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経費精算システムのメリットとは?経理担当以外の精算業務も楽に?!

経費精算システム

2020/4/30

「経費精算システム」とは今まで紙やエクセルで行っていた精算業務をウェブ上で行えるようになるシステムです。どのような機能があり、紙やエクセルで精算業務を行うことに対してどのようなメリットがあるのかこの記事でご紹介します。

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経費精算システムの基本的機能

経費精算システムにはさまざまな機能があります。まずは経費精算機能です。領収書の読み取り機能や自動仕訳機能などが便利です。そして、交通費(旅費・出張費)精算機能もあります。申請件数が多く、今までかなりの工数がかかっていた作業を自動化できるので、精算業務に費やす時間を大幅に削減できます。

その他にもクレジットカード連携機能や規定違反チェック機能、電子帳簿保存法対応機能などもあり、経費精算システムの導入により精算業務が非常に楽になると評判です。

経費精算システムの基本的なメリット

では、これらの機能を使うと実際にどのようなメリットがあるのか確認します。

申請者の精算作業の手間を軽減

今まで月末月初に集中して対応する必要があった経費精算の中で、全従業員にかかわり申請件数や手間が大きくなりがちなのが交通費精算です。経費精算システムを利用すればこの交通費精算を効率化することができ、申請にかかる時間や手間を大きく削減することができます。

またクラウド型の経費精算システムを利用することで、インターネットにつながればいつでもどこでも経費精算申請を行うことができるようになります。営業訪問のすきま時間や、出張先でも精算業務を行うことができるので、業務効率化につながります。

経理担当者の負担削減

もちろん経理担当者の負担も軽減されます。これまで紙やエクセルで手間のかかる申請が月末月初に集中していたことで、会社に戻る時間がなくて申請の締切に提出が間に合わない、承認者不在で経理まで申請書が届かないという問題が発生していました。

しかし、システム対応によって経費精算がいつでもどこでも行えるようになれば、申請もこれまでより早くなり、承認者の所在地に関わらず承認してもらえるので、上記のような問題を防ぐことができます。経費精算システムを活用すれば毎月の経費精算業務を迅速に締めることができ、月次決算までスムーズに進行できるのも経理にとっては大きなメリットです。

入力ミスの防止

交通系ICカードの読み取り機能を利用すれば、ICカードから取り込んだ正確なデータを交通費精算に利用することができます。また、領収書の読み取り機能(OCR機能)を申請者が利用することにより、ミスのない正確なデータを経費精算に反映させることができます。

これらの正確なデータを申請に利用できることで、申請者は入力ミスによる再申請の手間がなくなりますし、経理担当者は確認の手間が省けます。

承認者の対応がスムーズになる

申請された金額が、手入力によるものでない正確なデータであるということが視覚的にわかる状態で上がってくれば、承認者の確認作業も楽になります。例えば「楽楽精算」ならICカード読み取りのデータを利用したものにはICのマークがつきますし、乗換案内ソフトを利用したものには「早、楽、安」といった最適な経路であることまで示すマークが表示されます。

交通費精算は全従業員が行わなければならないもので、従来はこれをひとつひとつ紙やエクセルで申請して、承認して、経理部門で確認するという業務が行われてきました。申請者は書類の作成が、承認者はその確認作業が、経理部門はそれらすべての経理処理が膨大な業務となり大変でしたが、経費精算システムを導入することでこの業務を大幅に圧縮することができます。

全従業員の大きな負担となってきた「交通費精算」は経費精算システムのなかでも特にメリットの大きい機能なので、より詳しくご紹介しましょう。

申請者、経理担当者も大きな負担!
交通費精算におけるメリット

全従業員の膨大な申請を経理部門のみで処理しなければならないので、交通費精算は経理担当者にとって特に大きな負担です。その負担を経費精算システムがどのように軽減するか、ここでは経理担当者だけでなく、申請者にとってのメリットもあわせ、交通費精算機能の詳細をご説明します。

