は、経理部門に専用システムを導入して、バックオフィス業務をデジタル化する企業が増えています。その背景として挙げられるのは、電子帳簿保存法やインボイス制度の施行です。また、昨今は郵送料金の値上げが続き、印刷や郵送にかかわる経費の削減が求められています。このタイミングでデジタル化を推進することで、法対応と業務効率化へ同時に取り組む企業が多くなっています。

また、専用システムには請求書処理を効率化する便利な機能が搭載されています。

具体的な機能の例は以下です。

▼機能の例

• 紙の請求書をデータ化する機能
• 転記作業を自動化する機能
• 会計システムと連携できる機能

紙の請求書の内容をまとめてデータ化する機能を活用すれば、業務負担の軽減が期待できるでしょう。取りまとめや転記作業を自動化することで、手入力の手間や転記ミスを減らせます。さらには、会計システムとの連携によってシステム上で支払依頼申請を実現する機能にも注目です。支払依頼書を作成する手間を省き、承認フローのスピードアップに貢献します。

請求書処理の効率化へ向けて、専用システムの導入を検討してはいかがでしょうか。

請求書処理の課題は「楽楽精算」の機能で解決！

ここまで、請求書処理の基礎知識から課題までお伝えしました。ご紹介した請求書処理の課題解決を目的にシステムを導入するなら、クラウド型経費精算システムの「楽楽精算」がおすすめです。

「楽楽精算」には、請求書の形式や受領方法を問わず、あらゆる請求書の処理をラクにする機能が充実しています。紙媒体と電子データのどちらの形式にも対応可能で、郵送・FAX・メールなどさまざまな手段で届く請求書を効率的に処理できます。

例えば郵送やFAXで届いた紙の請求書は、複数枚をまとめて一括スキャンを実施して、簡単にクラウド上へアップロードが可能です。メールで届いた電子データの請求書は、指定のアドレスに送付するだけで、自動的にクラウド上へアップロードできます。さらには、請求書に記載された情報を高精度の読取機能でデータ化することで、毎月の仕分や支払依頼を自動化。大幅な業務効率化を実現し、入力の手間や転記ミスを減らします。

「楽楽精算」は、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しているため、導入によって法対応の環境を整備できるのも大きな魅力です。システムは最新の法改正に合わせて自動でアップデートされるので、導入後も安心できます。「楽楽精算」の機能やメリットについて詳しく知りたい方は、どうぞお気軽に資料請求、お問い合わせください。

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