請求書受領後の流れは完璧？受領～保管の処理でよくある課題と解決策をご紹介

請求書は受領後どう処理する？

請求書の受領後の対応は、経理業務の効率だけでなく取引先との信頼関係にも関わる重要なものです。ここでは、請求書を受領した後の処理の流れを簡単に解説します。

受領

請求書を受け取った後は、まず取引先にメールを送付し、受領した旨を伝えると丁寧です。「支払日までに振込をさせていただきます」といった文言を添えておくと、先方に安心感を与えられます。そして、受領した請求書を基に管理簿への記帳、検印、捺印などを行い、必要な精算の申請を行いましょう。

関係部署間でチェック

次は、各部署で請求内容のチェックを行いましょう。請求書を見積書や納品書と照合し、請求金額や数量、宛名などに間違いがないかを確認します。不明点や不備がある場合は、できるだけ早く取引先に問い合わせることが重要です。これにより、支払処理のタイミングでのトラブルやミスの発生を防止できます。請求書の内容に問題がなければ、担当者は支払依頼書を作成し、経理部へ提出しましょう。

帳簿への記入

次のステップでは、経理担当者が会計システムなどを使用し、経理・会計処理を行います。具体的には、請求書に記載されている内容を帳簿へ転記する作業です。手入力によるミスを防止し、業務を効率化するには、帳票の自動読取や自動入力機能を搭載したシステムを導入するのがおすすめです。

支払い実行

続いては、上長や担当者から支払いの承認を受け、経理担当者が期日までに支払いを実行します。支払いの遅延や二重支払いを防ぐために、請求書は支払い済、未払いがわかるように整理することが大切です。

保存管理

最後に、支払いが完了したら請求書の原本をいつでも引き出せるように管理しましょう。法人税法や所得税法などによって、請求書の保管期間は法人の場合7年間、個人事業主の場合は5年間と定められています。誤って処分したり、紛失したりすると、税務調査などのタイミングで指摘される可能性があるため注意しましょう。

また、請求書の保存形式は紙と電子データのどちらでも有効です。ただし、電子取引で受領した請求書は電子データのまま保管する必要があり、印刷して紙で保存することはできません。反対に、紙の請求書をスキャンしてパソコンやクラウドシステムに取り込み、電子データで保管することは可能です。請求書をはじめとした書類をデジタル化する場合は、真実性と可視性を確保するなど、電子帳簿保存法に則って対応する必要があります。

請求書の受領から保管のフローでよくある課題

請求書の受領から保管までの業務フローでは、どのような課題が発生しているのでしょうか。ここでは、主な課題を4つご紹介します。

請求内容の確認や入力作業に手間がかかる

請求書の内容確認やデータ入力は、経理業務のなかでも特に手間と時間を要する作業です。請求内容や金額を正確に転記する必要があり、ヒューマンエラーのリスクもともないます。

受領形式に合わせた取りまとめ・保管が面倒

請求書は、必ずしも同じ形式で受領できるとは限りません。取引先ごとにメールやFAX、郵送など、さまざまな形式で送付される場合があり、取りまとめや保管の負担が生じやすいのが特徴です。紙の請求書をファイリングしたり、スキャンしてPDF化するなどの対応が発生するおそれもあります。

承認のプロセスで時間がかかる

請求書の承認プロセスでは、押印などが必要になるケースも多く、時間がかかりやすいです。オンラインでの承認プロセスや電子署名の導入が進んでいない場合は、押印のために出社する必要があり、テレワークなどの働き方を実現するうえでの障壁となっています。

請求処理の抜け漏れが発生しやすい

経理・会計部門は一度に多くの請求書を扱うケースが多く、請求処理の抜け漏れが発生する場合があります。未払いや二重支払い、過払いなどのミスが生じると、取引先からの信用を失ったり、不正を疑われて税務調査を受けたりするリスクが高まります。

請求書の受領から保管までをスムーズにするにはシステム導入がおすすめ

請求書の受領から保管までのワークフローを最適化し、上記のような課題を解決するには、請求書受領システムを活用するのがおすすめです。請求書受領システムを活用することで、取引先から届く請求書の受領や仕分け～請求データの作成、支払いなどの業務を効率化できます。ここでは、請求書受領システムを利用する際のメリットとデメリットを解説します。