申請者

交通系ICカード情報の取り込み可能

交通費精算における申請者の大きな負担は精算書の作成です。ひとつひとつ交通費を調べてそれを転記するのは非常に大きな負担でした。先にご紹介したとおり交通系ICカード読み取り機能を活用して一括で利用履歴を読み取れば、この負担を大きく削減できます。

また、業務に利用している交通系ICカードとプライベートで利用しているカードが同一でも、業務に利用したものだけを選択して申請できるので、カードを複数もつ必要もありません。

経路を入力するだけで自動的に交通費が算出

また交通系ICカードがなくても、乗換案内ソフトと連携しているシステムであれば、これを利用することもできます。乗降駅を指定するだけで経路の選択肢が提示され、その中から実際に利用したものを選ぶだけなので、非常に簡単に交通費精算を行えます。

定期券区間の自動控除

交通費精算をしているときに計算をややこしくするのが定期区間です。通常利用の間に定期区間が挟まって移動した場合には、会社に請求する交通費の金額計算が非常にややこしくなります。しかし、それが面倒だからと通常の金額を請求してしまっては交通費の二重請求となってしまいます。

これを回避するのが定期区間の自動控除機能です。予め各社員の定期区間を登録しておけば、定期区間の金額は自動で控除してくれるので、ひとつひとつの移動に対して定期区間を控除した交通費を計算する必要がなくなります。

タクシーなどの領収書は撮影で自動入力

OCR機能を利用すればタクシーなどの領収書に記載してあるデータを自動で読み取ることができます。スマホで撮影した写真やPCからアップロードしたスキャンデータを申請にそのまま利用できるので、どの領収書がどの申請書に紐づいているのかわからなくなることもありません。クラウド型の経費精算システムなら領収書をもらってすぐに申請を作成しておくことで、領収書の紛失リスクも回避することができます。

経理担当者

ここまでは申請者の立場から経費精算システムのメリットを確認しました。次は経理担当者の立場から経費精算システムのメリットを確認します。

交通費精算の確認が楽になる

先ほども述べましたがクラウド型経費精算システム「楽楽精算」ならICカード読み取りのデータを利用した申請にはICカード利用の申請である旨を示すアイコンが申請ごとにつきます。また、乗換案内ソフトを利用したものには「早、楽、安」のマークがそれぞれ申請につきます。

これらのマークを確認するだけで、データに誤りがないことがわかるので、確認作業が非常に簡単になります。

不正申請の防止につながる

ICカード利用のアイコンや「早、楽、安」のアイコンは交通費精算の確認を楽にするだけではなく、不正を防止することにもつながります。これらのアイコンがついていれば、そのデータが読み取り機能や、乗換案内ソフトから連携してきたデータということがわかるので改ざんが行われてないことの証拠にもなります。

紙やエクセルでの申請だと、その金額が本当に正しいものなのかどうか、経理担当者の方でもひとつひとつ調べなければなりませんし、定期区間と二重申請になっていないかどうか個人ごとに調べる必要もあります。経費精算システムの交通費精算機能を利用すれば、それらの作業を削減することができ、業務効率を大幅に上げることができます。

会計ソフトと連携していると自動仕訳できるので作業が軽減

会計ソフトと連携できる経費精算システムであれば、経費精算システムで入力されたデータの一括読み取りが可能です。また、事前に設定をしておけば、申請者が申請書を作成した時点で仕訳も行うことができ、それもそのまま会計データとして利用することができます。

従来のようにひとつひとつ手作業で会計ソフトに精算データを打ち込む必要がなくなったので、経理部門にとって非常に大きなメリットをもたらす機能として会計ソフト連携機能は重宝されています。
さらに「楽楽精算」では全業銀対応の振込データまで自動で作成できるため、振込作業における面倒な手入力の手間まで省けます。

入力ミスが少なく差し戻しが減る

会社全体からいろいろな申請が経理部門に届きますが、その数が増えれば増えるほど、ミスも多くなります。それらの確認をして、どの書類にどのようなミスがあって、それをどう修正してほしいのかということを伝えるだけでも膨大な時間をかけなければなりませんでした。

しかし、交通系ICカードや乗換案内ソフトとの連携機能、領収書の読み取り機能があれば、これらのミスは激減するでしょう。ミスが無くなるだけではなく、ミスを見つける手間、その修正依頼をする手間も同時に削減できるので、経理部門にとって非常に大きなムダの削減に貢献します。

未申請状況がすぐわかり、催促がスムーズ

経理部門は精算業務を行い、そのあと決算業務を行わなければなりません。しかし、経費精算申請が遅くなり承認もそれにともない遅くなると、月次決算業務の締切に間に合わなくなってしまう場合があります。

これを回避するために申請の催促を行うことは少なくないですが、その手間も経理にとっては大きな負担です。紙やエクセルで経費精算を行っていると誰がどの経費精算を申請していないか、もしくはどの承認者で止まっているのかを明確にするところから始まります。異なる部署、異なるフロア、もっとひどい場合には異なる支店の方に催促を行う時間的な負担もありますし、催促をして煩わしいと思われることも経理担当者にとってはストレスになります。

システムを導入すると申請がどこで止まっているのかひと目でわかりますし、システムからメールを飛ばして申請や承認を促すことができます。これによって経理部門の物理的、精神的負担が大きく低減されます。

どの機能も申請者・承認者・経理部門の手間を削減し、業務効率化を図れるものでした。これによって、ムダな業務を行うためにかかっていた残業代や、申請書などの印刷代など間接コストを削減することにもつながるでしょう。

交通費精算における楽楽精算のメリット

では、経費精算システムのなかでも「楽楽精算」はどのようなメリットを提供しているのかご紹介します。

交通系ICカード取込み

「楽楽精算」にはAIによる入力補助機能に対応した交通系ICカードの取り込み機能が備わっています。交通費のデータを自動で取り込んで、申請データとして利用できることはもちろん、過去の精算履歴を参照して、乗車駅降車駅から判断した訪問先を追記してくれる自動入力補助機能がついています。負担部門やプロジェクトなども自動で追記してくれるので、使えば使うほど交通費精算で発生する手入力の手間を削減してくれます。

スマートフォン・タブレット用アプリ対応

せっかく経費精算ソフトを導入しても会社の自席でしか入力できないのでは紙やエクセルでの入力と変わりません。

「楽楽精算」はクラウド型経費精算システムで、スマートフォン・タブレットにも対応したアプリがあるので、インターネットにつながればいつでもどこでも経費精算が可能です。営業のスキマ時間や、出張先でも経費精算業務が行えるので、会社にいる間は本来集中するべき業務に専念でき、生産性の向上が目指せます。

乗換案内ソフト内蔵

「楽楽精算」は乗換案内ソフトとしてジョルダン社の「乗換案内」を内蔵しています。しかもクラウド型の経費精算システムなので、路線や駅の追加があった場合にもシステムが自動で対応します。オンプレミス型であれば自社でシステムのアップデートを行わなければなりませんが、そのような手間がないことも「楽楽精算」の強みです。

定期区間の自動控除

「楽楽精算」にも定期区間の自動控除機能がついています。事前に社員ごとに定期区間を登録しておけば、定期区間を通った交通費精算についてはシステムが自動で控除してくれます。

経費精算システムを導入することで今まで支払っていた可能性のある二重払いのムダに関しても削減することができます。

AI機能搭載のOCR読み取り機能によるタクシー代、ガソリン代対応

タクシーに乗ったり、地方でレンタカーを借りたりした場合には領収書を受け取る必要があります。その領収書をOCR機能で読み取れば、手作業で申請書に転記する必要がなくなります。

またAI機能を搭載しているので、読み込めば読み込むほどに精度が向上し、「楽楽精算」を使えば使うほど申請データの作成が簡単になります。

まとめ

経費精算システムを利用すると申請者、承認者、経理担当者のすべての業務が効率化し、ムダが削減されることがわかりました。特に全従業員が行う交通費精算についてのムダを大きく削減することができます。交通費精算の業務効率化にご興味があればぜひ「楽楽精算」のご利用についてお問い合わせください。

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楽楽精算コラム編集部です。
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