請求書受領システムを導入するメリット

業務効率の向上が見込める

請求書受領システムには、請求情報の自動読取や請求書の自動データ化、支払処理などの機能が搭載されています。これにより、請求書受領後の処理を自動化でき、経理担当者の負担軽減や業務効率の大幅な向上が見込めます。押印などの承認作業もオンラインで行えるようになるため、テレワークやリモートワークなどの新しい働き方にも対応しやすくなるでしょう。

ヒューマンエラーの削減につながる

請求書受領システムを導入して作業を自動化することで、手作業での転記作業などが不要となるため、ヒューマンエラーの削減が期待できます。支払い漏れや二重支払いなどのミスを減らすことができれば、取引先からの信頼の獲得にもつながります。

法改正に迅速に対応できる

請求書受領システムを導入すると、会計や経費処理に関する法改正に迅速に対応しやすくなる点もメリットです。例えば、請求書受領システムとしての機能ももっている経費精算システム「楽楽精算」では、インボイス制度の創設や電子帳簿保存法の改正を受けてアップデートが行われ、適格請求書の管理や紙書類の電子化がラクに行える機能が搭載されました。このように、請求書受領システムを活用すれば、自社への負担を最小限にして法改正に対応できるようになります。

請求書受領システムを導入するデメリット

導入や維持に費用がかかる

請求書受領システムの利用にはコストがかかります。導入時の初期費用に加えて、毎月の月額料金が発生するのが一般的です。利用料金は、基本的に取り扱う書類の量や利用するユーザーの数に応じて変動します。コストがかかっているだけで請求書管理を効率化できていない、といった事態を防ぐためにも、コストと機能のバランスが取れたシステムを選ぶことが大切です。

社内システムとの連携性を確認する必要がある

多くの請求書受領システムは外部システムとの連携機能を有していますが、システムによって連携できるシステムは変わってきます。業務効率の向上やヒューマンエラーの削減などの効果を最大化するには、自社で利用しているシステムと連携可能なシステムを選ぶ必要があります。

請求書の受領から保管を効率化するなら「楽楽精算」がおすすめ

請求書管理を効率化するには「楽楽精算」の導入がおすすめです。「楽楽精算」は、クラウド型の経費精算システムでありながら、受領した請求書の処理をラクにする機能が豊富に搭載されています。

例えば、請求書の電子化機能。「楽楽精算」では、紙の請求書は複数枚を一括スキャンしてアップロード、メールで届いた請求書は指定アドレスへ送付するだけで簡単に電子化できます。紙やPDFなどのさまざまな形式で請求書が届く場合でもシステム上で一元管理できるようになり便利です。

また、電子化した請求書の日付や金額、取引先などの情報を読み取り、伝票を自動作成することも可能なため、手入力によるミスの削減にもつながります。作成した伝票は会計システムへ連携することも可能です。会計システムとの連携ができれば、システム間での仕訳データ、マスタデータの自動連携が可能になるため、経理・会計業務の総合的な業務改善が叶うでしょう。

加えて、インボイス制度や電子帳簿保存法などにも対応しているシステムであることも大きな魅力です。

さらに、紙請求書の受領から開封、スキャン＆データ化を代行する「受取代行」や請求書読取機能で読み取った情報を、オペレータが確認＆補正する「オペレータ補正」といった、工数やミスを削減するサービス・機能も充実しています。

また、「楽楽精算」のより詳しい機能や導入メリットを確認したい場合は、無料で受け取れる資料をご用意しています。下記のページよりお気軽にお問い合わせください。

>> 「楽楽精算」の資料請求はこちら｜簡単1分メールでお届け

受領した請求書の処理を効率化して経理業務の負担を軽減しよう！

ここまで、請求書受領後の処理の流れや主な課題、請求書管理を効率化するための方法をお伝えしました。請求書の受領から保管までには多くの工程があり、取引先ごとに形式やフォーマットが異なることも多いため、業務の効率化には専用システムの導入がおすすめです。データ入力や電子化などの煩雑になりやすい作業を自動化でき、インボイス制度や電子帳簿保存法などの最新法令に準拠した請求書管理が可能になります。自社に合ったシステムをお探しの場合は、ぜひ「楽楽精算」をご検討ください。